非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫在勞動力人才市場人事檔案管理中的應(yīng)用前景探索

王超

摘 要：人事檔案是我國公民的重要身份資料，對公民的工作、生活等諸多方面都具有重要作用。本文將以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫為重點(diǎn)，從應(yīng)用必要性以及具體應(yīng)用等幾方面對其在勞動力人才市場人事檔案管理工作中的應(yīng)用前景進(jìn)行詳細(xì)闡述，希望能夠?yàn)閺氖孪嚓P(guān)工作的人員提供一些工作思路，僅供參考。

關(guān)鍵詞：非結(jié)構(gòu)化;數(shù)據(jù)庫;人才市場;人事檔案

為解決我國呈爆炸式（幾何式）增長的人事檔案數(shù)量以及相關(guān)的管理工作難題，在各企業(yè)或單位、尤其是勞動力人才市場中，應(yīng)當(dāng)充分利用信息化手段革新人事檔案管理工作形式，利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫使檔案管理工作電子化，滿足新時(shí)代下檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化需求。

1 當(dāng)前我國勞動力人才市場人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前我國的勞動力人才市場普遍采取紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式開展人事檔案管理工作，并且由于電子檔案的相關(guān)技術(shù)發(fā)展不成熟，所以仍舊以紙質(zhì)檔案為主要管理形式。在實(shí)際管理工作中具有以下幾點(diǎn)難題有待解決：第一是信息量龐大，在人才市場中除長期待業(yè)、頻繁更換工作的社會人員，每年還固定流入近百萬高校畢業(yè)生，相應(yīng)的人事檔案信息量巨大，為管理工作來帶難度;第二是檔案變動大，在勞動力人才市場的人事檔案管理工作中，每份檔案都將隨相關(guān)人的工作變動而轉(zhuǎn)移，變動極為頻繁，工作強(qiáng)度極大;第三是檔案類型多，在人事檔案中存在履歷材料、自傳材料、審計(jì)材料、學(xué)歷學(xué)位材料等諸多類型，且存在文字、圖表等諸多形式，使管理活動更趨復(fù)雜;第四是檔案信息查找較困難，每項(xiàng)檔案變動都需要人工進(jìn)行檔案查找，但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大且檔案信息化發(fā)展不完善，使檔案查找存在較大難度。

2 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫在勞動力人才市場人事檔案管理中的應(yīng)用必要性

為解決文章上述內(nèi)容提到的當(dāng)前我國勞動力人才市場人事檔案管理工作中的多個(gè)難題，應(yīng)當(dāng)將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫引入其中，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，其必要性主要有以下幾點(diǎn)。

第一是能夠滿足龐大的信息容納需求。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄時(shí)往往采用的是單人多條的記錄形式，由于不同檔案之間存在較強(qiáng)的差異性，所以使得相應(yīng)的檔案記錄數(shù)目各不相同，浪費(fèi)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫有限的存儲資源，無法滿足日益增加的數(shù)據(jù)存儲需求，而采取非結(jié)構(gòu)化大容量數(shù)據(jù)庫，則可以將最大容量擴(kuò)充至一千萬條，充分滿足勞動力人才市場龐大的信息容納需求。

第二是能夠滿足復(fù)雜的檔案變動需求。人才具有快速流動性，需要人事檔案管理工作者依照人才流動情況對檔案信息進(jìn)行即時(shí)變更，利用此數(shù)據(jù)庫能夠極大幅度地提升檔案信息搜索速度，并幫助工作人員依照相關(guān)規(guī)定與操作規(guī)范進(jìn)行人事檔案信息變更與檔案轉(zhuǎn)移等工作，工作效率與質(zhì)量均得到較大提升。

第三是能夠滿足多類型的檔案存儲需求。紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)對音視頻資料的記錄，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫也難以實(shí)現(xiàn)多種格式文檔的匯總記錄操作，而通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫既能夠?qū)崿F(xiàn)多類型、多格式數(shù)據(jù)信息的保存，又能夠利用字段索引與全文索引等手段提高索引速度，不僅不會增加系統(tǒng)負(fù)擔(dān)，而且可以提升管理工作效率[1]。

第四是能夠滿足人才市場網(wǎng)絡(luò)推廣需求。國家設(shè)立勞動力人才市場的主要目的是為更多社會人員提供較為廣泛的就業(yè)渠道，所以為暢通用人單位與求職人才的溝通渠道，相關(guān)管理者可以利用網(wǎng)絡(luò)將人事檔案有選擇性地投放至網(wǎng)絡(luò)，增加求職人員的就業(yè)機(jī)會。具體方法為摒棄傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，采用非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫以建立非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫，并以此數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，向通過資格審查、主營業(yè)務(wù)領(lǐng)域篩選工作的部分企業(yè)開放人才檔案查詢服務(wù)，使各企業(yè)的招聘主動性得以增強(qiáng)，此方法具有費(fèi)用低、效率高等特點(diǎn)，能夠充分滿足勞資雙方的就職意愿。

3 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫在勞動力人才市場人事檔案管理中的具體應(yīng)用

