高校基建檔案規(guī)范化管理的實踐路徑思考

摘 要：隨著高校的不斷合并與擴建，基建項目與日俱增，高校基建檔案工作面臨許多新課題，對基建檔案進行規(guī)范化管理，提升基建檔案利用效率和利用質(zhì)量，是現(xiàn)階段檔案部門需要思考并解決的問題。筆者從工作實踐出發(fā)，立足于基建檔案管理工作的開展趨勢，從基建檔案的概念及其特性、實施規(guī)范化管理的必要性、以及管理現(xiàn)狀等方面入手，對基建檔案規(guī)范化管理實踐路徑進行分析和闡述，希望能推動檔案部門創(chuàng)新管理機制，以實現(xiàn)基建檔案的效力與價值。

關(guān)鍵詞：高校;基建檔案;規(guī)范化;管理

1 基建檔案規(guī)范化管理的基本理論

1.1 基建檔案的概念及其特性

基建檔案就是在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動中直接形成的，具有保存價值的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的文字、圖表及聲像等形式與載體的文件材料。基建檔案作為專門檔案的一種，它除了具備檔案的原始性、價值性、信息性、知識性普遍屬性外，還具有明顯的個體特征。

1.1.1 來源廣泛性

根據(jù)基建檔案的定義我們可以看出，只要有基本建設(shè)管理活動和建設(shè)工程項目活動的主體，就必然產(chǎn)生基建檔案。因此基建檔案來源廣泛性其一是指基建檔案產(chǎn)生的主體的廣泛性，主體包括基建檔案產(chǎn)生的機關(guān)、企事業(yè)單位、團體、社會組織和個人。其二是指內(nèi)容的廣泛性，任何一個基建項目從立項到竣工驗收須經(jīng)過與工程建設(shè)息息相關(guān)的眾多單位部門，包括建設(shè)單位、地質(zhì)勘探單位、規(guī)劃設(shè)計單位、施工建設(shè)單位、監(jiān)理單位、財務(wù)審計部門和校內(nèi)外審批部門等數(shù)十個部門及單位。各單位在項目建設(shè)中都會形成依據(jù)性和階段性的檔案資料，使得基建檔案的來源具有廣泛性。

1.1.2 內(nèi)容專業(yè)性

基建項目本身就是一門專業(yè)性較強的工程，各種工程項目的內(nèi)容涉及地質(zhì)、環(huán)境、建筑、人防、消防、給排水、電信、節(jié)能環(huán)保等多個專業(yè)領(lǐng)域，每個專業(yè)領(lǐng)域都有相關(guān)的專業(yè)技術(shù)要求。基建檔案中的文字、數(shù)據(jù)、圖紙等多為專業(yè)技術(shù)資料，而基建檔案利用者又多為工程技術(shù)人員，因此，基建檔案的內(nèi)容具有較強的專業(yè)性[1]。

1.1.3 形式多樣性

從基建檔案的記錄方式來看，有文字書寫、圖表繪制、聲像攝錄、電子數(shù)碼等;從載體形式來看，有紙張、膠片、磁性介質(zhì)等;從資料類型來看，有文件、圖紙、照片、光盤、磁盤等，涉及基建、聲像、設(shè)備、科研、財會等多種類型的檔案。基建檔案因形式多樣，所以較其他門類檔案復(fù)雜。

1.1.4 系統(tǒng)成套性

基建檔案以基建項目為主體，歸檔內(nèi)容包括立項文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計文件、工程招標(biāo)文件、開工審批文件、項目管理文件、財務(wù)管理文件、驗收文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件和聲像電子文件等12個大類，93個小項[2]。完整詳實地記錄了從項目規(guī)劃設(shè)計、可行性研究、審核報批、地質(zhì)勘探、施工建設(shè)、監(jiān)理、竣工驗收等基建管理和項目建設(shè)的全過程，直接反映了建設(shè)工程管理水平和建設(shè)工程項目的整體質(zhì)量，體現(xiàn)了基建檔案的成套性。

1.1.5 形成滯后性

由于基建項目從立項到竣工是一個周期長、階段多，投資大的工程，且涉及面寬而廣，在實際操作過程中又存在彈性因素，如有些基建項目已竣工驗收交付使用，但因種種原因遲遲沒有結(jié)算，按基建檔案歸檔要求，須在項目竣工結(jié)算后集中統(tǒng)一歸檔。還有些項目檔案資料在收集整理驗收過程中，則需要時間對缺失、不規(guī)范的檔案資料進行補充和完善等。因而基建檔案自然滯后于所反映的基建項目。

