解析文書檔案收集歸檔工作存在的問題和對策

張勇

摘 要：市場經(jīng)濟環(huán)境下，企事業(yè)單位經(jīng)營管理會產(chǎn)生大量的文書檔案，做好這方面的收集歸檔工作，能夠為相關(guān)人員與經(jīng)營決策提供準確的參考。下面文章就對文書檔案收集歸檔存在的問題和改善對策進行研究。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案收集;收集歸檔;檔案管理

文書檔案管理隨著科技發(fā)展，地位日益突出。文書檔案管理是一項政治性、技術(shù)性及機密性的服務(wù)工作，是事業(yè)單位正常運營的前提，是國家可持續(xù)發(fā)展的保障。在新時代背景下，需要對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，以應(yīng)對新時代的挑戰(zhàn)，利用新時代的優(yōu)勢，從不同角度入手，使文書檔案管理向規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化邁進。

1 文書檔案收集與管理的基本特點

首先，較強的政策性。企業(yè)文書檔案作為企業(yè)各個時期行政管理的真實歷史記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個部門在行使職責活動過程中逐漸積累下來的。其內(nèi)容更多的是各種類似公文的文件材料，在企業(yè)日常管理中具有一定的約束力和權(quán)威性，有較強的政策性。例如，重大事項的決定、重要會議的紀要，等等。其次，文體的多樣性。企業(yè)文書檔案能夠通過一段時期企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程的具體內(nèi)容，將企業(yè)特定事項、特定人物以及所發(fā)生的機關(guān)活動真實記錄、反映出來，具有普遍適用性，是一種規(guī)范體式與具有內(nèi)部法定效力的文件材料，在信息文體表現(xiàn)方式上具有多樣性，如決定、指示、命令、請示、報告、批復、通知等等。行文的目的在于通過采取合適的辦法解決企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中遇到的各種實際問題，在時效性和效用性方面具有直接的聯(lián)系。另外，內(nèi)容的豐富性。企業(yè)文書檔案是在企業(yè)管理活動中形成的、由全部文件材料組成的、反映企業(yè)全部歷史的記錄，其內(nèi)容豐富多樣。一方面，是立檔企業(yè)的建立、部門的設(shè)立及概況、部門沿革及生產(chǎn)經(jīng)營職責與變更、企業(yè)大事記，這些都是立檔企業(yè)歷史面貌的真實反映;另一方面，企業(yè)文書檔案管理是從收集、形成，到后期的整理、鑒定、利用、銷毀等全生命周期形成的，具有較強的憑證性、歷史記錄性的文件材料，內(nèi)容豐富、門類眾多[1]。

2 文書檔案管理存在問題

2.1 文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)和環(huán)境不夠完善

目前，諸多地礦勘察設(shè)計研究院的文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)還不是十分的完善，存儲文書檔案的環(huán)境也需要提升。其中，首當其沖的便是該工作的檢索效率過慢的問題。除此之外，有的研究院文書檔案數(shù)量較多，儲存檔案的資料室空間窄，空氣濕度大，很容易使紙質(zhì)文書檔案受到霉變或者蟲蛀等，造成檔案內(nèi)資料的完整性受損，也影響了其資料的美觀。另外，在文書檔案儲存時沒有為檔案配齊文件夾等必備工具，這也讓檔案室中存儲的檔案擺放很難整齊統(tǒng)一，給調(diào)取檔案工作、收集資料等增添了許多困難。

2.2 領(lǐng)導人員對文書檔案管理工作的重視程度不足

在許多單位的文職工作當中，文書檔案管理工作的地位普遍比較低，領(lǐng)導部分對其重視程度也遠遠不足，經(jīng)常將文書檔案管理工作視為次要性工作，對文書檔案管理工作的認識程度遠遠不足。一些領(lǐng)導人員甚至認為文書檔案管理工作就是簡單的資料收集和整理，對文書檔案管理工作的價值依然停留在表面階段。此外，由于文書檔案管理工作無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，因此許多企業(yè)為了追求利益最大化，往往不愿意在文書檔案管理工作中投入大量的資源，這樣一來就導致文書檔案管理工作的水平越來越差，最終對企業(yè)和組織造成嚴重的負面影響。

