淺析檔案管理工作的重要性及策略

王金花

摘 ?要：檔案管理工作具有專業性和機密性，檔案中包含了員工的個人信息，通過對個人信息的有效整理，能夠幫助企業對員工的信息進行快速了解和查找，有利于人力資源的合理利用和分配。檔案管理工作的水平，能夠對單位和企業的管理水平進行衡量，為單位或企業提供必要的參考資料，幫助企業的運營發展。檔案是各個組織在以往的各種活動中直接形成的具有完整記錄作用的一種固化信息載體，也可以將其解釋為“再現歷史真實面貌的，由文字、圖表、聲像等方式構成各種原始材料。”在新時期的檔案管理的過程中，做好檔案工作，使其成為一種具有價值的資源，是當前檔案管理工作的重點。

關鍵詞：檔案管理;重要性;策略

引言

檔案管理對企業的發展是非常重要的，能夠影響企業的健康運營。檔案管理主要是對企業的檔案資料進行管理，而檔案資料中記錄了企業的運營狀況，屬于企業的無形資產。因此，檔案管理人員要注重這項工作的重要意義，將管理工作當中遇到的問題進行深入分析，積極找出對策，來提高檔案管理的工作效率。優化檔案管理人員的素質，加快檔案管理工作的現代化建設同時更新檔案管理設備，才能保證檔案管理工作的基礎質量，優化打馕管理工作水平。

一.論述檔案管理工作的重要性

隨著信息化時代的到來，有越來越多的數據信息需要進行檔案記錄。在各行各業當中，檔案管理工作水平的高低都會影響企業或單位的發展，由此可見，必須要提高檔案管理的工作水平，才能發揮出檔案的真正價值，做好為企業或單位的服務工作。檔案管理工作能夠起到一定的社會價值，主要表現在檔案當中會對職工的個人信息進行詳細記錄，能夠在招聘環節中提供有力的參考，便于企業招聘。不僅如此，也可以為員工的工資待遇提供有力依據，有許多單位或企業不僅僅會依據職工的工作業績，還會根據職工的工作年限和工齡對其進行職位安排。

二.檔案管理工作的現狀

1.檔案管理人員綜合素質過低

從事檔案管理工作的人員存在著綜合素質低下的問題。綜合素質低主要表現在專業素質低和職業道德素質低這兩方面。其中，專業素質低會影響管理技術的提升，主要體現在專業知識能力不夠;職業道德素質低會影響檔案工作的安全性，容易出現失職的問題。

2.檔案管理工作信息化程度不高

在如今的信息時代下，信息技術被廣泛的運用到各個領域當中，信息技術的運用能夠給人們的生活和工作帶來許多便利。在檔案管理中也是如此，電子檔案的出現和運用能夠為此工作帶來許多便捷。但當前，檔案管理的信息化程度并不高，沒有很好的將信息技術融入到管理工作當中，難以滿足時代的發展需求。

3.檔案管理設備落后

由于許多單位和企業并沒有給予檔案管理工作足夠的重視，導致企業或單位對此的投資力度不夠，對設備的引進不夠上心，因此，存在著設備落后，效率難以提高的問題。

4.檔案管理意識薄弱

眾所周知，檔案資料的信息量是非常大的，并且，檔案信息會涉及到企業或單位的各個工作環節當中，檔案信息的管理會影響企業或單位的發展。但在實際的檔案管理工作當中，有許多相關工作人員并沒有認識到其工作的重要作用，認為管理檔案只是簡單的把資料信息進行整理和保管，認為工作簡單，不需要付出精力。

三.檔案管理工作的策略

1.提高工作人員的綜合素質

為了從根本上提升檔案管理工作的質量，就需要重視提高工作人員的綜合素質。在專業素質方面，企業或單位要重視招聘工作，提高招聘要求，要求工作人員必須熟悉檔案管理的工作流程，并且，在上崗之前要對工作人員進行培訓，通過培訓，讓其正確認識檔案管理工作的價值，以及掌握先進的信息技術，來提升工作人員的專業素質;在職業道德素質方面，企業和單位在招聘時，要考慮到檔案工作的保密性，要對人員的履歷進行認真核實，還需要要求工作人員具備很高的自律性，避免出現安全隱患。

2.提升檔案管理意識

為了能夠提高檔案管理工作的質量，就必須提高對檔案管理工作的重視力度。對此，高層領導者要認識到檔案管理的重要作用，加強建立管理意識和管理制度的同時，也要注重嚴格對員工進行管理，讓員工也對讓管理工作的價值進行了解，端正工作態度。在企業或單位內部，可以通過宣傳的手段，讓領導者和工作人員都對檔案管理工作有著正確的認識，從而提升領導者與工作人員檔案管理的意識。

3.健全檔案管理制度

檔案管理工作必須依靠完善的管理制度，才能讓員工在工作中有章可依。由于檔案管理的工作環節比較多，包含了對檔案信息的整理、歸檔和保密保管以及后期的利用工作，這種多步驟的工作必須有規范的制度進行引導。在對檔管理的相關制度進行建立健全時，需要根據每一工作環節的需求制定一個詳細的制度規范，從而能夠有效避免錯誤的產生。

4.實現信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式是當前檔案管理工作中的重點。隨著科技的不斷進步和信息化時代的到來，檔案管理工作最終也會成為一種高效的信息化管理工作。而為了實現這一目的，首先要強化檔案管理硬件設備，將信息設備引入管理過程之中，并加大資金的投入，使管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。同時由于電子設備的脆弱性，還要引入永久儲存設備，將易損的重要紙質檔案進行管理，比如使用電子化檔案貯藏柜，增設不聯網的半永久檔案管理存儲硬件柜，同時強化檔案管理的信息網絡共享工作，以提升檔案管理的工作效率。

結束語：

綜上所述，高層領導和工作人員都要認識到檔案管理工作的價值，對當前檔案管理工作當中出現的問題進行分析，結合自身的實際情況和發現需求，進行有針對性的解決，來提升檔案管理工作的質量。總而言之，檔案管理工作不論對于任何單位都是一種十分重要的基礎工作，因此在新形勢之下，做好檔案管理工作十分關鍵，檔案管理者要明確自身的職責，更新檔案管理的理念，優化檔案管理的質量，同時促進檔案管理質量提升。新時期的檔案管理工作中還要結合各種新型技術，以保證檔案管理工作的先進性。

參考文獻

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