1.2 基建檔案規(guī)范化管理的必要性

“規(guī)范化”在百度百科中的定義是：“在經(jīng)濟、技術(shù)和科學(xué)及管理等社會實踐中，對重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范、規(guī)程和制度等）達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益”。由此可知基建檔案的規(guī)范化管理就是建設(shè)單位依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)、準(zhǔn)則等，結(jié)合本單位實際，從基建檔案的形成、收集、整理、立卷、歸檔、利用開發(fā)等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的制度、規(guī)章、辦法等規(guī)范，并嚴(yán)格地實施這些規(guī)范，使基建檔案管理工作井然有序，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

基建檔案作為高校檔案的重要組成部分，見證了高校建設(shè)和成長的歷程，是高校寶貴的不可再生資源。基建檔案在高校中發(fā)揮的作用主要體現(xiàn)在兩個方面，第一，憑證作用。基建檔案中保存的土地使用、道路紅線圖、竣工驗收備案、房產(chǎn)證明等批復(fù)文件及證書，是維護合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是重要的固定資產(chǎn)憑證。另外，基建檔案中包含預(yù)概算、工程結(jié)算和審核，以及決算、財務(wù)審計等文件材料，是監(jiān)督、管理基建項目的重要依據(jù)，也是審計核查的重要憑證[2]。第二，參考作用。基建檔案中的規(guī)劃、設(shè)計、建筑、結(jié)構(gòu)、管線、消防、竣工圖等是校園建設(shè)和發(fā)展必不可少的資料，可為建設(shè)項目后期穩(wěn)定運行及日后的改擴建提供必要的參考[2]。基建檔案要想獲取更多的經(jīng)濟效益和社會效益，就必須要實施檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮基建檔案的憑證和參考作用。

近年來，隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，各高校為了改善辦學(xué)條件，提高辦學(xué)規(guī)模，不斷擴建新校區(qū)，基建項目越來越多，基建檔案館藏量突飛猛進，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，為了減輕基建檔案管理人員的工作壓力，最直接、最有效的途徑就是對基建檔案進行規(guī)范化管理，用更便捷、更有效的服務(wù)，提升基建檔案的利用效率。基于基建檔案的重要性和必要性，基建檔案規(guī)范化管理勢在必行。

2 高校基建檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏科學(xué)有效的管理制度

科學(xué)有效的管理制度是確保基建檔案規(guī)范化管理的重要依據(jù)，然而，從實際情況來看，在高校基建檔案管理中，制度缺乏是一個重要問題。首先，由于管理要求及政策水平的差異，許多高校制定的基建檔案管理制度只是一個框架，沒有具體的實施細(xì)則，比如基建檔案分類表、歸檔范圍、流程、保管期限等，從而導(dǎo)致基建檔案的內(nèi)容不完整、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式不相同等，影響了高校基建檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。其次，基建檔案管理人員崗位設(shè)置不合理，責(zé)任不明確，導(dǎo)致規(guī)章制度形同虛設(shè)。沒有設(shè)置基建檔案專兼職人員，明確相應(yīng)的工作責(zé)任，工作遇到問題，相互推諉，逃避責(zé)任，使高校基建檔案管理中出現(xiàn)的問題無法及時解決。第三，檔案管理部門在基建檔案形成過程中，缺少積極性、主動性，沒有及時、認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。

2.2 基建檔案管理工作滯后

基建檔案管理工作滯后是高校普遍存在的問題，加大了基建檔案收集、整理、歸檔和利用的難度。其一，在基建項目的前期和初期階段，檔案管理工作沒有及時介入，造成基建項目前期資料收集不齊，甚至丟失。其二，在項目竣工驗收時期，檔案管理工作沒有及時跟上，基建檔案資料驗收質(zhì)量關(guān)沒有把好，造成基建檔案資料不規(guī)范、不完整。其三，基建工程周期長，階段多，涉及單位眾多，檔案管理部門與基建管理部門缺少溝通，對基建工程的流程不了解，形成的工程資料流向不清，造成基建檔案資料缺失，無法追回。筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校一些大型的基建工程項目在檔案中查不到任何信息，嚴(yán)重影響了基建檔案的利用效力。基建檔案管理工作滯后跟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有關(guān)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，沒有把基建檔案工作列入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，許多需要檔案部門參與管理的工作，檔案部門卻被置之門外;基建管理部門領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，沒有把基建檔案工作納入基建工作計劃、管理之中，往往只重視工程建設(shè)工作，想盡辦法抓進度、保質(zhì)量，忽略了對基建檔案的管理。

