檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

吳惇

【摘 要】檔案管理現代化的發展能夠促進各行各業的提高，進一步發揮出各類資料以及信息的價值，因此檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢。但是現階段檔案管理現代化在發展的過程中，由于發展的時間還過短，相關的理論以及體系并未完善，使得實際的檔案管理工作經常出現問題。針對這些問題進行分析，得到優化檔案管理現代化發展的措施，才是檔案管理現代化發展過程中最重要的任務。

【關鍵詞】檔案管理;現代化;問題優化

引言

在生產工作當中，大部分的資料以及信息都作為檔案存儲了起來，為了便于后續的使用，就會對其進行管理。但是由于各類信息以及資料的種類過于繁多與復雜，因此在進行檔案管理的時候工作任務巨大。并且在傳統的檔案管理工作中，不僅僅需要消耗過多的人力資源對檔案進行管理，其對儲存的地點要求也過高，所以耗費的管理成本居高不下。隨著新形勢的到來，將先進的高科技術融入到檔案管理工作當中，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還可以使得檔案管理更加現代化，能夠帶來的價值不可估量。

1 檔案管理現代化的重要意義

1.1 檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢

隨著社會的現代化建設，經濟、文化、教育以及科技等方面的發展都受到了影響。因此檔案管理也會更加地現代化，并且可以認為這是社會現代化推動了檔案管理的進步。其次，檔案管理現代化的發展趨勢也是促進社會現代化建設的基礎。同時國家要想建設現代化的社會，首先就需要擁有一支現代化的高素質建設隊伍，對于建設隊伍的管理必然需要現代化的手段，所以檔案管理現代化是社會發展的必然選擇。

1.2 檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務鄰域

在這個時代中，要想將信息的資源最大限度地開發出來，就需要提高對資源管理、開發與利用的技能與技巧。因此檔案管理現代化能夠優化對儲存信息的手段，進一步提高信息開發的基礎背景;其次檔案管理的現代化能夠讓檔案信息的使用更加廣泛。并且在檔案現代化的管理過程中，還能夠強化信息之間的交流與共享，開拓對信息資源的使用與利用的空間，甚至還可以幫助信息的服務性質由封閉轉為開放，提高信息服務領域的層次使其能夠面向社會。

1.3 增加信息的儲存量

檔案管理的現代化主要是將一些先進的科學技術融入到檔案管理的過程中，例如使用一些掃描技術、云端儲存技術、以及光盤技術等。并且這些先進技術，不僅僅能夠增加對檔案儲存的范圍，還可以提高檔案儲存的數量與儲存密度。與傳統的儲存的方法相比儲存也更加地方便，并且現代化的檔案管理技術還會使儲存的載體不再局限于文字、圖形或是圖像，能夠突破檔案管理的載體局限，使得檔案管理的儲存效率以及數量被提高，豐富了檔案管理的內容。

2 檔案管理現代化的體現

2.1 資源信息化

自從21世紀以來，我國各行各業的發展重心都趨向于信息化，因此可以認為信息化是推動我國建設的重要環節，也是進一步提高我國國民經濟發展的重要方向。對于檔案管理現代化而言，信息化也就是其主要體現。其次，信息化的檔案管理能夠在管理的過程中利用信息技術將檔案管理的領域進行創新，進一步建立起標準化、規范化的管理體系，建設扎實的檔案管理基礎平臺，從而強化對檔案信息的配置、開發與利用，并且可以實現檔案信息資源共享化。

2.2 管理的無紙化、虛擬化

受到信息技術的影響，檔案管理更加地無紙化與虛擬化，這樣一來既可以優化紙質檔案管理過程中出現的缺點，強化數據化管理的優勢，并且優化檔案管理的載體以及系統，更加方便人們對檔案信息的使用。其次，虛擬化、無紙化的檔案管理使得管理模式不再因空間、環境等因素受到限制，簡化了管理的各項工作，提高對檔案管理的效率。因此可以認為檔案管理的無紙化、虛擬化是檔案管理的現代化體現。