1）數(shù)據(jù)庫選擇。所謂“非結(jié)構(gòu)化”，實(shí)際上是指目標(biāo)信息的具體類型，特點(diǎn)是具有不規(guī)則性與非完整性，廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、人事檔案管理等工作中，與“結(jié)構(gòu)化”相對應(yīng)。而對此類信息進(jìn)行管理時(shí)，存在“關(guān)系型數(shù)據(jù)庫”與“非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫”兩種類型選擇，其中前者的發(fā)展時(shí)間較長但發(fā)展更新速度較慢，已難以滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，而后者則為近幾年發(fā)展出的全新存儲模式，與前者相比具有高性能、高擴(kuò)展、支持多項(xiàng)事務(wù)、支持復(fù)雜查詢等多項(xiàng)優(yōu)勢，所以當(dāng)前我國各勞動力人才市場在進(jìn)行人事檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中往往采用“非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫”。以非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品TRIP為例，該產(chǎn)品目前已被我國多個(gè)省市的各級勞動力人才市場引用，是專為處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)研發(fā)的軟件系統(tǒng)，也是最早最成熟的全文檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有與“關(guān)系型數(shù)據(jù)庫”不同的存儲機(jī)理，以多數(shù)存儲對象為目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，使檔案信息無論大小、形式均能夠存儲其中，同時(shí)采用倒排索引技術(shù)，即通過散列函數(shù)將每個(gè)檢索詞生成一個(gè)唯一碼存放在倒排文件中，查找時(shí)可以一次性查詢到位。

2）系統(tǒng)規(guī)劃方案。由于人事檔案對于相關(guān)社會公民的重要性，所以應(yīng)當(dāng)充分重視其檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃工作，保障安全性。對此，可采用C/S與B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的方式進(jìn)行系統(tǒng)建立，其中檔案數(shù)據(jù)管理模塊用C/S模式，可以使得檔案的管理更加安全和快捷，檢索模塊采用B/S模式則方便檔案的查詢與瀏覽。為迎合兩種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的工作需求，需要相關(guān)工作人員在檔案信息錄入前期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)換為PDF格式文件或其他格式電子文件，并以系統(tǒng)檔案管理模塊（C/S模式）為工具上傳文件進(jìn)行歸檔，為保證所歸檔信息的安全性，所有信息在歸檔工作完成后都將被寫入具有不可擦寫性的載體中，并存放至專門庫房，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案歸檔。而系統(tǒng)檢索模塊（B/S模式）則主要用于檔案利用者的搜索活動，以文檔是否歸檔為條件分別查找[2]。此外，由于人事檔案的特殊性，所以要在系統(tǒng)中設(shè)置一定的安全防護(hù)措施，如通過加密手段設(shè)置權(quán)限管理，禁止查看或允許通過WEB進(jìn)行部分查看，嚴(yán)謹(jǐn)越權(quán)操作，再如備份技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、日志技術(shù)等，利用多種措施共同保障系統(tǒng)安全性。

3）數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。由于“非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫”在進(jìn)行多表關(guān)聯(lián)類型的文檔處理時(shí)具有一定劣勢，所以進(jìn)行文檔錄入時(shí)應(yīng)當(dāng)將相關(guān)信息匯總至一張表格內(nèi)以彌補(bǔ)此缺陷。具體而言，在記錄文號、標(biāo)題等信息時(shí)由于其仍然是一個(gè)字段，所以可以進(jìn)行正常錄入，而在進(jìn)行多個(gè)不確定的主題詞錄入時(shí)，一般以一個(gè)字段或多個(gè)字段進(jìn)行存放，雖然均存在不同程度上的浪費(fèi)空間與操作不便問題，但與其他數(shù)據(jù)庫形式相比仍具有較強(qiáng)優(yōu)勢。同樣以TRIP數(shù)據(jù)庫為例，該數(shù)據(jù)庫的存儲形式為多維，以字段為單位進(jìn)行信息記錄，每一個(gè)字段由任意多個(gè)實(shí)體、即子字段組成，子字段自動帶有編號，彼此相互獨(dú)立，因此主題詞用子字段進(jìn)行記錄最為合適，并視內(nèi)容有無來分配空間。另外，還需要注意檔案原文的處理工作，由于檔案文件格式可能存在不統(tǒng)一現(xiàn)象，所以系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中應(yīng)當(dāng)設(shè)置一種專門用于存儲二進(jìn)制數(shù)據(jù)的字段，用于存儲PDF、TIFF、DOC等多種格式文件，并保持其原有格式。

4 總結(jié)

總而言之，通過分析當(dāng)前勞動力人才市場的人事檔案管理工作現(xiàn)狀，并明晰非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用必要性與具體應(yīng)用方式，確認(rèn)其發(fā)展前景，有助于我國各級勞動力人才市場在未來工作中充分利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫，并逐步以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，徹底根除紙質(zhì)檔案所帶來的存放、查找等方面困難。

參考文獻(xiàn)

[1]謝建華.新形勢背景下人才市場人事檔案管理方法分析[J].城建檔案，2019（09）：67-68.

[2]鄧濤.加強(qiáng)人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代國企分析，2017（04）：94.