2.3 基建檔案數(shù)字化水平低

由于基建檔案具有獨特的個性特征，且利用率不高，其重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案，因此各高校這幾類檔案基本已實現(xiàn)了數(shù)字化，而基建檔案卻被“邊緣化”。大部分高校基建檔案尚未實行數(shù)字化管理，還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，手工編制，紙質(zhì)查檔，管理方式和專業(yè)技術(shù)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)時代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代社會信息需求。另外一些高校即便是實行了數(shù)字化管理，但數(shù)字化水平低，缺少硬件設(shè)施和軟件技術(shù)的支撐，更沒有充足的資金進行數(shù)字化外包業(yè)務(wù)。目前只實現(xiàn)了基建檔案目錄的數(shù)字化，沒有實現(xiàn)實體的數(shù)字化，利用計算機只能檢索到相關(guān)工程項目的條目，具體內(nèi)容還沒有進行掃描和掛接，無法實現(xiàn)在線查檔，只能調(diào)出檔案進行查閱和影印，嚴(yán)重制約了基建檔案的快速發(fā)展。

2.4 基建檔案管理人員專業(yè)知識欠缺

目前我國高校基建檔案管理人員整體素質(zhì)不高，很難引進高層次專業(yè)技術(shù)人才，普遍存在缺乏專業(yè)知識、年齡偏大，專業(yè)技術(shù)水平低等問題。近年來，高校檔案部門比較注重檔案管理人員的培訓(xùn)，每年都安排專兼職檔案人員接受繼續(xù)教育，進行檔案專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，使之掌握檔案業(yè)務(wù)知識，提高檔案專業(yè)技能。但往往忽略了對專門從事基建檔案管理工作的專職檔案人員進行基建專業(yè)知識的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致基建檔案管理人員對基建項目管理的流程不了解，基建專業(yè)和技術(shù)知識欠缺，對基建檔案管理過程中出現(xiàn)的問題不能及時發(fā)現(xiàn)和解決，使基建檔案的收集、整理、歸檔不及時、不規(guī)范。

3 高校基建檔案規(guī)范化管理實踐路徑

3.1 充分重視基建檔案管理工作

基建檔案雖然不能如同基建建設(shè)工作那樣產(chǎn)生立竿見影的效果，但基建檔案不僅為建設(shè)項目工程質(zhì)量鑒定、項目評價、維護和維修、裝修改造等提供重要憑據(jù)，同時，還可以為以后歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛、科學(xué)研究、校園總體規(guī)劃及學(xué)校發(fā)展提供素材，既服務(wù)于當(dāng)前需求，又有利于未來發(fā)展，是高校寶貴的資源財富。因此，高校要充分重視基建檔案管理工作，保障基建檔案工作所需的政策環(huán)境、人員、經(jīng)費和場所。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案管理工作的前提。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把基建檔案工作列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，在人員配備、設(shè)備購置、經(jīng)費使用等方面給予保障，加大檔案管理執(zhí)行力度，切實解決檔案工作中的實際問題。學(xué)校檔案部門必須參加重大基建項目的各種活動，并且必須是工程驗收小組成員，會同基建部門負(fù)責(zé)基建檔案材料的驗收工作。其次，學(xué)校基建管理部門承擔(dān)著學(xué)校基本建設(shè)的重要任務(wù)，是基建檔案資料的第一責(zé)任人，基建管理部門對基建檔案的重視，是做好基建檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。基建檔案工作要納入基建管理工作規(guī)劃、計劃、管理制度和基建人員工作職責(zé)范圍。要與工程項目立項同步，與工程項目進度同步，與工程項目審查同步，與工程項目竣工驗收同步。最后，基建檔案管理人員自身重視是做好基建檔案管理工作的重要保障。不管是專職還是兼職基建檔案人員，應(yīng)秉著認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，采用科學(xué)有效的管理方法做好基建檔案工作。

3.2 制定科學(xué)有效的基建檔案管理制度

“沒有規(guī)矩不成方圓”，高校檔案管理工作建制立規(guī)，制定與學(xué)校實際相適應(yīng)的基建檔案管理制度，使基建檔案工作逐步實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、高效化。根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》DA/T 28-2018，《高等學(xué)校檔案管理辦法》2008年9月1日施行，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，制定適應(yīng)本校的基建檔案管理制度：《基建檔案分類表》、《基建檔案歸檔范圍和保管期限表》、《基建檔案收集整理歸檔細(xì)則》、《基建檔案管理崗位職責(zé)》等。讓制度來指導(dǎo)、規(guī)范基建檔案工作，有的放矢地理順工作程序，明確工作任務(wù)，確保基建項目在不同階段檔案管理的連續(xù)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性[3]。

