探究文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

彭旗麗

摘 要：隨著信息科技的不斷發(fā)展，自動(dòng)化辦公服務(wù)已經(jīng)成為人們辦公生活的主潮流，近年來(lái)國(guó)家檔案管理受其影響，陸續(xù)開(kāi)始進(jìn)行辦公改革和創(chuàng)新。文書(shū)檔案管理作為檔案管理的重要工作內(nèi)容，如何運(yùn)用信息科技進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新成為當(dāng)下管理工作的重點(diǎn)變革方向，而自動(dòng)化技術(shù)信息的介入，必然會(huì)推動(dòng)文化檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。在此，僅以本文從辦公自動(dòng)化進(jìn)行切入，和大家淺談下如何運(yùn)用信息科技進(jìn)行文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;辦公自動(dòng)化;創(chuàng)新策略分析

辦公自動(dòng)化是當(dāng)下文書(shū)檔案管理的發(fā)展必然趨勢(shì)，運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)文書(shū)檔案管理的升級(jí)和變革對(duì)于管理人員工作效率提升、管理失誤率下降等有著重要的作用，但結(jié)合現(xiàn)階段的管理工作來(lái)看，仍存在一定的不足之處，對(duì)此我們必須認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的關(guān)鍵所在，積極轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案的管理觀念，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新。

1 自動(dòng)化辦公對(duì)于文書(shū)檔案管理的重要性

1.1 提高管理人員的工作效率

文書(shū)檔案在過(guò)去的管理工作中因檔案數(shù)量過(guò)大、檔案內(nèi)容過(guò)多等問(wèn)題給管理人員工作帶來(lái)了巨大的考驗(yàn)，而信息技術(shù)的運(yùn)用可以有效解決管理人員工作效率不高的問(wèn)題。首先，辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的有序分類(lèi)和登記建冊(cè)，從而簡(jiǎn)化管理人員的工作流程。辦公自動(dòng)化是信息科技技術(shù)運(yùn)用辦公的具體體現(xiàn)，而信息科技下的云端服務(wù)、終端程序設(shè)計(jì)等對(duì)于信息分類(lèi)、信息資源共享等具有一定的便利性，只需要管理人員輕松一鍵就可以實(shí)現(xiàn)查閱、分類(lèi)等。其次，辦公自動(dòng)化依托于網(wǎng)絡(luò)辦公管理，可以有效縮短管理人員查閱信息的時(shí)間、提高管理人員的工作效率。網(wǎng)絡(luò)辦公以網(wǎng)絡(luò)資源信息庫(kù)為主，管理人員在查閱檔案信息和相關(guān)資料時(shí)，通過(guò)引擎搜索輸入關(guān)鍵字即可以實(shí)現(xiàn)查找，既方便，又省時(shí)間。最后，高效的自動(dòng)化辦公管理，既可以縮小管理人員的人工成本，同時(shí)又能提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)屬于“一本萬(wàn)利”。

1.2 提高文書(shū)檔案的安全與存儲(chǔ)

文書(shū)檔案因數(shù)據(jù)過(guò)多、內(nèi)容過(guò)雜而導(dǎo)致的存儲(chǔ)與安全問(wèn)題一直是檔案管理機(jī)構(gòu)的重點(diǎn)解決對(duì)象，而辦公自動(dòng)化性質(zhì)的檔案管理可以有效解決檔案管理難、存儲(chǔ)難、安全保管等問(wèn)題。首先，辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效創(chuàng)建和分類(lèi)登記，既可以降低檔案在創(chuàng)建中的信息錯(cuò)誤率，同時(shí)還能提高檔案創(chuàng)建工作的效率，便于管理人員開(kāi)展工作，例如紙質(zhì)版檔案填寫(xiě)可能需要10分鐘，而電子化的檔案只需要3分鐘即可。其次，文書(shū)檔案在安全管理中，人們對(duì)于其安全性很擔(dān)憂，而辦公自動(dòng)化可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)墻等功能實(shí)現(xiàn)安全信息的私密保護(hù)，一方面提高了文書(shū)檔案的信息資源安全性，另一方面有助于信息安全的長(zhǎng)期存儲(chǔ)和保管。最后，信息自動(dòng)化檔案管理多采取實(shí)名制登記注冊(cè)的使用權(quán)限設(shè)置，使用者需使用實(shí)名信息進(jìn)行平臺(tái)注冊(cè)才能進(jìn)行檔案查閱和使用，這不僅提高了檔案信息的安全性，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行信息維護(hù)等也具有一定的便利性。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)與升級(jí)

