人事檔案數(shù)字化管理推廣應(yīng)用中的安全問題研究

張瀟

摘 要：隨著我國信息技術(shù)不斷提高，而快速發(fā)展的信息技術(shù)也為人事檔案的管理提供了便利，人事檔案信息化、數(shù)字化的水平不斷上升，檔案管理質(zhì)量和效率也不斷提高。針對(duì)人事檔案數(shù)字化管理推廣過程中存在的安全問題，還需要進(jìn)行嚴(yán)格的把控，從而制定出相應(yīng)的管理方案與措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化管理;應(yīng)用推廣;安全問題

1 前言

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步使得各行各業(yè)的工作效率大大提高，為此各行業(yè)開始引入數(shù)字化的管理技術(shù)。人事檔案中引入數(shù)字化管理能夠打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題，利用數(shù)字化技術(shù)直觀的呈現(xiàn)單位人事變動(dòng)情況。但是在數(shù)字化技術(shù)的推廣過程中還需要注意其安全問題。

2 影響人事檔案數(shù)字化管理推廣的相關(guān)因素分析

2.1 設(shè)備設(shè)施安全性能不足

當(dāng)前對(duì)于數(shù)字化人事檔案一般是存儲(chǔ)在云空間以及電子云盤內(nèi)，從而便于電子信息的儲(chǔ)存和讀取。但是隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)電子信息的讀取和存儲(chǔ)設(shè)備的使用問題也會(huì)給電子檔案帶來一定影響[1]。以檔案室內(nèi)常見的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備為例，其會(huì)給數(shù)字化檔案管理帶來一定影響。同時(shí)針對(duì)該類儀器設(shè)備使用不夠熟練的管理人員而言，由于在操作過程中未能掌握使用技巧，容易導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)問題，從而給人事檔案數(shù)字化管理造成一定影響。此外，管理部門對(duì)于人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致設(shè)備儀器的更新?lián)Q代速度比較慢，也就導(dǎo)致數(shù)字信息的儲(chǔ)存讀取過程中存在一系列安全問題，例如落后設(shè)備設(shè)施中可能帶來的病毒等，其可能會(huì)給人事檔案信息數(shù)據(jù)帶來不可逆轉(zhuǎn)的破壞。由此可見，不能及時(shí)提升設(shè)備設(shè)施的安全性能，就會(huì)給人事檔案信息化發(fā)展造成障礙。

2.2 管理模式比較陳舊

一方面，數(shù)字化技術(shù)給人事檔案提供了便利，人事檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量得到提升。另一方面還需要注意的是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息進(jìn)行云端上傳以及共享的同時(shí)，也導(dǎo)致一些信息泄露的安全問題出現(xiàn)[2]。尤其是在當(dāng)前，人事檔案信息管理過程中一般是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息上傳到云空間或者單位內(nèi)網(wǎng)內(nèi)供信息使用者進(jìn)行查找或者打印。甚至部分單位的人事檔案信息完全暴露在網(wǎng)絡(luò)空間中，使得人事檔案數(shù)字化管理存在極大的安全隱患。

2.3 管理人員綜合素養(yǎng)不足

隨著科學(xué)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，管理人員也需要隨之不斷提高自身的技術(shù)水平，以滿足人事管理的需要。但就目前的情況而言，人事檔案部門內(nèi)管理人員的專業(yè)能力不夠、綜合素養(yǎng)不足，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在嚴(yán)重問題。加之，人事檔案管理人員在操作上的不足，可能會(huì)使得數(shù)字信息直接暴露在互聯(lián)網(wǎng)空間內(nèi)，不利于數(shù)字化人事信息的保存。為此就需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)管理，使得管理人員在掌握了解技術(shù)的前提下，充分利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高人事檔案管理工作的工作效率。但是由于管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)不足就會(huì)導(dǎo)致不能及時(shí)控制電腦病毒以及黑客的入侵，從而影響人事檔案的管理工作，甚至導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)信息的泄露[3]。

2.4 檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前對(duì)于檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)仍然存在一定的弊端例如認(rèn)為檔案管理工作在信息管理中處于輔助地位，并不需要投入過多的資金和技術(shù)。因此導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化發(fā)展出現(xiàn)障礙，也使得檔案管理數(shù)字化應(yīng)用推廣出現(xiàn)問題。為此，就需要強(qiáng)化對(duì)于管理人員的思想管理，通過組織培訓(xùn)提高其對(duì)于人事檔案信息重要性的認(rèn)識(shí)程度;其次在數(shù)字信息的記錄與管理中也存在一定的誤區(qū)，部分人事檔案工作人員僅僅是為了應(yīng)對(duì)相關(guān)檢查工作，并沒有對(duì)人事檔案信息做好記錄和把控工作。最后由于人事檔案管理人員對(duì)于檔案信息重要性認(rèn)識(shí)程度不夠，導(dǎo)致其在管理過程中不能及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，使得人事檔案信息管理的效果并不明顯。