基建檔案歸檔范圍要涵蓋工程項目的各個階段，內(nèi)容不僅包括各類文件、圖紙、記錄、總結(jié)、報告、協(xié)議、說明等材料，還包括各種照片、聲像、電子文件等材料。細(xì)則重點要明確項目各個階段檔案材料的收集和歸檔時間，整理要符合材料形成規(guī)律、內(nèi)在聯(lián)系，確保齊全完整。設(shè)置基建檔案專兼職人員崗位，明確其崗位職責(zé)，落實到位，責(zé)任到人。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實行分級管理，層層負(fù)責(zé)。由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案管理部門負(fù)責(zé)主管，基建管理部門協(xié)助，基建檔案專職人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助兼職人員完成檔案的收集、整理、歸檔工作，基建檔案兼職人員負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)項目參建單位（包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）檔案材料的收集和整理。為了確保基建檔案的形成規(guī)范、收集齊全完整，還可以制定項目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范，同時簽訂基建項目檔案協(xié)議，對基建檔案完成情況與支付工程款掛鉤，以此約束參建單位做好基建檔案管理工作。

3.3 加快基建檔案數(shù)字化步伐

在信息化高速發(fā)展的時代，各高校正處于建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時期，各項檔案工作已逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理，基建檔案作為高校建設(shè)發(fā)展的見證者，也不能落后，基建檔案數(shù)字化建設(shè)是規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，刻不容緩。鑒于目前高校基建檔案管理的實際情況，數(shù)字化建設(shè)可分三步走。第一步，爭取資金，加快基建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的建設(shè)。開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)實現(xiàn)基建檔案的管理和利用，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，如：檔案目錄數(shù)據(jù)庫、文件數(shù)據(jù)庫、影像數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、圖紙數(shù)據(jù)庫等，方便快捷基建檔案利用服務(wù)。第二步，對現(xiàn)有基建檔案進行數(shù)字化，應(yīng)“突出重點，分步進行”。對館藏基建檔案進行鑒定，重點項目、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，基建項目竣工資料和基建項目圖紙資料是基建檔案中價值最大、利用率最高的核心檔案，可以優(yōu)先進行數(shù)字化。第三步，紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔。基建檔案資料在歸檔錄入系統(tǒng)時，所形成的電子文件一一對應(yīng)傳入檔案信息系統(tǒng)，這樣既保證了電子文本的完整，又節(jié)省了今后數(shù)字化工作的人力、財力和時間，加快了基建檔案數(shù)字化進程。

3.4 提升基建檔案管理人員的專業(yè)知識水平

由于基建檔案具有專業(yè)性的特點，這就給基建檔案管理人員提出了更高的要求。基建檔案管理人員既要具備檔案專業(yè)知識，又要了解和掌握建設(shè)工程專業(yè)知識，還要掌握一些計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)代化必備的技能，成為一崗多能，“專才”基礎(chǔ)上的“通才”。一方面我們要提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，加強檔案人員的繼續(xù)教育，注重基建項目檔案業(yè)務(wù)知識和檔案信息化建設(shè)技能的培訓(xùn)。加強檔案管理部門和基建管理部門的溝通交流，可以定期舉行業(yè)務(wù)交流會，進行業(yè)務(wù)和技術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)，拓寬知識結(jié)構(gòu)，讓檔案管理人員知曉建設(shè)工程方面的知識，了解工程項目的每一個流程;讓基建工程管理人員認(rèn)識到檔案的重要性，了解檔案規(guī)范化管理的專業(yè)知識，從而及時發(fā)現(xiàn)和解決工程建設(shè)過程中遇到的問題。還要讓基建檔案管理人員走出去，到基建檔案管理先進的高校進行交流考察，取長補短，從而幫助檔案人員開闊視野，活躍思維，增強檔案人員的創(chuàng)新能力[4]。另一方面要積極想辦法，引進高素質(zhì)的專業(yè)人才，提升檔案管理人員的整體水平。

綜上所述，基建檔案規(guī)范化管理是高校建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢，這是一項任務(wù)艱巨的工作，必定面臨重重困難。這就需要各高校積極準(zhǔn)備，層層部署，采取行之有效的措施，從學(xué)校實際出發(fā)，充分重視基建檔案管理工作，用制度去指導(dǎo)和規(guī)范，加快基建檔案數(shù)字化步伐，提升基建檔案管理人員的專業(yè)知識水平，著力做好基建檔案規(guī)范化管理工作。

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作者簡介

張莉（1975-），女，漢族，四川省攀枝花人，本科，館員，研究方向：檔案管理。