探討基層單位文件檔案管理現代化路徑

左力

摘 要：隨著信息技術的逐漸成熟，其對我國各行業領域發揮著重要作用，促進著我國現代化的進一步發展。針對基層單位的檔案管理問題，需其合理改進人工管理方式，合理利用信息技術，實現檔案管理現代化。檔案管理現代化不但能節約人工消耗，還能節省人員查閱時間，有利于提升其工作效率。基層單位的檔案管理工作只有不斷的完善更新，與時俱進，才能提升其現代化水平。鑒于此，本文對基層單位文件檔案管理現代化路徑進行分析，以供參考。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;現代化

基層單位需積極改進檔案管理工作中的問題，合理運用現代信息化技術，促進其工作的現代化發展。檔案是對以前工作經驗的記實，可對基層單位起到參考作用，利于其后續的發展。針對檔案管理工作的現狀，本文提出了相對應的處理方案，基層單位需重視起該方案，確保其管理現代化工作的有效開展。

1 基層單位文件檔案管理現狀

1）檔案管理工作業務基礎不強。有些工程勘察設計單位缺乏較強的檔案管理工作意識，也不重視國家有關法律法規在工程勘察設計單位工作實踐中的真正落實，不利于提升檔案管理工作效率和工作水平。有些工程勘察設計單位自身缺乏較強的檔案管理基礎業務能力，出現管理混亂的情況。基礎工作質量關乎到檔案管理工作效率。就現階段的情況來講，我國很多工程勘察設計單位自身都尚未建立和健全檔案管理工作制度，也沒有一套科學規范的檔案管理工作標準[1]。很多工程勘察設計單位盡管建立檔案管理機制，但是由于多方面的原因而不能將其在工作中落實到位。檔案管理工作缺乏專門的人進行負責，這樣容易導致檔案管理工作缺乏標準化和合理化，進而導致檔案信息的價值不能充分發揮出來。

2）檔案管理人員與其他部門溝通少。檔案管理工作需及時搜集、整理、分析相關資料，因基層單位領導對檔案工作的不重視，促使其管理人員與其他部門溝通少，資料不能在有效時間內進行更新和完善，致使一些資料的缺失及不完整。

3）檔案管理人員的專業能力和素質不足。多數的工程勘察設計單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴格、招收檔案專業人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業能力和素質缺乏明確的規定，導致上崗人員的工作能力和素養不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓工作，這些工作人員的業務能力和綜合素質得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務職級晉升困難，也難以吸引高素質的專業人才。

2 檔案管理現代化的有效方法

1）加強檔案管理制度。緊追時代發展腳步，基層單位需結合自身實際情況合理完善檔案管理制度，從而規范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。隨著信息時代的發展，互聯網的廣泛應用為檔案管理信息化奠定了基礎。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進檔案管理工作現代化的有力開展。如：（1）完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規范化。（2）結合檔案文綜內容，規范檔案目錄、分類序號等內容。（3）紙質版檔案向信息數字化轉變，提高檔案查詢效率。（4）完善信息技術系統，保證檔案信息化安全。（5）單位需定期對檔案管理人員進行培訓，加強其人員的專業水平。

2）加強與其他部門的聯系。（1）檔案管理部門整理資料前，需搜集相關的文獻資料，因此需要加強檔案部門與其他部門的溝通聯系，促進檔案現代化管理工作的有序進展。（2）為提高檔案管理現代化進程，該管理部門需加強與電子信息部的聯系，使其為檔案部門提供完整的信息技術服務，促進其信息現代化工作的有效開展。

3）創新檔案管理方法，提高現代化水平。在新時期檔案管理工作創新的重要環節是檔案管理方法的創新，信息化檔案管理已經逐漸成為檔案管理的主要發展，還是實現信息化檔案管理的前提條件。伴隨著電子信息技術的迅速發展，出現越來越多的檔案管理軟件，網絡技術高速發展，計算機知識的廣泛普及，這些在一定程度上都為實現信息化的工程勘察設計單位檔案管理數據資源打下良好的基礎。在該過程中，作為工程勘察設計單位的檔案管理者，必須要在軟件上構建與本單位相符的系統，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對將來的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對紙質檔案進行留存，還要運用軟件系統做好電子版存檔，將其在預定的系統內保存，也可以將其上傳在云端上。同時，必須要引起注意的是，工程勘察設計單位必須要結合自身的檔案性質，選擇適合的軟件系統，在整理以及上傳保密材料時，必須要設置有關的保密環節，不能泄露信息。在檔案管理中運用現代化信息技術，這是工程勘察設計單位檔案管理創新的主流發展趨勢，而且是新時期工程勘察設計單位檔案管理創新工作的重點。

4）建立和健全檔案管理工作體制。建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關鍵，也是重要的環節。對于工程勘察設計單位檔案管理工作中出現的問題，需要科學制定工作標準，明確提出檔案管理工作的各項要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，工程勘察設計單位需要充分認識到自身的發展特征，結合自身的實際發展情況，制定符合工程勘察設計單位發展目標的檔案管理體制，進而清楚明確檔案管理工作內容和工作方向。就檔案管理工作體制來講，需要合理設置專業管理機構和每個工作崗位的職責。其次，必須要充分體現出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進行約束才可以具有平等性，才可以使制度對工作人員的一切管理行為進行規范。制度中不僅明確前線人員的工作職責，而且明確工程勘察設計單位管理者的檔案管理工作內容，將責任真正落實到個人，明顯提高管理水平。

5）加強對檔案工作人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。在新時期下，要重點的去培養和提升檔案工作人員的專業能力和綜合素質，積極開展員工的培訓工作，完善人才的招聘機制，積極引導員工參與培訓工作，提高員工的專業能力和綜合素質，使其掌握新時期下新方法的應用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術和數字技術等內容，有效利用新方法和新設備進行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進行業績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

6）落實責任制，增強責任心。傳統的工程勘察設計單位檔案管理，一直存在得不到重視的問題，相關的檔案管理人員也因此缺乏相應的責任心，實際的工作態度較為消極。這一問題無疑是影響檔案管理規范化的關鍵，需要迅速改變。新時期的工程勘察設計單位，需要從領導開始，進一步增強對檔案管理的重視程度，并且逐步落實相關責任制，使得檔案管理責任能夠具體落實到每一個檔案管理人員的身上。這樣，能夠改變檔案管理人員以往的消極態度。為確保檔案資料具備的安全性和保密性，還需要強化檔案管理人員的崗位責任，引導他們主動積極地進行檔案管理，確保各種檔案的安全利用，不出現丟失或者損壞的狀況。

3 結束語

在新時期，傳統的檔案管理工作方式和工作模式已經不能滿足工程勘察設計單位的需求，也不利于促進工程勘察設計單位穩定發展。因此，為了可以實現工程勘察設計單位的可持續發展，必須要重視每個管理環節，尤其是檔案管理，這樣才可以提高工程勘察設計單位的整體管理水平。

參考文獻

[1]叢國華.新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考[J].才智，2018（34）：198.

[2]史紅波.新形勢下工程勘察設計單位檔案數字化管理工作探析[J].才智，2018（34）：201.

[3]劉敏.芻議新時期工程勘察設計單位檔案管理的信息化建設[J].科技創新導報，2018，15（23）：167-168.