近年來(lái)隨著檔案管理的改革不斷發(fā)展，服務(wù)工作逐漸成為檔案管理的重要內(nèi)容，如何通過(guò)創(chuàng)新和改革提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量是對(duì)當(dāng)下檔案管理機(jī)構(gòu)提出的新考核。辦公自動(dòng)化檔案管理首先可以提升管理的效率，從節(jié)約時(shí)間、高效辦公上滿(mǎn)足人們對(duì)檔案管理的所需，一方面有助于新時(shí)代檔案管理服務(wù)工作的開(kāi)展，另一方面是新文明時(shí)代進(jìn)步的見(jiàn)證。傳統(tǒng)的檔案管理模式很難滿(mǎn)足人們對(duì)檔案的使用需求和所需，而自動(dòng)化辦公檔案管理在滿(mǎn)足人們需求的基礎(chǔ)上，更體現(xiàn)里人性化辦公的宗旨，從服務(wù)層面促進(jìn)管理的不斷升級(jí)和改革。其次，辦公自動(dòng)化管理對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作技能提出了更高的要求，這會(huì)倒逼部分管理人員進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和技能提升，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，提高管理服務(wù)意識(shí)和技能，而這也是檔案管理服務(wù)工作的轉(zhuǎn)型和升級(jí)。最后，辦公自動(dòng)化是新時(shí)代檔案管理工作的開(kāi)展所趨，我們務(wù)必順應(yīng)時(shí)代潮流進(jìn)行管理升級(jí)與改革，推動(dòng)人性化服務(wù)、智慧化服務(wù)于一體的新檔案管理時(shí)代的到來(lái)。

2 如何實(shí)現(xiàn)文本檔案管理工作的辦公自動(dòng)化

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)辦公設(shè)備設(shè)施的完善

辦公自動(dòng)化管理下，網(wǎng)絡(luò)作為其中堅(jiān)力量，決定著辦公自動(dòng)化工作的效率，對(duì)此相關(guān)管理機(jī)構(gòu)和政府應(yīng)加強(qiáng)資金投入，不斷完善基礎(chǔ)的辦公設(shè)備及設(shè)施，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的全面基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。首先，政府及檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段的管理工作開(kāi)展所需，結(jié)合文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際情況，加強(qiáng)資金投入，從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公設(shè)備設(shè)施建設(shè)兩方面入手進(jìn)行辦公自動(dòng)化完善，例如對(duì)比基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商，從網(wǎng)速、售后服務(wù)等進(jìn)行篩選，選擇合適的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行合作。同時(shí)根據(jù)辦公所需，加強(qiáng)終端計(jì)算機(jī)功能的設(shè)置和云端數(shù)據(jù)上傳，加強(qiáng)基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化后臺(tái)完善。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備端的數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建，搭建大數(shù)據(jù)資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和檔案文件的資源共享。在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)終端數(shù)據(jù)庫(kù)的完善和創(chuàng)建，基于現(xiàn)階段的庫(kù)存文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、篩查、分類(lèi)、甄選等，同時(shí)做到數(shù)據(jù)信息化同步上傳，不斷完善檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，在數(shù)據(jù)庫(kù)完善的前提下，運(yùn)用云計(jì)算服務(wù)搭建資源共享平臺(tái)，一方面方便管理人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理，另一方面滿(mǎn)足使用者的需求，可以做到數(shù)據(jù)和文件的共享、共通，促進(jìn)全方位數(shù)字信息化的檔案管理模式進(jìn)一步發(fā)展[1]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)

