石油企業人事檔案電子信息化管理

李文靜 肖怡然

摘要：隨著社會信息化的發展，電子信息技術運用到各個領域中去，石油企業也不例外。尤其是石油企業的人事檔案管理冗雜度逐步提升，這就需要對其人事檔案進行電子信息化管理來提升工作效率。文章首先闡述了石油企業人事檔案管理的必要性以及面臨的問題，接著提出石油企業人事檔案管理電子信息化有效管理的措施，旨在明確企業人事檔案管理電子信息化的重要性。

關鍵詞：人事檔案;電子信息化;管理方式

人事檔案管理是企業管理工作極其關鍵的內容并且有著逐步朝著電子信息化發現的趨勢，現代企業的檔案管理部門運用電子信息化的技術，實現管理上的規范化，不僅大幅度提高了員工的工作效率，而且使企業整體管理更加系統，節省了企業的人力管理成本，整體上為企業的發展提供了便利。因此，企業的管理者應要求檔案管理部門利用電子信息技術，全面開展人事管理工作并且根據企業的實際情況來發揮電子信息技術的優勢，使企業更加快速的發展。

1、石油企業人事檔案管理的必要性

隨著企業現代化趨勢的進一步發展我國的石油企業人事檔案管理制度也要與時俱進，其中管理電子信息化是其中的重點內容。信息化的發展推動各種科學技術的進步，企業管理上的需求也在增加，其中要消耗人力和物力，但信息高速公路的建立實現了信息共享和信息傳遞，石油企業應順應電子信息化潮流的趨勢抓住機遇并快速建立人事檔案管理電子信息化的制度和管理方案，實現管理與信息的有效關聯。

2、石油企業人事檔案管理面臨的問題

企業在發展的過程中經常性的會出現問題，石油企業也不例外。首先石油企業作為我國的重點企業會存在管理不規范以及管理標準不明確的現象，沒能較好的適應電子信息化的發展，造成了人事檔案管理創新度缺乏，人事檔案管理沒能與企業的各方面管理有效關聯。其次，人事檔案管理管理的權限和執行存在一定程度的問題。其范疇存在邊界模糊化，比如員工勞動保險和績效考核信息，是否應該屬于人事檔案管理的內容？還有就是紙質化的人事檔案管理管理還占有較多的比例，造成了管理成本上的損耗，向電子信息化管理模式的過度需要加快日程。最后就是人事檔案管理方面的認識問題，政審資料的過度重視會導致人事檔案的不完整，還需要加強對個人陳述的補充，甚至他人評語也是很重要的資料。而且部分員工認為人事檔案資料并不是需要過度重視，就歸檔推遲，隨意整理，也就一定程度上降低了人事檔案管理的重要程度。

3、石油企業人事檔案電子信息化有效管理的措施

3.1構建健全的電子信息化檔案管理系統

石油企業需要建立健全的電子信息化檔案管理系統并充分發揮其分類和整理的功能來進行人事檔案管理的有效性，這是石油企業實現信息化發展的關鍵。電子信息技術已十分完善，其數據運行準確而迅速，根據企業的經營情況，來進行檔案歸檔，能夠實現各部門的信息共享，減少了操作成本。企業檔案管理部門應收集全體員工的信息進行錄入并且合理分配員工的屬性和所屬，使系統更加有效和科學。人事檔案管理電子信息化就必須重視員工的隱私和安全，信息是存在風險的，石油企業要加強和優化登錄權限，安裝安全保護系統，保證網路運行的安全性，出現問題時能及時預警，這樣能避免員工檔案的丟失，能保障石油企業的運行穩定。

3.2強化企業檔案管理部門人員的信息化意識

以往的企業檔案管理模式下信息收集較為困難并且其管理往往具備高成本和不穩定性，這是傳統檔案管理的缺點，而員工信息化意識的加強能夠很大程度上方便管理和減少管理成本，這就需要企業對員工普及信息化的知識，提升其安全意識，使檔案信息更加保密。企業檔案管理部門需要在員工和系統上實現雙向強化，系統上不斷優化和完善，員工要認識到這種強化的重要性，全面配合，保證檔案管理信息化的順利進行。企業檔案部門還要推行監督措施，員工之間互相監督，防止盜取信息和破壞信息的行為。對于一些重要的數據可以獨立保存，使檔案信息更加安全，提升檔案管理工作的效率。

3.3在企業網絡內部建立檔案數據庫

企業實現要實現檔案管理信息化就必定在需要內部建立檔案數據庫并且需要大量人員成本的投入，整體上來看能夠更加有效的管理人員。這種數據庫建立涉及到紙質信息的全面電子化，信息內容十分龐大而冗雜，從側面也就反應出其運行的高成本。因此，企業的管理層和各個部門應該高度重視，全面配合電子信息化的推進，提高信息錄入的效率，認真的進行數據的整理。數據庫的建立能夠更加方便的進行信息查詢、信息統計、信息共享，其有效的與網絡關聯，在進行維護時更加便利的進行操作，不需要大量的人力資源，而且網絡的特性使信息可以遠距離傳輸，各部門之間可以實現信息的共享，這是企業現代化的重要標識，也是企業能夠更加適應現代社會發展的關鍵性的一步。

3.4提高對檔案管理人員培訓的力度

檔案管理人員是企業檔案管理電子信息化的重要參與者和導向者，這就要求檔案人員具備較高的素養和過硬的知識儲備。因此，檔案人員能夠對電子信息技術進行有效的管理，能夠具備和各部門之間的溝通與協調能力。企業應對人事檔案管理人員進行培訓，制定合理科學的培訓計劃，使他們熟練的操作，熟知各個軟件的功能和作用，具備獨立識別信息的能力。除此之外，國外的一些國家在人事檔案管理電子信息化方面具備先進的知識和經驗，企業可以聘請權威專家來進行指導，幫助企業人事檔案管理人員具備國際化的眼光和水平。企業可以對人事檔案管理人員設定考核方案，提出獎罰措施，可以激勵檔案人員實現對電子信息技術的全面掌控，提高工作效率。

4、結束語

綜上所述，我國信息化水平逐步提升，信息技術運用到社會上各種行業，石油企業在競爭激烈的現代社會要進一步發展，就需要進行人事檔案管理的電子信息化，這樣企業在進行管理的時候可以減少管理成本，操作方便，更加容易與現代化模式接軌，使企業的檔案管理工作更加高效，也能提高管理工作的質量，推動石油企業更快更好的發展。

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