數字化檔案在檔案管理工作中的作用

摘 要：隨著新時代中國特色社會主義現代化事業走向深入和信息科技的迅猛發展，大數據覆蓋面不斷擴大，檔案管理軟件系統的不斷開發、電子文檔大量生成，檔案的數字化建設和管理，成了檔案工作中的一個新課題，已成為檔案開發、利用和管理的發展趨勢。與此相適應，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質文本，正在經歷一場由紙質向數字化轉變的變革，數字化檔案應運而生，數字化檔案的建設和管理隨之提上議事日程。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對數字化檔案在檔案管理工作中的作用提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：數字化;檔案管理;作用

信息化時代下，企業應該將現代化信息手段應用在日常的經營管理活動當中，比如說可以在檔案管理工作中應用數字化技術，這樣才能夠促進企業更快更好的發展。傳統的檔案管理方式需要消耗很多人力，但是將數字化檔案應用在檔案管理工作中就可以實現檔案管理的信息化、智能化，提高檔案管理工作的效率和質量。

1 檔案管理的概念

隨著辦公自動化流程不斷深入，大數據時代的到來，使用類型紙載體記錄歷史痕跡的機會越來越少。隨著計算機越來越普及和大量生產電子文檔，數字文件成為文件系列的新成員和主力。檔案本身就是由各種信息匯集而成的，因此將原有檔案轉變為數字化檔案時應該先了解檔案當中的具體信息，并對信息進行科學合理的處理，這樣就能夠使檔案信息和社會信息融合在一起，實現檔案管理的信息化。數字化檔案與生俱來的操作簡便、使用成本低、工作效率高等優勢必將受到管理者和使用者的青睞，其先進的管理應用系統必將成為各行各業信息化建設的重要組成部分。因此，加強數字化檔案研究，開發數字化檔案管理技術，發揮數字化檔案應有的作用已成為必然趨勢，不但必要而且可行。

2 數字化檔案在檔案管理工作中的作用

2.1 有利于提高檔案管理的效率和質量

當今，計算機越來越普及，讓我們的生活變得更加簡單快捷，比如說我們想要查什么資料的話就可以直接在電腦上查，不用再去翻閱各種書籍，提高了我們的辦事效率和質量。同理，將數字化檔案應用在檔案管理工作當中也能夠提高檔案管理工作的效率和質量。實行數字化管理也就是通過計算機對檔案進行管理，能夠有效提高信息的處理效率。利用計算機能夠存儲大量的數字化檔案，可以節省很多空間，也不用再通過人工對檔案進行分類，減少了人工管理出現的錯誤，因此應用數字化檔案能夠提高檔案管理工作的效率和質量。

2.2 更好地保護了檔案原件，降低了檔案利用的勞動強度和成本

通過檔案數字化，將傳統的檔案對象轉化為數字檔案信息，開拓了檔案數字化管理新形式，極大地減少了檔案原件的使用頻率，使檔案原件得到了更大程度的保護。檔案數字化使查詢利用檔案資料變得非常方便快捷，免去了利用檔案資料時提調檔案、出入庫和統計時逐件逐頁清點檔案的煩瑣，減少了因反復打印復印造成的紙張浪費和人力浪費，有效降低了檔案工作的勞動強度。

2.3 數字化時代的檔案編研工作形式或更加靈活多樣

較之實體檔案，數字化檔案資源無論在查找、整理、利用、傳播等方面都有得天獨厚的優勢。作為檔案利用的重要環節，編研工作在形式上也將更加靈活高效。館際間合作編研，以網絡平臺為基礎的社會化編研，利用大數據分析、量化研究、人工智能等先進技術開展的新形式的編研等，都已經或即將成為可能。

2.4 促進了檔案館轉型升級

檔案數字化促進了檔案工作由傳統的管理、利用模式向現代的管理、利用模式轉變，使檔案館實現了真正意義上的現代化。目前，檢驗一個檔案館是否實現現代化轉型，關鍵要看其傳統載體檔案是否較高程度地完成了數字化、是否通過網絡提供利用、能否提供系統檢索和實現社會共享。

3 實現數字化檔案的措施

將紙質檔案變成數字化檔案有非常重要的意義，但也不是一件簡單的事情，因此應該采取一些措施實現數字化檔案。

3.1 樹立數字化檔案管理意識

為了提高檔案管理現代化水平，迎合信息化時代的發展需要，首先要堅持理念先行的原則，將樹立數字化檔案管理意識作為基礎。充分認識檔案管理數字化建設的必要性與重要價值，增加對檔案管理技術與設施設備等的投入，為數字化建設提供必要的物質條件。所有工作人員都在檔案管理數字化建設方面發揮著不可忽視的作用，所以要做好數字化檔案管理思想的宣傳，大家意識到檔案數字化的諸多便利和優勢，增強對數字化檔案的管理與利用意識，為數字化檔案管理的落實提供良好環境。

3.2 推動檔案資源信息共享

目前，全國副省級市以上檔案部門基本能夠通過局域網、政務網、互聯網“三網”平臺開展電子檔案信息服務，許多地市級和縣區級檔案館建成局域網平臺或啟動了局域網平臺建設，大多數縣區級以上檔案館都在互聯網上擁有網站或主頁，以開展不同程度的檔案查詢利用服務。一些地方建立了區域性的檔案數據中心，進行“一站式”的遠程查詢利用。長三角區域民生檔案共享查詢機制取得了很好的實際應用效果。

3.3 提升檔案信息的利用率

在完成檔案數字化建設之后，應該構建一個數字化檔案數據庫，將數字化檔案數據庫進行共享，讓企業有需要的員工都能夠通過數字化檔案數據庫查詢所需資料和信息。此外，也不要對檔案查詢進行時間以及地點的限制，要做到讓員工隨時隨地都能查詢檔案信息，這樣可以有效提升檔案信息的利用率，讓數字化檔案充分發揮作用，還能夠提高員工的工作效率，促進企業的發展。

3.4 建立全程控制系統

要使數字文件標準化，必須構建管理過程的完全控制系統。流程控制使您能夠控制結果，就像在從文檔創建到存儲到處置的整個生命周期中管理紙面文檔一樣。由于流程的控制能力和流程控制反饋周期較短，因此從數字文件的形成開始控制，每個特定的管理內容（如形成、流、收集、整理、存檔和利用）都將用于整個流程監控。管理的起點將提前到數字化文件的初始形成階段，根據一致的規范和標準重組業務和流程，從而將文件流程和業務流程有機地融合在一起。在文檔數字化的全過程管理過程中，必須對機構內每個部門生成的文檔數字化進行集成式集中注冊，并對文檔進行分類。數字文件管理系統還必須支持機構的文件管理和業務流程，以確保數字文件完整、安全、準確和系統，同時確保文件操作和業務流程的安全、無縫和效率。

4 結束語

檔案數字化和電子檔案管理是檔案部門順應時代潮流、緊跟時代步伐的重要舉措，將進一步推動社會進步與人類文明發展。中國檔案同行愿同全球檔案機構和檔案工作者進一步加強聯系，攜手為人類記憶的可持續發展和構建人類命運共同體貢獻自己的經驗和智慧。

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作者簡介

徐菲（1984-），女，河北唐山，大學本科，館員，研究方向：企業檔案。