辦公自動(dòng)化對(duì)管理人員的技能和服務(wù)提出了更高的要求，因此在推行辦公自動(dòng)化檔案管理同時(shí)需加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)對(duì)管理人才的隊(duì)伍建設(shè)，做好人員儲(chǔ)備。首先，我們需對(duì)現(xiàn)在職人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織相關(guān)的管理人員參加管理座談會(huì)，或者邀請(qǐng)相關(guān)的辦公自動(dòng)化培訓(xùn)教師進(jìn)行宣講，通過(guò)培訓(xùn)一方面提高在職人員的信息計(jì)算機(jī)使用能力和管理意識(shí)，另一方面可以推動(dòng)辦公自動(dòng)化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。其次，我們?cè)谌瞬抨?duì)伍的建設(shè)和儲(chǔ)備上應(yīng)做好規(guī)劃，針對(duì)辦公自動(dòng)化管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理人員的培訓(xùn)，例如和各大高校進(jìn)行合作，通過(guò)實(shí)訓(xùn)基地等活動(dòng)來(lái)選拔適合儲(chǔ)備的優(yōu)秀人才。同樣定期組織在崗人員和新員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)在使用中出現(xiàn)問(wèn)題如何維修、辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)如何進(jìn)行升級(jí)、終端設(shè)備如何定期根據(jù)使用進(jìn)行信息維護(hù)等，形成有序培訓(xùn)、復(fù)合管理的良性用人機(jī)制[2]。

2.3 完善辦公自動(dòng)化管理體系

伴隨辦公自動(dòng)化檔案管理改革的不斷成熟和發(fā)展，我們需從以下幾點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化管理體系的完善：第一、加強(qiáng)檔案內(nèi)部管理體系完善。如檔案管理人員制度體系、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理體系等，一方面明確網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)限，確保專(zhuān)崗專(zhuān)人、職責(zé)權(quán)限明確，便于管理和檔案存儲(chǔ)安全，另一方面提高檔案管理工作的透明化、高效化;第二、加強(qiáng)檔案管理外部體系的建設(shè)。檔案管理工作的優(yōu)化目的是要不斷滿(mǎn)足使用者所需，基于此我們需加強(qiáng)對(duì)外管理，例如完善檔案使用查閱的管理細(xì)則，要求查閱者需要使用實(shí)名制進(jìn)行注冊(cè)和檔案使用查閱，并按照使用規(guī)定進(jìn)行登記，在信息查閱中不外泄有關(guān)信息等;第三、完善辦公自動(dòng)化終端設(shè)備的維護(hù)和使用條例。辦公自動(dòng)化終端網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備設(shè)施等在使用中需定期進(jìn)行升級(jí)和設(shè)備維護(hù)，同時(shí)在數(shù)字信息化辦公過(guò)程中對(duì)于檔案數(shù)據(jù)和信息的自檢自查等，這都需專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)和管理[3]。

2.4 加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)和安全管理

辦公自動(dòng)化檔案管理雖然簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案管理和信息數(shù)據(jù)處理的相關(guān)流程，提高了管理的效率，但在使用中卻因網(wǎng)絡(luò)的雙刃性，存在一定的安全存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此我們需加強(qiáng)重視，做好檔案管理的信息及數(shù)據(jù)安全維護(hù)。首先，通過(guò)防火墻、安全加密等終端信息功能加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)及信息的安全監(jiān)測(cè)，以防信息及資源外泄。其次，對(duì)管理人員和使用外來(lái)人員進(jìn)行監(jiān)督，要求管理人員按照內(nèi)部管理規(guī)定進(jìn)行管理，履行管理的責(zé)任和義務(wù);對(duì)于外來(lái)查閱和使用檔案人員進(jìn)行登記，需出示相關(guān)的證件，通過(guò)實(shí)名注冊(cè)后才可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行信息查閱等。最后，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)和資源的定期盤(pán)點(diǎn)，對(duì)于電子化檔案信息和庫(kù)存文本檔案信息進(jìn)行定期校驗(yàn)，查缺補(bǔ)漏，減少假信息、偽資源的現(xiàn)象發(fā)生。

3 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案是檔案管理的重點(diǎn)組成部分，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，如何運(yùn)用數(shù)據(jù)化信息進(jìn)行檔案管理的自動(dòng)化辦公室成為檔案管理的重點(diǎn)探究方向，對(duì)此我們應(yīng)積極認(rèn)識(shí)到自動(dòng)化辦公對(duì)檔案管理的重要性，積極順應(yīng)時(shí)代潮流進(jìn)行檔案管理工作的改革和升級(jí)。首先，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè);其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)和儲(chǔ)備;同時(shí)，加強(qiáng)管理體系的完善和建設(shè);最后，通過(guò)安全存儲(chǔ)管理推動(dòng)辦公自動(dòng)化管理。

參考文獻(xiàn)

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[3]周穎娜.文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，311（06）：182.