事業單位綜合檔案管理的創新改革

周亞君

摘 要：綜合檔案管理一直以來都是事業單位管理工作的重要組成部分，保障管理檔案信息的完整性與準確性是管理工作目標所在，管理效果不斷提升對事業單位綜合發展具有推動作用。現階段我國事業單位在綜合檔案管理方面依然存在一些問題，嚴重制約、影響事業單位綜合檔案管理水平。對此，本文分析當前事業單位綜合管理現狀及潛在問題，并提出創新改革措施，希望能夠推動我國事業單位健康、良性發展。

關鍵詞：事業單位;綜合檔案管理;創新改革

綜合檔案管理是對事業單位相關檔案文件信息進行全面化的管理，利用檔案作為決策發展參考依據，服務支撐相關工作地開展。綜合檔案管理工作內容比較復雜，涉及各方各面，如檔案收集、整理、保管、編輯以及統計分析等，在面對大量檔案文件材料時采取集中化、系統化的綜合檔案管理方式，能夠有效應對管理過程中存在的問題，從而充分發揮事業單位綜合檔案管理的作用與優勢。

1 事業單位綜合檔案管理現狀

事業單位不同部門每天都會產生大量的檔案材料，而綜合檔案部門的職責就是對這些檔案材料進行有效的整理與保管，為事業單位各項工作的有序開展提供參考資料和重要憑證。但事業單位屬于服務型社會組織機構，不以盈利為目的。所以綜合檔案管理也不會直接產生財富價值，也就意味著綜合檔案管理效果不能在一朝一夕內完全體現，是一項漫長的過程，也就很容易被事業單位忽視[1]。加之綜合檔案管理工作比較復雜，不是獨立存在的個體，需要各方面資料人群的配合，所以會受到各種不確定因素的影響。

2 事業單位綜合檔案管理的潛在問題

1）管理意識淺薄。管理人員檔案管理意識淺薄是事業單位綜合檔案管理的通病，管理人員對檔案信息重視程度不夠，直接造成檔案文件不能及時收集整理、不同種類的檔案材料無法有效分類、亂七八糟的編目無法便捷查閱利用等等問題。綜合檔案管理過程中，各管理環節之間銜接度不高，檔案管理缺乏連貫性，綜合檔案管理作用難以發揮。既影響事業單位綜合檔案管理效果，阻礙事業單位發展，還在一定程度上對現代社會建設水平發展產生不利影響。

2）管理制度不完善。管理意識淺薄，人員檔案管理重視度不高，還體現在缺乏完善的管理制度方面。雖然有部分事業單位建立管理制度，但在實施與執行上力度不夠，過于形式化、表面化[2]。有的檔案室隨著檔案數量不斷增加，儲存空間已經告急，出現檔案堆積如山的情況，工作量巨大，綜合檔案管理人員的耐心與信心受到極大考驗。一些特殊檔案材料，如外借檔案資料，如果檔案人員無法及時跟蹤追回，通常出現檔案歸還遙遙無期、有借無還的現象，甚至有人擅自更改檔案內容，檔案可靠性與真實性大大降低。

3）資源開發利用不足。事業單位檔案管理人員素質不高，在自身意識局限下，無法充分挖掘、開發利用綜合檔案資源，目光僅僅局限于對綜合檔案的采集、整理、保管等方面，綜合檔案資源開發利用意識不夠，使得綜合檔案利用價值大大降低[3]。

4）綜合檔案管理設施不足。事業單位綜合檔案管理離不開軟硬件管理設施的支撐，它們是保障綜合檔案管理工作順利開展的物質前提。但由于長期受到落后思想觀念、管理理念以及管理方法的影響，事業單位綜合檔案館里基礎設施投入建設力度不足，具體表現在檔案室年久失修;室內簡陋、空氣流通不暢;危險物品隨意放置等，這些問題的存在嚴重危害檔案材料。計算機信息化網絡基礎設施建設是事業單位綜合檔案管理未來發展方向，但事業單位在基礎設施建設方面投入力度和重視程度明顯不足，阻礙事業單位綜合檔案管理數字化、信息化建設發展，事業單位綜合檔案管理效率遲遲無法提升。

