如何做好企事業單位人事檔案的接收與管理

吳雨儒

【摘 要】人事檔案管理是人事制度管理中的重要內容，人事檔案的接收與管理有利于企事業單位對人員的了解，從而實現內部人才結構的優化，加快人事制度的改革與創新。我國人事檔案的接收與管理中存在著諸多問題，嚴重制約了企業的發展，因此人事檔案的管理尤為重要，以適應經濟社會快速發展的需求，維持企業良好的發展狀態?；谌耸聶n案管理的重要性，文章分析了人事檔案管理中存在的問題，并提出了一系列的管理策略，有利于提升人事檔案管理的整體水平。

【關鍵詞】人事檔案;接收;管理;創新

【中圖分類號】G275.9 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）01-0174-02

人事檔案的接收與管理對于一些企事業單位的發展具有重要的作用。人事檔案是員工德、才等方面的綜合反映，人事檔案中包含的內容極多，可以幫助單位詳細了解員工的基本情況，從而在發展中實現對人力資源的合理利用，發揮人才優勢，保障企業人才結構的優化。人事檔案的接收與管理作為人事制度中的重要內容，雖然有些企業逐步認識到人事檔案管理的重要性，但是其依然存在一些問題，需要在未來的發展中加以改革。

1 人事檔案的概念及其特征分析

1.1 人事檔案的概念

人事檔案中記錄了個人的身份、教育與工作經歷、政治面貌、品德作風、組織關系等基本信息。對人事檔案的管理主要是對人事檔案加以收集整理、保管鑒定、統計與分析等，詳細掌握個人的基本情況。就人事檔案的價值來看，其具有高價值、高影響、高作用的特征，在企業發展中具有重要的作用。

1.2 人事檔案管理特點

人事檔案管理是一種綜合性的信息收集機制，實現了企業人事活動的變動、培訓、交流等的統一。從人事檔案的概念來看，其本身具備全面性、真實性與時常變動的特征：①全面性。人事檔案中包含的個人信息較多，基本涵蓋了個人所有的信息，這些信息可以為單位提供全面的個人信息，人事檔案中的信息可以為人員選聘等提供重要的參考。②準確性。人事檔案中所包含的信息是準確無誤的，是對個人情況的真實反映。③時常變動。人事檔案中的信息隨著個人經歷的增加不斷變動，因此人事檔案也在不斷地進行補充與完善。

2 人事檔案管理的作用和價值

2.1 人事檔案管理的作用

人事檔案是有關單位、企業進行人才選聘的重要參考。人事檔案隨著個人經歷的不斷豐富逐步累積，清晰地反映了個人的成長經歷、工作經歷等。相關的單位借由人事檔案，可以詳細掌握個人的基本情況，比如學習與工作經歷、社會關系等，因此人事檔案管理尤為重要。

2.2 人事檔案管理的價值

隨著經濟社會的發展，人事檔案管理的創新具有必要性與現實意義，不僅能夠實現企事業單位人力資源的合理利用，更能夠實現其人才結構的優化，發揮人才的最大優勢，提升人事檔案管理的效率與質量，實現人事檔案管理的規范化。具體來說，人事檔案管理的價值主要體現在以下方面：{1}戰略層面：人事檔案管理的實施提升了企業人力資源管理的整體水平，實現了人才選聘的規范化，人事檔案管理為人員調配等提供了重要的參考與借鑒。{2}管理層面：人事檔案管理的實施保障和維護了檔案的安全，提升了檔案管理的整體水平。

3 人事檔案的接收

在企事業單位的發展中，人事檔案的接收也極為關鍵，主要是由于工作變動所產生的檔案轉移，相關的接收單位與部門要做好相關的接收工作。首先，對于轉遞來的檔案要進行資料合規性的鑒別，判斷其是否滿足接收的基本條件。其次，如果對檔案滿足接收的條件，就要對檔案的真實性、完整性等加以核對與檢查，做好驗收工作。最后，根據檔案類型，確定存放與歸檔的具體位置，做好相關的記錄與電子錄入，以便于后期的查閱。人事檔案接收的內容包含以下幾個方面。

3.1 紙質檔案資料

紙質檔案是人事檔案接收中最常見的類型。就紙質檔案的類型來看，一般包含入職登記表、個人信息表、家庭信息表、各類證件等。入職登記表中包含轉調崗通知、工作總結、離職申請等。而個人信息表中包含員工的基本信息，比如出生信息、民族、婚否、聯系方式等。家庭信息表中包含家庭成員的基本信息。各種證件主要包含身份證、畢業證、學位證、資格證、入職體檢表等。