2.3 收集歸檔力度較小，資料不齊全

文書檔案收集方式較為單一。目前很多企事業(yè)單位在進行文書檔案收集過程中，仍采用傳統(tǒng)的、較為單一的方式，這對于少量的文書檔案收集來說，不會帶來較大影響，但是隨著企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的不斷拓展，文書檔案數(shù)量已經(jīng)有了很大的增加，此時再完全沿用傳統(tǒng)的收集方式，難免會降低文書檔案收集的效率和質(zhì)量，影響檔案管理工作，阻礙企事業(yè)單位相關(guān)工作的開展。文書檔案收集過程中經(jīng)常遇到斷章、缺頁的情況，降低原始數(shù)據(jù)資料的完整性，影響日后查考利用，降低了文書檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

3 文書檔案管理的有效對策

3.1 借助信息化管理手段，完善文書檔案的管理制度

第一，需要普及各地區(qū)研究院的電子化文書檔案管理方式，增加文書管理的電子化設(shè)備，使信息化文書檔案管理制度得到有效的普及。盡可能的避免儲存紙質(zhì)檔案，以免因為文書檔案儲存環(huán)境過差，造成文書檔案的損傷。同時，電子化文書檔案管理可以有效降低紙質(zhì)文書檔案存儲的倉庫費用成本。此外，在管理工作中還需要以發(fā)展的眼光對文書檔案進行電子歸納整理，使檢索文書檔案的途徑清晰化，并借助信息技術(shù)對重要的文書檔案實施保密工作;第二，充分的發(fā)揮信息技術(shù)的多樣性和功能性，完善文書檔案的信息管理平臺。即可以根據(jù)研究院的日常工作需求，編制出適合研究院的數(shù)據(jù)檢索工具，整理出符合研究院整理統(tǒng)計的數(shù)據(jù)庫等。另外，編制的檢索功能還應(yīng)當具備打印和下載等功能，以保證承辦方提取文書檔案時的紙質(zhì)材料需求。需要特別注意的是，在運用信息技術(shù)完善文書檔案管理時，文書檔案管理的工作人員需要對上傳的文書材料進行及時的審核，以避免電子文書檔案整理出現(xiàn)錯誤;第三，為文書檔案管理制定新的工作模式或制度，如電子文書檔案的格式規(guī)范條例，文書檔案撤銷條例等。在應(yīng)用創(chuàng)新管理模式時，一定要在傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)上摒棄落后的工作方式，遵從現(xiàn)有的法律法規(guī)，借助信息技術(shù)完善文書檔案的電子管理制度。

3.2 提升對文書檔案管理工作的重視程度

企業(yè)和組織的領(lǐng)導人員要全面提升文書檔案管理工作的地位，轉(zhuǎn)變思想觀念，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，致力于打造一支優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理工作團隊。企業(yè)和組織要將文書檔案管理工作納入總體規(guī)劃和全年工作重點當中，全面提升文書檔案設(shè)施的投入力度，使文書檔案管理工作向規(guī)范化、信息化的層次上不斷邁進。此外，文書檔案管理人員要積極學習并定期更新技術(shù)知識，不斷確定自身的工作目標，在工作當中全面提升自身的能力，使文書檔案管理工作能夠為領(lǐng)導和員工提供更加便捷高效的服務(wù)[3]。

3.3 進行文書檔案管理規(guī)范化

為了促進文書檔案管理創(chuàng)新，需要對文書檔案管理進行規(guī)范化。首先，對文書檔案進行梳理和檢查。檔案管理工作人員要對歸檔的文書檔案進行細致檢查，了解文書檔案的使用時間和期限，對過期檔案進行清理。在歸檔過程中要對卷宗進行檢查，以避免重復歸檔，以提高檔案檢索的便利性。檢查和梳理是規(guī)范文書檔案的首要步驟。其次，進行文書檔案的重組與整合。文書檔案種類繁多，在歸檔和管理時要進行重組，管理人員要憑借自己的工作能力和檔案管理要求對文書檔案進行整合，使檔案一體化、清晰化，以實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的第二步。再次，做好檔案的提名工作。文書檔案提名主要是對檔案進行編號和分類，以保證檔案管理的有序性。對檔案收集過程中部門的簡稱要進行規(guī)范，不能隨意使用，以免造成混淆，增加檔案檢索的難度。

4 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作是我國企事業(yè)單位日常經(jīng)營和業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容，針對文書檔案管理中存在的問題，提出文書檔案管理工作的改進對策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，通過科學方法和制度建設(shè)，保證企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范性、完整性，為企業(yè)文化建設(shè)、內(nèi)控管理提供依據(jù)。

參考文獻

[1]張寧.文書檔案管理工作中存在的問題及強化措施[J].卷宗，2017（15）.

[2]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志，2015（5）.

[3]沈巧玲.談如何提高企業(yè)文書檔案管理水平[J].黑龍江檔案，2015（2）：89.