檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的價值體會

張雅娟 孟醒

摘 要：檔案的數字化管理模式是在網絡技術的基礎上衍生的一種存儲檔案的方式，這種存儲檔案的方式能夠有效的提高高校檔案管理的效率。并且在存儲方式與存儲時間上與傳統的紙質版存儲有很大的優(yōu)勢。

關鍵詞：檔案數字化管理模式;高校;檔案管理

高校的檔案的存儲，對于學校的教師以及管理工作者未來的工作具有很大的指導作用，所以利用新的技術更好的來保存高效的檔案有助于高校更好的發(fā)展。本文討論的檔案數字化管理模式進行高校的檔案管理，能夠規(guī)避傳統模式檔案管理模式帶來的問題，從而提高高校的檔案管理效率。

1 制約高校檔案管理發(fā)展的因素

制約高校檔案管理發(fā)展的一個重要因素就是高校的檔案管理的工作量很大。原因就是每年都會有大量學生入學，也會有大量學生畢業(yè)，對于新入學的學生需要進行檔案登記，對于畢業(yè)的學生需要將檔案遷出過改動。這期間的工作量是巨大的，而且在日常的工作中，還要對在校生進行檔案的保存，可見高校的檔案管理工作是很繁重的。

制約高校檔案管理發(fā)展的另一個因素就是高校之間沒有一個確定的、標準的檔案管理制度。高校在制定檔案管理制度時，一般只是針對本校的實際情況進行制定。由于各個高校的實際情況不同，導致制定的檔案管理制度也不同，甚至存在個別高校之間制定的檔案管理制度互相矛盾的情況。這就制約了高校檔案管理工作的開展。

還有一個制約高校檔案管理的因素就是檔案數字化水平有限。有些高校已經運用檔案數字化管理模式進行檔案管理，但是卻沒有將其充分的利用，只是簡單利用檔案數字化管理模式進行檢索檔案、備份檔案以及交換檔案。僅僅是應用其輔助功能，具體的檔案管理工作還是以紙質版為主。這也是制約高校檔案管理發(fā)展的原因之一。

2 檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的具體應用措施

2.1 高校的領導要改變觀念，促進檔案數字化管理模式在學校的應用

高校的不斷向前發(fā)展，依靠的都是領導的重視，所以高校領導要轉變在檔案管理上的觀念，改用檔案數字化管理模式來進行管理。高校領導要將檔案數字化管理納入檔案管理工作人員的考核細則，以這種方式來促進學校的數字信息化的發(fā)展。

首先，高校的領導要時刻保持前瞻性的態(tài)度，制定合理的管理體制，明確工作中的責任分工。對于在檔案管理中出現的問題要保持積極的態(tài)度，組織相關人員對于出現的問題進行探討分析，總結問題出現的原因，并商討出解決的辦法。高校領導要對解決的問題方案給予資金和人才上的支持，確保檔案數字化管理能夠高效運行。作為高校的領導要將檔案管理的各項工作重視起來，做到安全存儲并加大此項工作的宣傳力度。高校領導要爭取建立檔案數字化管理專項資金費，確保教師在進行檔案數字化管理的各項工作中得到足夠的資金支持。高校的領導要保持與時俱進的學習精神，不斷根據大環(huán)境的變化來調整檔案數字化存儲的管理模式，根據時代的變化，轉變對檔案數字化管理的思維，形成科學、正確的數字化的管理觀念。

其次，高校要順應時代的發(fā)展，將檔案數字化管理模式納入學校的發(fā)展規(guī)劃中，運用創(chuàng)新的思維，使之發(fā)展為一個完整的集成系統。在建設過程中一定會出現大量文件，可能會有電子文件、紙質文件以及文件條目等，對于這類文件要交由檔案部門進行集中管理，做到各個環(huán)節(jié)的文件都進行詳細的記錄。高校要實現各個部門之間的檔案共享，使各個部門之間的檔案都能檢索到，并且也避免了檔案重復錄入而耽誤時間和空間，節(jié)省了人力與物力。學校要將檔案管理系統與其他各個部門的系統之間建立聯系，使之在工作中產生的文件自動進行歸檔，提高檔案管理的精準度，提升檔案管理的工作效率。

2.2 加強對檔案數字化管理的硬件設施投入，大力培養(yǎng)專業(yè)技術人才

檔案的數字化管理是依托于電子計算機技術，所以需要大量的資金支持來置辦硬件設備，同時需要專業(yè)的人員來操作這個系統，硬件與軟實力綜合提升才能提高檔案管理的效率。

