事業單位檔案管理工作存在的問題與對策探索

董乃源

摘 要：檔案管理是一項復雜的系統工程，不僅僅關乎檔案保存的安全性、規范性和保密性，而且直接影響到事業單位工作開展的效率、水平和質量，甚至影響到各項工作決策的實施，從這個角度來看，提升事業單位檔案管理水平具有較強的緊迫性。本文主要就事業單位檔案管理工作的意義、問題入手，嘗試探索事業單位檔案管理工作的新路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;存在問題;對策;探索

檔案是事業單位有效開展各項業務工作，為科學決策提供數據參考和提供公共服務的重要載體和媒介，檔案管理的水平和質量直接影響到事業單位整體工作水平和工作質量，是事業單位不可忽視的重要工作之一。當前，事業單位檔案管理工作水平不斷提升，但是也存在一些亟待解決的問題，比如重視和認知不足、檔案管理質量不高、檔案人才責任意識不強、檔案信息化水平有待提升等，需要事業單位不斷強化檔案管理的認知和重視程度，制定有針對性的措施，及時加以解決。

1 提升事業單位檔案管理水平的現實意義

1.1 有利于事業單位各項業務工作的開展

作為事業單位來講，一般都具有公共事務管理的某一方面職能，比如教育部門、人事部門、工商部門等等，這些事業單位業務工作的開展和實施，與本單位的檔案資料密不可分。通過對這些檔案資料進行科學化的管理和使用，事業單位可以更好地履行所承擔的職能和職責。比如，教育部門就要做好學生和教師檔案的管理，通過這些檔案資料，才能履行招生考試等各項具體職能，因此，加強事業單位檔案管理對事業單位工作開展來講非常重要。

1.2 有利于保障特定群體的切身利益

作為事業單位來講，它管理和使用的檔案資料，往往與檔案的所有者自身利益息息相關，比如學生檔案、人事檔案、房屋檔案等等，一旦這些檔案的管理和使用出現漏洞和不規范的環節，將會直接影響到檔案資料所有人的切身利益，而對于一些歷史檔案資料來講，一旦發生毀壞和遺失，則是不可彌補的。因此，加強事業單位檔案管理對保障人民群眾的切身利益也是至關重要的。

1.3 有利于事業單位進行科學規范決策

對于一些具有特定職能的事業單位來講，比如統計部門、審計部門、衛生部門來講，通過獲取和分析特定人群的數據資料，可以對某一項特定工作措施進行科學的評估和判斷，對后續工作的開展具有明顯的參考作用。一旦檔案資料的使用、采集和管理存在不規范的問題，導致檔案資料失真、遺失，也就無法給事業單位進行工作決策提供必要的參考和借鑒，也會在很大程度上影響事業單位工作措施的制定和實施。

2 事業單位檔案管理工作中存在的不足和問題

2.1 對檔案管理工作重視和認知存在偏差

一些事業單位的管理者對檔案資料和檔案管理工作的重視和認知不足，有的認為檔案資料就是用來保存的，只要加強硬件設施建設，保證檔案資料安全性和保密性即可，不必對檔案資料進行科學化的管理。有的事業單位因為自身規模、經費、人員等方面的不足，往往造成對檔案管理工作不重視，造成檔案管理的資源不足，硬件設施建設滯后，給檔案管理工作造成了一定的阻礙和影響。

2.2 檔案管理人員素質亟待提升

目前，事業單位檔案管理工作人員的素質和責任意識存在很大的差距，一方面，檔案管理方面的專業人才相對較少，大多數都是由其他專業的人員兼任，缺乏檔案管理的專業知識，造成檔案管理存在諸多不規范的環節。另一方面，由于事業單位對檔案管理工作不重視，管理人員也存在責任意識不足的問題，對檔案資料的處理和管理存在很大的隨意性，加之考評管理存在漏洞和空白，造成了工作意識和責任意識嚴重滯后。

2.3 檔案管理制度規范程度不高

需要看到的是，事業單位檔案資料不僅僅具有較強的不可復制性，而且具有較強的保密性，一旦管理不規范，很容易造成重要檔案資料的泄密和遺失，會造成不可彌補的損失。而一些事業單位檔案管理的規范化程度不足，有的缺乏有效的管理制度，有的管理制度缺乏操作性，有的管理制度滯后，有的管理制度落實不到位等等，這些因素都給事業單位檔案管理水平提升造成了嚴重阻礙。

2.4 檔案管理的信息化程度不足

隨著信息化和網絡化技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸向信息化、智能化方向發展，這對事業單位檔案管理信息化建設提出了更高要求。從目前的情況來看，事業單位檔案管理的信息化水平仍然不足，有的單位缺乏信息化的硬件設施，有的單位對信息化檔案的錄入存在一定的隨意性，造成檔案信息化管理的部門化傾向較為嚴重，各個事業單位的檔案資料往往不能共享和兼容，這也使檔案管理的效率和質量大打折扣。

3 事業單位檔案管理工作的有效路徑

3.1 不斷提升對檔案管理工作重視和認知程度

針對在檔案管理方面存在的認知和重視方面的短板和誤區，事業單位管理者必須要加強對檔案管理工作的學習和探索，從提升事業單位工作科學化水平的高度認識檔案管理工作，成立檔案管理工作小組，委派分管領導加強檔案管理，定期開展檔案工作檢查。要不斷加強對檔案管理的硬件設施投入，通過建立標準化的檔案室、配齊配強保密安全設施等方面入手，不斷提升事業單位檔案管理工作的安全化、科學化、規范化水平。

3.2 不斷加強對檔案管理人員的培訓

要從思想意識和能力素質兩個方面入手，提升檔案人員的整體水平。一方面，要做好檔案管理人員的思想動員工作，通過檔案管理專業化培訓等方式，進一步提升檔案管理人員的專業化知識水平和能力，強化檔案管理人員的責任意識和安全意識。另一方面，要加強對檔案管理人員的關心和關注，通過建立完善的考核評價機制，不斷對檔案管理工作水平進行量化考核，通過有針對性的激勵制度，進一步激發檔案管理人員的主動性和創造性。

3.3 不斷提升檔案管理的制度化和規范化程度

一要提升檔案管理的制度化水平。要立足本單位業務檔案資料的特性，建立有針對性的管理制度，進一步明確檔案資料的管理流程、步驟和規范，讓檔案管理工作有章可循，有據可依。二要提升規范化程度，通過帶領檔案管理人員到先進地區學習考察等方式，進一步借鑒先進地區和上級部門在檔案管理方面的先進經驗和做法，充分結合本單位實際，進一步堵塞檔案管理存在的不足和漏洞，持續提升檔案管理水平。

3.4 不斷提升檔案管理的信息化水平

為更好地應對檔案資料的信息化趨勢，事業單位要逐漸提升檔案管理的信息化水平。一方面，要不斷加強硬件網絡建設，通過搭建本部門檔案管理專用網絡和軟件系統，進一步實現本系統檔案管理的信息化和高效化。另一方面，要主動按照檔案管理相關法律法規和實際工作要求，主動提升檔案資料的兼容性，讓本單位的檔案資料與其他各部門的檔案資料實現資源共享，進而有效增強檔案資料利用的價值和效率。

綜上所述，做好事業單位檔案管理工作，有針對性的解決存在的不足和問題，是事業單位必須要重視和解決的重要問題。事業單位要從各自的職能和業務工作入手，深入探索檔案資料的特征和管理規律，制定有針對性的管理措施和制度，不斷提升從業人員素質能力，持續推動事業單位檔案管理工作再上新水平。

參考文獻

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