3.2 電子檔案資料

電子檔案資料與紙質檔案一樣重要，電子檔案資料中反映了員工多方面的綜合信息，是人事檔案中的重要組成部分。電子檔案資料在接收以后，以電子化的方式存儲于單位的電子信息庫中，在后續的工作中，如果需要使用，可以直接在該信息庫中調用。與紙質檔案相比，電子檔案具有使用方便的特征，其保存與檢索等具有更高的時效性，具備更高的安全性。

4 人事檔案管理存在的問題

4.1 檔案管理意識不足

人事檔案管理對于企業發展具有重要的作用，但是很多企業認識不到這一點，在日常的工作中檔案管理意識不足，存在檔案管理認識的誤區，沒有處理好人事檔案管理與企業人力資源管理的關系，使得人事檔案管理的投入與重視不足，不利于企業的長遠發展。企業檔案管理意識不足使得在檔案管理中的經費有限，有關的設施設備等沒有及時更新，在管理過程中，業務流程、操作等具有隨意性，管理不規范現象極為嚴重，企業對人事檔案的利用率較低，人事檔案管理的規范化不足。

4.2 資料收集難度較大

人事檔案管理中，相關的管理人員需要不斷進行有關人才信息的收集與整理，在現有的人事檔案信息的基礎上，不斷進行人才信息的更新與完善。此外，管理人員還需要充分掌握人力資源市場的需求、變化等情況，結合企業的發展情況，進行人才結構等的優化，為企業的長遠發展提供動力。就我國人事檔案管理的現狀來看，我國人事檔案信息的完整性不足，資料收集的難度較大，存在關鍵信息缺失等現象，嚴重影響了人事檔案管理工作的有序開展。

4.3 管理體制不完善

我國人事檔案管理的體制不完善，在人事檔案管理工作中，缺乏相關的制度約束，企業有關部門沒有配合人事檔案管理部門的工作，影響了人事檔案管理工作的有效開展。比如，基層員工沒有積極配合人力資源部門的工作，人事檔案管理的科學性、系統性不足。

5 人事檔案管理策略

5.1 提高檔案管理認知水平

為保障人事檔案管理的整體水平，企業在發展的過程中要提高檔案管理的認知水平，逐步建立起人力資源檔案管理體系，使得企業員工可以積極配合人力資源管理部門的工作，保證人事檔案管理的規范化。具體來說，企業要在日常的工作中逐步培養員工對于人事檔案管理重要性的認識，加強宣傳教育等。企業要組建專門的人事檔案管理團隊，為人事檔案管理的進行提供組織支持。

5.2 多方面收集資料

企業人事檔案管理有關部門要在日常的工作中認識到人事檔案資料的重要作用，注重相關資料、信息的收集，擴寬其信息渠道，提升管理水平。比如，企業可以建立一個完善的人事檔案管理體系，充分利用互聯網技術等，完善人力資源數據庫，加強數據庫中信息的更新，注重各種信息的收集與利用。

5.3 完善檔案管理制度

要提高人事檔案管理的有效性，需要在信息化背景下完善其人事檔案管理制度，實現人事檔案管理的規劃化、標準化，實現人事檔案管理的創新。首先，人事檔案管理的相關人員要做好有關材料的收集、登記、核對等工作，保證人事檔案資料的完整性與真實性。其次，企業要對人事檔案數據信息的來源等進行規范化管理，保證人事檔案的有效利用。最后，企業要加強對人事檔案管理人員的教育與培訓，提升其專業素質。

5.4 完善人事檔案使用流程與規范

（1）人事檔案的查閱。在人事檔案的查閱上，有關的查閱人員要持章查閱，必須有相關的查閱證明等文件，該文件中對于查閱對象、目的、原因等應該有明確的規定，經由人事檔案管理部門的審批后方可查閱，在查閱過程中要避免檔案的泄露與丟失。

（2）人事檔案的借閱。借檔單位必須出具有關的借檔證明與文件，借檔文件中需要有有關部門的蓋章與負責人的簽字，經由人事檔案部門的審批與核對后方可出借檔案。在檔案的借閱中，人事檔案管理部門要做好借閱登記，詳細記錄借閱檔案的名稱、數量、原因及具體的出借期限等。

6 結語

總而言之，人事檔案的接收與管理極為重要，作為人事管理的基礎工作，在日常的工作中要嚴格重視。企業要根據自身的實際情況，制定完善的人事檔案管理制度，借鑒最先進的技術與管理模式，實現人事檔案管理的創新，提升其管理水平，實現人事檔案的有效利用，為企業的人才優化、用人決策等提供重要的參考。

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