論檔案管理的人性化實(shí)踐

唐漢榮

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人們生活水平的不斷提升，人類的日常活動(dòng)領(lǐng)域及足跡不斷擴(kuò)展，檔案館所涉及的檔案種類和數(shù)量不斷增加。在這樣一種情況下，檔案館的檔案管理與服務(wù)工作更需要秉承“以人為本”的原則，堅(jiān)持基本的人性化管理思路，如此才能不斷提高管理效率、推進(jìn)檔案事業(yè)更好地發(fā)展，讓檔案館以更加優(yōu)異的姿態(tài)出現(xiàn)在世人面前。本文中，筆者就將從幾個(gè)角度論述“檔案管理的人性化實(shí)踐”，以期相關(guān)研究內(nèi)容能夠?yàn)閺V大工作人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人性化;管理實(shí)踐

《檔案法》對(duì)檔案有著明確的定義，即“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、技術(shù)、文化、總結(jié)等活動(dòng)直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各類文字、圖像、聲像等不同類型的歷史記錄。”作為保存檔案的重要機(jī)構(gòu)，檔案館的工作人員在從事檔案管理工作時(shí)，積極推進(jìn)人性化的管理策略，既是對(duì)檔案本身的尊重，也是對(duì)職業(yè)和廣大服務(wù)對(duì)象的尊重。當(dāng)然“人性化管理”本身是一個(gè)非常復(fù)雜的命題，需要采取一定的措施才能達(dá)成。

1 檔案管理工作中的人性化彰顯

檔案管理過程中的“人性化”主要是指在檔案管理過程中以“人”為中心，充分發(fā)掘每一位管理者的能力和潛能，充分營造出尊重服務(wù)對(duì)象、尊重管理者的良好氛圍和價(jià)值導(dǎo)向。對(duì)于檔案館而言，其日常工作主要由管理和服務(wù)兩部分構(gòu)成，其間包括各式各樣的人際關(guān)系，也包含眾多的情感要素，而這些關(guān)系和要素，歸根到底都圍繞“人”而進(jìn)行，所以務(wù)必要尊重人、信任人和愛護(hù)人。這里所謂的尊重、信任和愛護(hù)，主要體現(xiàn)在這樣三個(gè)方面：

檔案館工作人員的人性化。主要包括其專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)和提升、舒適的工作環(huán)境、一流的服務(wù)質(zhì)量以及圍繞工作人員所開啟的獎(jiǎng)懲制度等。

檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作。規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)化業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理，即對(duì)檔案的收集、整理、鑒定和保管，都要按照有序的原則和科學(xué)的管理方法來進(jìn)行。

對(duì)檔案存放環(huán)境的改善。除卻單純的對(duì)檔案存儲(chǔ)的空間進(jìn)行擴(kuò)大外，還可以從防腐、綠化和美觀的角度出發(fā)對(duì)其進(jìn)行改善，方便應(yīng)用檔案、日常管理的工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)，能夠得享舒適的環(huán)境。

2 檔案管理工作中的人性化實(shí)踐

人性化在檔案館檔案管理過程中的體現(xiàn)是多樣化的，而要想讓這些“人性化”的要素變成一種規(guī)范、習(xí)慣，從而讓檔案館更好地服務(wù)社會(huì)和大眾，需要從這樣幾個(gè)角度來實(shí)現(xiàn)：

2.1 修正理念，提高業(yè)務(wù)水平

按照馬斯洛需求層次理論，對(duì)于檔案館內(nèi)負(fù)責(zé)管理業(yè)務(wù)的個(gè)體而言，他們除了有生存的需求，隨著時(shí)間的需求和基本生存需要的滿足，還會(huì)滋生出發(fā)展的需要，尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和物質(zhì)生活水平不斷提升的今天。所以檔案館有必要給工作人員提供外出參加管理培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和調(diào)研的機(jī)會(huì)，通過交流的方式促使其不斷開拓視野、提升業(yè)務(wù)水平，要伴隨外部環(huán)境的變化及受眾對(duì)檔案管理所不斷滋生出的新理念、新訴求，來轉(zhuǎn)變自身的管理、學(xué)習(xí)和服務(wù)理念。

2.2 拓展發(fā)展空間，提高效率

檔案館內(nèi)成熟的、擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的工作人員，必須擁有一定的自我管理空間，這是予以其一定的發(fā)展自由，對(duì)于拓展發(fā)展空間、提高工作效率具有顯而易見的作用和價(jià)值。換言之，如果每一位工作人員都能夠發(fā)展到無需管理者進(jìn)行管理的層次，那么其必然有信心，也有能力為創(chuàng)新檔案管理提出自己的觀念、看法，并付諸實(shí)施。諸如彈性的工作時(shí)間、靈活的學(xué)習(xí)機(jī)制、舒適的辦公環(huán)境，都是“人性化”的一部分，是能夠讓工作人員獲取自由發(fā)展的重要途徑。

2.3 既定規(guī)則，確保檔案管理順利運(yùn)轉(zhuǎn)

管理離不開規(guī)則，規(guī)則是保障管理得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提和基礎(chǔ)。所以要想推進(jìn)檔案管理的人性化得以更好的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵之一在于將人性化管理、服務(wù)視作制度的一部分，予以推廣和落地。具體來說，在維系檔案管理信息化建設(shè)的過程中，其需要存在的制度規(guī)則包括這樣幾方面：