2.3 管理的標準化

檔案管理的現代化實現基礎就是檔案管理的標準化。由于檔案管理的現代化是建立在先進的技術與儀器設備上的，若是沒有規范標準的管理，就會使現代化的檔案管理變成空談。其次，由于信息時代的影響，對于檔案信息的管理沒有規范，從而使得信息在共享與交流時的秩序紊亂，因此現代化的檔案管理就需要使用統一的管理規范，進一步保證信息進行交換、傳遞以及共享時的穩定性。也可以認為，檔案信息管理的標準化是檔案管理現代化建設的推力。

3檔案管理現代化過程中出現的問題

3.1 管理的科技含量較低

在傳統的檔案信息管理的過程中，對于檔案的收集、整理以及儲存的技術都過于落后，無法滿足新時代對檔案管理的需求。雖然在后續逐漸將一些高科技術融入到檔案管理過程中，但是由于科技的含量還過低，使得一些檔案管理的任務還無法全面達到現代化。例如在編制檔案管理系統的時候，雖然有使用信息技術進行編制，但是卻無法實現全面的自動化編制，依舊是人工輸入檔案的信息從而生成管理系統。這樣一來，既沒有簡化管理系統的編制工作，還使編制工作更加復雜，難以發揮出科技在檔案管理現代化建設過程中的價值。

3.2 檔案管理制度不健全

檔案管理的效果受到監督力度的影響，但是現階段在許多檔案管理的部門中，許多人都忽視了這項工作的重要性，從而放松了對檔案管理的監管，使得相關的監督管理制度不健全。其次，由于檔案管理的監督制度不健全，無法符合檔案管理的變動，因此無法規范各項工作內容，使得規范化以及標準化的檔案管理難以進行，所以在進行檔案管理的過程中經常出現差錯，使得檔案管理現代化的發展受到了阻礙。

3.3 信息技術應用不合理

計算機技術是時代發展的重要科學技術，不論是什么行業任何領域都在不斷對其進行開發與利用，希望能夠借助信息技術的幫助，進一步提高發展。但是在檔案管理工作當中，對其的使用頻率不高，因此自動化技術不能得到完善，阻礙了檔案管理現代化的建設。

4 檔案管理現代化過程中發展對策分析

4.1 提升檔案管理的重視程度

進行檔案管理是能夠保證檔案信息順利獲取的重要方式，同時也是整合保管信息數據的重要方法。在信息技術時代，對檔案進行管理能夠得到的價值更加地顯著，因此各行各業都要重視檔案管理，提高檔案管理的工作效率以及地位，促進檔案管理的現代化發展。因此在實際的管理工作中，應該參考國際中先進的管理方法，學會高效的管理技術，招納高素質的管理人才，提高檔案管理的專業化水平，為現代化的管理建設打下基礎。

4.2 構建完善的檔案管理措施

完善的檔案管理措施能夠規范檔案管理工作，是檔案管理現代化建設的重要環節。其次，健全管理制度還可以減少檔案管理出現差池的頻率，提高管理的效率。但是在構建完善的管理制度時還需要注意以下幾點：首先應該保證管理制度建立的科學性以及合理性，不會違反國家的相關條例規定，明確檔案管理的實踐應用價值;其次，還應該讓管理制度具有一定的雙向性以及約束性，使得檔案管理工作更加規范化、標準化;最后管理制度還應該具有一定的嚴肅性以及權威性，這樣才可以鞏固制度具有的約束能力，進一步促進檔案管理現代化的建設。

4.3 靈活應用計算機技術管理

在信息技術發達的時代，若是檔案管理不使用計算機技術不僅僅起不到促進的作用，甚至還會拖累檔案管理的發展。因此在實際的檔案管理的工作中，應該靈活地使用計算機技術，例如通過智能AI系統構建檔案管理系統;借助語音或是指紋識別技術，保證檔案管理的機密性;或是使用相關的識別技術，辨別文檔的真偽性等。靈活使用計算機技術能夠提高檔案管理工作的先進性，進一步促成現代化的建設。

結束語：

檔案管理現代化是時代進步與發展的體現，同時也是為了順應時代發展而做出的改變。因此需要檔案管理部門重視檔案管理工作，將先進的技術融入檔案管理任務中，提高檔案管理的效率以及質量，這樣才可以實現管理的現代化建設。

參考文獻：

[1]袁長輝.檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施[J].辦公室業務，2019（23）：41-42.

（作者單位：蘭州供電公司）