淺析新形勢下社會保險檔案標準化管理

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，社會保險已經(jīng)越來越受到人民大眾的高度重視，社會保險在很大程度上推動了社會經(jīng)濟的進步，并且對我們生活的穩(wěn)定有很大的幫助作用，社會保險業(yè)務(wù)覆蓋面越來越廣，社會保險檔案數(shù)量急劇增加，因此對社會保險檔案的保護與管理更應(yīng)得到重視與加強。面對如此之大的參保群體，現(xiàn)結(jié)合高密市社會保險中心檔案管理的工作實際，就如何推進新形勢下社會保險檔案標準化管理進行深入研究。

關(guān)鍵詞：社保檔案;標準化;信息系統(tǒng)

1 做好社會保險檔案標準化建設(shè)工作的重要意義

1）做好社會保險檔案的標準化建設(shè)工作可以為社會保險事業(yè)的發(fā)展夯實基礎(chǔ)。社會保險檔案管理工作是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的基礎(chǔ)性工作，做好社會保險檔案的標準化建設(shè)工作，可以為社會保險事業(yè)的開展提供依據(jù)和參考，可以大幅提升社會保險事業(yè)的工作效率。

2）做好社會保險檔案的標準化建設(shè)工作事關(guān)構(gòu)建和諧社會大局，是關(guān)注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)。社會保險檔案是各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理各種保險業(yè)務(wù)工作中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等記錄的統(tǒng)稱。是單位和個人參保、繳費最真實、全面、詳細的原始記錄，是維護參保人員權(quán)益的直接憑證，也是發(fā)放社會保險的最終依據(jù)。

3）做好社會保險檔案的標準化建設(shè)有助于維護參保者權(quán)益。隨著我國社會保險事業(yè)的飛速發(fā)展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，社會保險業(yè)務(wù)檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)。社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，還有力地維護了參保人員的權(quán)益。

2 社會保險檔案標準化建設(shè)工作中亟待解決的問題

2.1 缺乏專業(yè)的管理人才

因為單位性質(zhì)受限，無法聘用專業(yè)的檔案管理人才，單位原有負責整理制作檔案的工作人員，無法進行專業(yè)技能培養(yǎng)，檔案管理專業(yè)人才、隊伍缺失。此外，檔案室負責人員對檔案管理工作投入的精力和時間不夠，降低了社會保險檔案管理的工作效率。

2.2 分類及期限亟待優(yōu)化

上級下發(fā)的文件、規(guī)定雖然對所有險種業(yè)務(wù)檔案資料的收集、分類、保管期限都有所規(guī)定，但部分內(nèi)容還需要完善。如保管期限不合理，保管期限過長，造成空間、人力、物力等方面的浪費;而保管時間過短，不方便日后查閱。

2.3 硬件設(shè)施不能滿足需要

面對逐年增長的各類業(yè)務(wù)檔案，市級檔案管理部門要求各單位自行存放。根據(jù)目前我市社保中心使用的社會保險檔案室的基本情況來看，現(xiàn)有的檔案室不能滿足日益增長的社保檔案，需要大量的標準化檔案室循環(huán)存放。

2.4 管理制度不統(tǒng)一

近年來，社保檔案管理工作為了滿足社會保險改革的需求，逐漸向標準化、科學化的方向發(fā)展，各地的社會保險經(jīng)辦機構(gòu)根據(jù)檔案管理工作規(guī)范的相關(guān)規(guī)定而制定了一些必要的社會保險檔案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差異性，沒有統(tǒng)一的社保檔案管理的文件，各地的制度也不盡相同，使社保檔案在管理和應(yīng)用上差別很大。

3 關(guān)于社會保險檔案標準化建設(shè)工作的建議

3.1 提高思想認識

各級經(jīng)辦機構(gòu)要提高認識，加強對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導，將它納入社會保險工作的重要議事日程，納入年度計劃、長遠規(guī)劃和目標管理責任制考核中。形成主要領(lǐng)導親自抓，分管領(lǐng)導主動抓，上下業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門配合抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。

3.2 加強業(yè)務(wù)培訓

加強隊伍建設(shè)，設(shè)定專職檔案員職位，對現(xiàn)有的專職檔案員進行培訓，鼓勵他們參加檔案知識培訓和學歷學習，注重計算機、信息化知識的學習，確保檔案管理人員既是專業(yè)型人才，也是綜合型人才。對新調(diào)配人員先培訓后上崗，確保檔案隊伍人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.3 完善工作制度

按照《社會保險法》建立統(tǒng)一的社會保險檔案統(tǒng)一管理機構(gòu)，實現(xiàn)檔案資料的集中化管理。在此基礎(chǔ)上建立標準化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理等若干制度，以此為社會保險檔案的標準化管理工作提供有力的制度支撐。

3.4 統(tǒng)一工作標準

按照上級部門的要求，結(jié)合自身實際情況，各險種根據(jù)檔案的使用價值制定分類方案，把社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內(nèi)容。同時，制定統(tǒng)一的表格、業(yè)務(wù)資料收集的范圍，有效保證業(yè)務(wù)檔案標準的統(tǒng)一性。將業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)標準化，建立“電子檔案”、實現(xiàn)電子檢索，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的標準化管理，更好的為廣大參保對象提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的管理服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業(yè)務(wù)檔案不僅可以為參保人員維護權(quán)益提供直接、可靠的憑證依據(jù)，同時作為社會活動的歷史記錄，可以直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩(wěn)定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，改善業(yè)務(wù)檔案保管條件，豐富業(yè)務(wù)檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全，從而實現(xiàn)社保檔案為參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標。

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作者簡介

宋永海（1971-），男，漢族，山東高密人，本科，高密市社會保險中心，助理館員，研究方向：檔案標準化、檔案信息化及數(shù)字化，檔案資源利用等。