檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

王芳

摘 要：隨著社會經濟的發展和人民生活水平的不斷提升，社會對醫院也提出了更嚴格的要求，檔案管理是醫院工作的一部分，保存著醫療、醫院經營、科研成果等資料數據，一定程度地影響著醫院的工作運轉和相關政策制定，可以說是醫院正常維持工作的基礎。而在當前萬物更新的時代，檔案管理模式也面臨著更現代化、要求更高的挑戰，只有緊隨時代步伐，對傳統的管理模式進行改革創新，才會使得檔案管理更高效、優質地服務于醫院。基于此，本文將從更長遠的角度出發，提出關于檔案管理模式的改革建議，以及指出現今檔案管理模式中存在的問題。

關鍵詞：檔案管理;醫院;模式改革

醫院作為社會公益機構，其檔案對于醫院、社會都有著重要的價值，在醫院運行過程中，檔案提供著醫院持續發展、工作所需要的資料，檔案的管理不當或者低效或多或少都會影響到醫院的正常運行秩序;對于社會而言，檔案記錄著患者的就醫信息，與公眾利益息息相關，間接影響著社會秩序的穩定與和諧。隨著互聯網時代的到來，傳統的檔案管理模式已經顯得效率低下，為了不影響檔案作用的正常發揮，對管理模式的改革是十分必要的，相信革新后的檔案管理模式會更高效地發揮其價值。

1 當前檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全

目前，大部分醫院已經形成了符合本院特色的檔案管理制度，但總體來說，還是停留在初始階段，并沒有將檔案管理的工作深入開展下去，許多醫院存在檔案管理制度不健全、管理標準不統一、管理行為不規范的問題，導致工作人員效率低下、工作態度怠慢。除此之外，在檔案記錄工作上，有部分醫院還停留在原始的記錄模式上，在信息技術飛速發展的時代，理應利用這一方式來改善記錄方式，傳統的檔案記錄過程中，存在著字跡潦草、抄寫失誤、難以辨認內容等問題。在檔案歸檔、儲存、調用上，尚未建立統一規范的管理秩序，導致在檔案使用過程中效率低下[1]。

1.2 檔案管理意識欠缺

盡管在時代發展潮流下，醫院規模不斷擴大、醫療技術不斷進步、醫療設備不斷更新，但是在檔案管理工作上，似乎沒有與時俱進的發展，許多醫院對于檔案管理的重要性和價值認知上仍然停留在過去，檔案管理的隱秘性、不實用性使得其沒有獲得相應的重視，導致檔案管理工作人員也出現散漫、懈怠的工作態度。有調查顯示，檔案管理工作人員對于相關法律不甚了解，專業知識、技能缺乏，甚至出現操作不當、對檔案任意修改的情況，這與缺乏檔案管理意識也不無關系。總而言之，檔案管理意識的缺乏對于這一工作而言，具有相當負面的影響。

1.3 檔案管理人才缺乏

目前，在許多醫院的檔案管理工作中，這一職位并沒有配備相應的專業人才，而是由醫院的其他工作人員來兼任，由于工作人員對于檔案管理知識的缺乏，導致管理工作效率低下、工作質量差勁，管理工作僅僅處于收集檔案等初級階段，管理進度參差不齊。此外，醫院的流動人數較多，面對不斷積累的患者檔案數量，為數不多的檔案管理人員難以應對這樣的工作量，加上管理工作缺乏規范、統一，經常出現歸檔遺漏、錯誤的問題，很大程度上降低了工作質量[2]。

2 檔案管理模式改革的具體措施

2.1 提高檔案管理工作意識

要促進檔案管理模式改革，首先要加強醫院、各部門、工作人員對這一崗位的重視程度。在醫院里，檔案記錄著多方面的重要信息，在關鍵時刻為決策提供數據支撐。設備檔案記錄著設備的操作步驟及電路等資料，并且設備的運行狀態、維修過程及保養情況都記錄在檔案中，在醫院進行設備購置、處理時，便可將這一檔案作為重要參考信息，從而幫助醫院做出設備方面的處理和決策;人員檔案記錄著醫護人員的資料，及時更新著人員調動情況，這樣可以在關鍵時刻有效分配人力資源;藥物檔案記錄著醫院龐雜、種類眾多的藥物信息，檔案記錄一定程度上避免了出現藥物丟失、缺少等問題，可以及時地為醫院采購、盤查藥物提供信息支持[3]。總之，檔案信息的管理難度及其重要作用都需要醫院加強這一方面的工作，提升醫院及相關員工的檔案管理意識。

2.2 健全檔案管理制度

在健全檔案管理制度上，需要醫院領導及各級管理人員的共同努力和行動。首先，醫院相關人員應該各司其職，明確工作職責界限，由專業人員負責檔案管理各個環節的工作，在收集檔案信息、接收歸置檔案、保管等方面分別安排不同的專業人員進行管理，做到職責分明;其次，為了保證檔案的真實性，在經各部門審核后，檔案必須密封蓋章，交由專業人員保管;最后，各個環節的工作人員應負起責任，但凡發現檔案未經批準隨意改動等問題，嚴格追究相關人員的責任[4]。

2.3 促進檔案管理信息化

隨著互聯網技術的發展，信息化已經滲入到了社會的方方面面，而在醫院中，檔案數量、種類的不斷增多，引入互聯網技術，可以使得檔案管理工作更加高效、輕松。在促進檔案管理信息化上，醫院及相關人員要及時更新檔案管理模式，對信息化檔案管理的高效性有所了解，掌握信息化管理的步驟和相關知識，從而減輕工作壓力，提高工作效率。另一方面，為保證檔案信息化管理的順利實施，要做好相應的軟件系統配置，做好維護和備份工作。

2.4 提升檔案管理人員專業素養

為了提升檔案管理人員的專業素養，培養一支優秀的檔案管理團隊，醫院需要加強對工作人員的培訓力度，一方面要加強檔案管理人員的工作意識，改善其工作態度，另一方面要根據本院工作人員的工作能力和水平，有針對性地安排技能、知識培訓，使檔案工作人員可以在管理上有更先進的工作方法、更高效的工作水平。此外，隨著檔案管理信息化的深入，醫院也要引入一些具有信息技術水平的專業人才，為檔案管理人員提供信息化技能培訓，從而提高檔案管理團隊的綜合能力和素質。

3 結束語

檔案管理是醫院工作中重要的一部分，一定程度上影響著醫院的正常運轉，而隨著時代的進步和管理工作的日益繁重，對其進行改革已是必須的。本文主要從檔案管理體制、工作人員素質以及管理意識等幾個方面來分析，提出了其中亟待改善的地方并且提出了相應的解決方法。相信隨著醫院對檔案管理工作的不斷改革，檔案管理工作會更加高效地進行下去。

參考文獻

[1]梁天珍.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].中國衛生產業，2018（27）.

[2]黃靖寧.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究[J].智富時代，2018（7）.

[3]楊麗萍.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探析[J].辦公室業務，2019（9）.

[4]陳婷.淺談檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用[J].辦公室業務，2019（5）.