核電企業歸檔文件整理的現狀問題及措施

劉彥君

摘 要：隨著我國社會的不斷進步與發展，企業的歸檔文件整理工作也被企業所重視，這也對整理歸檔的實際工作提出了更高的要求。文件是檔案是前身，檔案是文件的歸宿，將文件變身檔案的過程中文件的整理起到了至關重要的作用，歸檔文件的整理質量直接決定著最終檔案質量，影響著檔案是否能充分有效地利用。本文就目前核電企業的歸檔文件整理工作存在的問題以及加強核電企業檔案整理工作的措施做出了詳細的論述，并且還說明了核電企業歸檔文件整理遵循的原則，供相關部門參考借鑒。

關鍵詞：核電企業;歸檔文件;整理改革

1 核電企業歸檔文件整理存在的問題

1.1 存在文件收集不全，記錄不完整現象

在建設期間，因為整個施工過程主抓的是進度、安全、質量，對于資料的整理問題卻沒有重視起來，會出現直到工程臨近結束時才開始整理資料的情況，但是在這時整理起來就比較困難，會因為一些施工人員，在完成個人負責的工作后己撤離現場，一旦缺少相應資料，后人無法處理或根本找不到原始文件的現象，從而導致一些文件的缺失，且無從追索，造成文件收集不全。在運營維修間段也同樣會出現類似的問題，因協作單位人員流動變化大，一但參與工作的相關人員離職，對于還沒及時整理歸檔的文件，如出現遺漏簽字的現象就無法彌補，這就在很大程度上造成了收集的資料記錄不完整的現象。

1.2 人員重視度不夠，檔案意識不足

核電企業在建設、運營維修期間參建及協作單位眾多，來自不同的國家及地區，各單位的管理水平高低不同，對文檔管理水平更是參差不齊。部分人員存在重工程輕檔案的意識，缺乏對檔案重要性的認知，導致歸檔文件不能及時的形成及移交，增加檔案人員收集整理的難度及延長了歸檔的時間，無法按時完成整理歸檔。

1.3 文件提交及問題整改不及時

文件提交不及時，如在運營維修期間部分由協作單位編制產生的完工歸檔文件，由于工程師重點關注的是現場的維修工作，對完工歸檔文件提交不夠重視，會有文件提交不及時的現象，由于拖延提交，在整個歸檔計劃時間內，留給檔案人員整理審查的時間就非常緊迫，易造成無法按期歸檔的情況。問題整改不及時，檔案人員在對歸檔文件進行全面的審查之后，對于需要整改的文件協作單位會出現整改時間過長的情況，主要因文件的修改簽字要當時負責的工程師本人進行，而他們一般忙于現場工作，從而不能及時進行整改，延長整改時間。參建及協作單位不能按時向檔案人員移交歸檔文件、文件質量不高整改不及時，增加了檔案人整理的工作難度及影響了最終歸檔工作的進度。

2 核電企業歸檔文件整理遵循的原則

2.1 全面性、完整性原則

核電企業在工程建設、生產運營期間會產生大量的需要歸檔保存的各類型文件，這就要求歸檔文件的整理要保持很好的全面性和完整性，在每個階段都要給予細致的監督管理，更為全面的收集相關的信息，首先應該保證歸檔文件數量的齊全，防止在某個階段和某個內容上存在缺失的現象，另外就是要保證歸檔文件的完整性，避免出現人為的遺漏或者缺少，減少文件管理時可能出現的雜亂的現象，強化對文件整理的程序化和規范化的操作管理，讓其更加的科學合理，更好地為企業的發展服務。

2.2 真實性、準確性原則

只有歸檔文件真實、準確，才能如實的反映出核電企業在工程建設、生產運營和經營管理活動中的歷史全過程。

2.3 系統性、有效性原則

系統性、有效性是進行檔案管理工作的出發點和根本的目的，在核電企業每天產生的需歸檔文件數量眾多，如在整理時沒有系統性的將相關聯的文件整理在歸檔一起，日后參考使用時會增加查找的難度及花費大量的時間。

在歸檔文件整理過程中只有嚴格遵循：全面、完整、真實、準確、系統、有效的原則，才能確保后續檔案有效發揮其憑證作用及參考利用價值。

3 加強核電企業歸檔文件整理工作的措施

3.1 加強文件整理的宣傳力度

加強核電企業文件整理的宣傳力度，可利用企業網頁、微信公眾號、雜志、檔案日宣傳等形式進行宣傳，可以先從個人辦公文件資料的整理開始，使人們逐步形成習慣，營造一種人人都需要整理文件、重視文件整理的氛圍。

3.2 建立培訓機制

定期對內部及協作單位檔案人員組織培訓、經驗交流反饋活動，強化人員業務知識，加強各方工作交流，分享工作經驗及心得，提高檔案人員的綜合業務技能及工作效率。對協作單位兼職檔案人員不定期組織考試，從而促使相關人員增強檔案意識。

3.3 制定程序規范流程

制定歸檔文件整理相關規定，規范整理流程及內容，并根據實際情況定期對規定進行升版完善。協作單位人員可依據規定對擬歸檔文件先行自查，避免移交后的大批量退件整改。檔案人員也可參規定對照整理審查歸檔文件，預防對參考檢查項的遺漏。做到將歸檔文件整理的每項工作科學化、規范化。

3.4 制定歸檔計劃，嚴控歸檔進度

根據各參建單位及協作單位參與工程項目計劃，每年初組織各單位報送本單位年度內計劃歸檔文件的歸檔計劃進度表，由核電檔案人員每月定期進行歸檔計劃實施跟蹤，對超期情況予以通報。

3.5 建立考核機制

將歸檔文件的提交進度及文件的質量情況納入考核機制，建立詳細的考核條款，以考核的形式促使各參建單位、協作單位及人員提高對歸檔文件的重視，從而督促各方切實認真履行各自的職責，有效提高各類歸檔文件的質量。

4 總結

核電行業的敏感性決定了核電企業的特殊性，正是基于這種特殊性，核電企業對文件的歸檔有著嚴格的要求，高質量的歸檔文件即是為核電站的安全可靠運行提供堅實的依據，也是更好的為我國核電技術發展儲備參考資料，因此核電企業的歸檔文件整理工作對于核電站項目安全順利的建設或者安全高效可靠的運營都產生重要的意義。目前在其整理中還不可避免的存在著一些問題，這就需要企業要采取必要的措施，重視文件整理工作的開展，加強該方面人員的培訓工作，從而提升歸檔文件整理檔案人員的綜合能力，保證文件整理工作的科學化和規范化，提高檔案整理的效率，更好的提高文件歸檔文件的質量。

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