1）對(duì)檔案種類進(jìn)行重新編排，確保檔案存儲(chǔ)的信息化、系統(tǒng)化，同時(shí)出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，確保檔案分類的精準(zhǔn)性和可靠性。

2）開發(fā)檔案管理的數(shù)字化借閱系統(tǒng)，并就如何借閱、怎樣查詢、如何提供業(yè)務(wù)支持作出明確的規(guī)定和說明。

3）明確檔案館內(nèi)各個(gè)崗位的職責(zé)、工作范圍和要求，并將其生成具體的《崗位說明書》，用以指導(dǎo)相關(guān)人員的具體工作。

換言之，“人性化”最終是通過對(duì)“人”的各種管理、關(guān)懷和服務(wù)來有所實(shí)現(xiàn)的，因此在相關(guān)領(lǐng)域所采取的創(chuàng)新和提升，歸根到底要從“人”的角度管理和出發(fā)，“人性化”的指向并非毫無目的、沒有指向，必須是有規(guī)則、有原則的“人性化”。

2.4 讓人性化管理和科學(xué)化管理相輔相成

“人性化”也意味著對(duì)每一個(gè)個(gè)體的充分尊重，尊重其思想、情感，在充分考慮到不同層次需求的基礎(chǔ)上，尋求檔案管理的內(nèi)部和諧及管理服務(wù)功能的最大化實(shí)現(xiàn)。只有這樣，其才能激發(fā)每一位管理者的內(nèi)在動(dòng)力，促使其在不同的崗位上發(fā)光、發(fā)熱，為檔案館更好地發(fā)展而提供力量、予以支持。

與“人性化”管理相輔相成，“科學(xué)化”管理也十分重要，如何指導(dǎo)檔案館工作人員更加科學(xué)有效地開展工作，通過工作計(jì)劃、制度設(shè)立、決策研究等渠道，來明確檔案館的服務(wù)開啟方向，都需要經(jīng)過慎重的分析、謹(jǐn)慎的思考，如此才能確保檔案管理工作不斷提升、更好地為社會(huì)大眾提供服務(wù)。

于此，檔案管理過程中的“人性化”實(shí)踐，必須堅(jiān)持人性化和科學(xué)化的相輔相成，人性化是對(duì)內(nèi)部資源的進(jìn)一步整合、是充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性的基礎(chǔ);科學(xué)化則為檔案管理制度的生成和發(fā)展方向的界定提供參考，是檔案館生存的重要條件。要想實(shí)現(xiàn)這種整合，需要做到：

首先，在檔案管理過程中要融入嚴(yán)格的保密機(jī)制。因?yàn)闄n案館所保存的檔案往往涉及國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密及公民的隱私，一旦出現(xiàn)泄露問題，后果和損失無法估量，因此有必要對(duì)檔案管理所涉及的各項(xiàng)操作進(jìn)行嚴(yán)格界定，對(duì)出借和調(diào)閱的權(quán)限進(jìn)行明確說明，嚴(yán)禁任何模糊地帶、混淆說辭。與此同時(shí)，對(duì)保密機(jī)制的設(shè)置，也要融入人性化的要素，在對(duì)權(quán)限進(jìn)行說明時(shí)，必須考量到不同服務(wù)對(duì)象、盡可能多的可能性。

其次，即便內(nèi)部人員使用檔案也需要執(zhí)行嚴(yán)格的流程，在設(shè)定流程和權(quán)限后，只有申請(qǐng)獲批，才能進(jìn)行后續(xù)的借出和調(diào)閱工作。而從人性化角度進(jìn)行考量，可以對(duì)內(nèi)部工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的分類，并設(shè)置統(tǒng)一的內(nèi)部檔案對(duì)接部門，由其統(tǒng)一負(fù)責(zé)內(nèi)部檔案接待工作。

3 結(jié)束語

總而言之，“人性化”意味著一切從“人”的角度出發(fā)進(jìn)行檔案管理，這里所謂的“人”既包括從事檔案管理工作的、檔案館內(nèi)部的工作人員，也包括來到檔案館調(diào)閱檔案的服務(wù)對(duì)象，“人性化”的最終目的就是為了讓管理者和使用者雙方都能獲得良好的體驗(yàn)。從長遠(yuǎn)來看，“人性化”管理并不意味著對(duì)傳統(tǒng)的、科學(xué)式、規(guī)則式管理方式的摒棄和背離，相反將二者深度結(jié)合，能夠推進(jìn)檔案館的檔案管理工作走向更加理性、人性的境地，也為其創(chuàng)新發(fā)展提供了更為豐富的路徑。不過對(duì)于進(jìn)行管理改革和創(chuàng)新的工作人員而言，其要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，從不斷變化的外部環(huán)境出發(fā)，以動(dòng)態(tài)的視角來處理問題，以發(fā)展的態(tài)度來創(chuàng)新管理。

參考文獻(xiàn)

[1]孫桂平.以人為本，個(gè)性管理——試談檔案館管理人性化[J].呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報(bào)，2018（01）：43-45.

[2]蔣平莎.以人為本與檔案的人性化管理[J].蘭臺(tái)世界，2017（S2）：28.