3 強(qiáng)化人事檔案數(shù)字化管理推廣應(yīng)用的相關(guān)措施

人事檔案數(shù)字化管理推廣應(yīng)用涉及多方面的問題如人員管理、設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用等，為了提高人事檔案信息化推廣應(yīng)用的安全程度，需要綜合考慮各方因素，提高推廣應(yīng)用的安全程度。

3.1 完善設(shè)備設(shè)施建設(shè)

隨著人事檔案重要性逐漸凸顯，其安全性問題也引起了領(lǐng)導(dǎo)的重視，人事檔案信息化管理也被納入財(cái)務(wù)專項(xiàng)項(xiàng)目，從而實(shí)現(xiàn)人事管理資金的常態(tài)化與專項(xiàng)化。同時(shí)人事檔案的數(shù)字化管理過程需要大量相配套的軟硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作是一個(gè)高投入、慢回報(bào)的過程。如果在建設(shè)初期沒有投入相應(yīng)的資金建設(shè)軟硬件設(shè)備設(shè)施就會(huì)使得其在后期的逐漸更新過程中逐漸滯后，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致更嚴(yán)重的安全問題。為此針對(duì)部分財(cái)力資金有限的人事檔案單位需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、分步驟完善人事檔案管理的軟硬件設(shè)施。雖然當(dāng)前對(duì)于人事檔案管理的重要性程度逐漸提高，但是大部分設(shè)施建設(shè)仍然處在基礎(chǔ)階段，信息化設(shè)施的建設(shè)嚴(yán)重落后。為此還需要逐漸增加資金投入，從而推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理推廣應(yīng)用工作逐步開展[4]。

3.2 健全人事檔案信息化管理系統(tǒng)

建立健全人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并且規(guī)范化人事檔案信息安全管理系統(tǒng)是提高人事檔案數(shù)字化管理以及推廣應(yīng)用的關(guān)鍵，其也是確保網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全以及信息安全的關(guān)鍵。同時(shí)人事檔案管理部門內(nèi)還需要建立相關(guān)管理系統(tǒng)，以維持人事檔案數(shù)字化信息的健康運(yùn)行，并且為用戶訪問人事檔案數(shù)據(jù)信息的提供安全控件。在設(shè)備設(shè)施方面還需要制定用戶操作手冊(cè)，確保用戶能夠在安全的局域網(wǎng)范圍內(nèi)操作，避免人事檔案數(shù)據(jù)信息的外漏，確保用戶端的安全。對(duì)于數(shù)據(jù)信息而言，則需要根據(jù)檔案信息的安全程度設(shè)置不同的保密程度，同時(shí)還需要制定不同程度人事檔案信息的存儲(chǔ)規(guī)范。同時(shí)還需要在人事管理部門內(nèi)實(shí)行個(gè)人信息網(wǎng)絡(luò)化管理，針對(duì)不同級(jí)別的用戶給予其不同的權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)信息的安全程度。在此完整的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，建立人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享，提高人事檔案工作人員的工作質(zhì)量和效率。

3.3 提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著信息技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用程度逐漸加深，其對(duì)于該行業(yè)從業(yè)人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提出了更高的要求，這就需要從業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)技術(shù)知識(shí)和專業(yè)理念從而適應(yīng)當(dāng)前的工作環(huán)境。而做好人事檔案數(shù)字化管理與應(yīng)用推廣工作，首先需要對(duì)其思想素質(zhì)做好培養(yǎng)工作，通過組織培訓(xùn)提高其思想素養(yǎng);其次需要加強(qiáng)工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)能力的掌握情況，提高其操作相應(yīng)設(shè)備設(shè)施的能力和水平，避免出現(xiàn)技術(shù)問題，同時(shí)提高工作人員的綜合能力有利于其及時(shí)應(yīng)對(duì)操作過程中出現(xiàn)的問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，針對(duì)人事檔案數(shù)字化管理過程中可能存在的安全問題，需要管理人員從檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案的保存、系統(tǒng)維護(hù)工作等方面入手，從而為數(shù)字檔案提供一個(gè)較為安全的儲(chǔ)存環(huán)境。同時(shí)還需要綜合考慮系統(tǒng)的運(yùn)行設(shè)備、使用人員等條件，從而制定較為科學(xué)的管理方案，以實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的安全有效。

參考文獻(xiàn)

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[4]愛如娜.高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展研究[J].科學(xué)與信息化，2019（2）.