3 事業單位綜合檔案管理創新改革

1）強化檔案管理意識。強化管理意識，有助于提高事業單位綜合檔案管理效率和質量，提升服務水平。首先要提升領導的重視程度、管理意識，領導起帶頭作用，激發管理人員工作積極性，在檔案管理中始終保持積極的態度，確保工作效率和質量[4]。管理人員同心協力，才能進一步推動綜合檔案管理創新改革的腳步，轉變傳統落后管理思想觀念。同時，建立完善的檔案管理工作制度和管理體系，約束每項管理工作，強化工作規范性。具體操作為：根據現有內部崗位設置情況，明確檔案管理部門各崗位職責與義務，優化制度，還可借助現代數字技術，幫助管理人員更好的管理檔案資料;借鑒成功事業單位綜合檔案管理經驗，結合自身實際情況，創新檔案管理制度內容，提高自身管理能力。

2）實現檔案信息共享。我國大多數事業單位的性質是相同的，存在很多相同之處，在信息方面可實現互相使用、資源共享。因此，事業單位之間必須創新信息傳輸渠道。同類型、同地區事業單位可建立資源共享平臺，建立共享體系，通過目錄形式整理收集所有檔案信息[5]。另外，還可利用互聯網實現數據化操作，從而進一步提升事業單位服務能力。

3）完善綜合檔案管理基礎設施。事業單位要加大對綜合檔案管理基礎設施建設的投入力度，充分認識到綜合檔案管理對事業單位總體發展產生的作用，加大基礎設施建設資金投入，創造良好工作環境與工作條件，充分挖掘、開發利用檔案資源，提升檔案資源利用價值。建立完善的管理制度與管理體系，保障檔案室儲存環境，之后要加強監督管理力度，針對違反制度規范的行為一定要給予嚴厲的懲罰。如綜合檔案資料丟失、盜竊、私自更改、轉讓等不良行為，一旦發現必須追究責任。加強監督管理，避免信息泄露，事業單位使用一些先進的監督設備對管理工作、檔案室等進行實時監管，安裝數據分析軟件、監視器、攝像頭等，全面化、全覆蓋監管，杜絕不良行為，保證綜合檔案完整性、真實性。

4）人力資源優化創新。管理人員素質高低直接影響綜合檔案管理水平高低，二者息息相關，相輔相成。事業單位要為管理人員提供專業化的培訓教育，讓管理人員對檔案管理制度、管理體系有全面的了解，才能保證自己在實際工作中嚴格按照規定程序開展相關工作。除此之外，事業單位還要積極引入新型檔案管理模式，解決并改善綜合檔案管理工作中的問題與不足[6]。事業單位招聘綜合檔案管理人員時要對其進行審核，聘請專業相關、業務能力強、綜合素質高的人員，才能保證綜合檔案管理效果，提高事業單位管理水平。

事業單位可建立一支綜合素質高、具有豐厚檔案學基礎知識、熟練操作計算機信息化技術、適應能力、創新能力強、滿足時代發展需求的專業管理團隊，確保事業單位綜合檔案管理創新改革順利進行。

4 結語

總之，事業單位綜合檔案管理的創新改革，要基于自身實際工作情況，借鑒成功管理經驗，找尋最合理的改革對策，創新實踐，以完善檔案管理制度、解決管理問題為目的，實現資源共享，加強監督管理，完善綜合檔案管理基礎設施，提升綜合檔案管理現代化水平。如此一來，事業單位綜合檔案管理工作才能有序開展，管理效率不斷提升。

參考文獻

[1]王海燕.新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探[J].卷宗，2019，（22）：72.

[2]李薇.事業單位改革與人事檔案管理的創新[J].蘭臺內外，2015，0（6）.

[3]吉容達.淺析事業單位檔案管理現狀及創新對策[J].區域治理，2019，（9）：125.

[4]張立志.試論事業單位改革與人事檔案管理的創新[J].卷宗，2018，（25）：76.

[5]王春陽.淺談事業單位檔案工作的創新[J].科技展望，2017，27（12）：246.

[6]孫水來.論檔案管理的開拓新思路[J].卷宗，2017，（29）：21-21.