高校必須將檔案數字化管理列入學校的發(fā)展規(guī)劃中，并提供資金支持，完善檔案數字化管理的硬件設施配套。具體的工作中要結合高校的實際情況以及檔案管理的需求，購買符合技術條件的計算機、掃描儀、服務器、存儲器以及打印機等硬件設備，保障在設備上完全滿足檔案管理的需要。其次在選擇檔案管理的軟件時，也要注意從多方面進行考量。檔案管理軟件的選擇，它的便捷性以及實用性，決定著未來檔案管理工作的效率高低。在軟件的選擇上，高校可以借鑒在檔案數字化管理的應用上比較成功的學校的經驗，并結合自身的檔案管理需要，選擇一款能滿足本校需求的檔案管理軟件。在選擇軟件時需要將軟件存儲數據的穩(wěn)定性和安全性放在首位考慮，還要考慮其操作的便捷性、是否能夠科學的進行分類、存儲，并且是否具有防御力等方面進行綜合考慮，使其能夠最大限度的提高檔案管理的效率。硬件設施與軟件設施滿足需求之后，還要引入監(jiān)控系統，對存儲的數據進行實時監(jiān)控，一旦發(fā)生異常的訪問情況，立刻出發(fā)報警系統，保障檔案數據的存儲安全。除了在市場上選擇軟件，還要加強本校與軟件公司的合作，根據本校的需求，軟件公司為本校進行量身定做一個滿足本校需求的檔案管理軟件，使其更好的配合完成本校的檔案管理工作。

高校要將培養(yǎng)專業(yè)的檔案數字化管理人才列為重點。因為檔案的數字化管理與傳統的檔案管理差異較大，所以在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對工作人員的培訓。不僅要加強工作人員的檔案管理能力，還要進行計算機技術的培訓，使其能夠熟練運用檔案數字化管理軟件進行檔案管理。大力培養(yǎng)檔案管理工作的人員的專業(yè)水平，培養(yǎng)建立出一批具有高素質、專業(yè)能力強的檔案管理隊伍，保障檔案數字化管理的工作效率。高校在對檔案管理工作人員進行培訓時，要將計算機技術納入重點培訓內容，使其能夠自行處理在使用暗桿管理軟件中出現的問題，并能夠進行日常的系統維護與硬件維護工作。高校要定期邀請專業(yè)人士給工作人員進行培訓指導，使其掌握前沿的檔案數字化管理的信息，提高其專業(yè)能力，使其更好的勝任檔案管理工作。

2.3 有層次的進行工作，加強檔案數字化管理的工作效率

高校要遵循實用性、高效性、開放性的原則進行干干數字化管理工作。制定詳細的工作計劃，有層次的進行檔案管理工作。

首先，要健全高校的檔案管理制度，明確責任分工。從技術、業(yè)務和管理的角度使檔案管理的各個階段都在控制范圍內。技術方面的制度是為了解決在檔案數字化管理過程中出現的問題歲需要的技術支撐;業(yè)務方面的制度是為了使檔案辦理流程規(guī)范化、統一化;管理方面的制度主要是國家制定的，高校要進行合理的借鑒工作。

其次就要加強檔案數字化系統的建設，這就與選擇的檔案數字化管理軟件密切相關。軟件能否保證存儲數據的兼容性與完整性是提升其管理質量的關鍵，同時還要加強與各個部門之間的聯系，將學校各個部門的辦公系統與檔案管理系統相聯系，使其能夠滿足關鍵詞與全文檢索，保證在正常辦公過程中檔案保存的完整性。

還要將紙質版的檔案進行數字化存儲，創(chuàng)建安正的檔案信息庫，將紙質版檔案轉換為數字化電子檔案。將紙質版檔案進行歸納整理分類，將重要的紙質版檔案優(yōu)先進行轉換，其次選擇利用率高的紙質版檔案進行數字化處理。對于特色文件也要進行轉換，與此同時做好紙質版文件的保存。

3 結束語

檔案的數字化管理不僅節(jié)約了時間和空間，還可以提高檔案管理的效率。高校要加大對檔案數字化管理的投入，加大專業(yè)技能的培養(yǎng)，使檔案數字化管理體系更加完善。

參考文獻

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