高校干部人事檔案接收轉遞工作的優化

周劍輝

摘?要：高校干部人事檔案管理工作，是人事、組織等部門根據黨的政策和方針來管理干部人事檔案的一項工作。而高校干部人事檔案的接收轉遞工作，又是高校檔案人事管理的重要組成部分，接收轉遞工作的成敗直接關系著高校干部人事檔案管理工作的成功與否。本文以接收轉遞工作為切入點，對高校干部人事檔案的接收轉遞工作的優化進行分析。

關鍵詞：高校?干部人事檔案?接收?轉遞

高校干部人事檔案轉遞工作是高校干部所在部門或者機構發生變化后，檔案的管理部門將其檔案轉交給新單位人事檔案管理部門的一項工作。干部人事檔案的轉遞工作直接關系到干部權限的行使，對于高校干部的選拔和任命也有著至關重要的影響。

一、高校干部人事檔案接收轉遞工作的基本內容

（一）檔案的接收

接收的具體工作分為以下四步：第一，需要仔細審核《轉遞干部人事檔案通知單》和《移交清單》上面所填的具體內容和移交原因是否清晰;第二，檔案的管理人員要嚴格審查外傳過來的材料或檔案，尤其是移交清單上的數量一定要核查是否一致，確認其檔案是否符合歸檔的標準;第三，各項檢查工作沒有疏漏或者錯誤時，方可在《轉遞干部人事檔案通知單》的回執上蓋章簽字，落實好接收人在清單上的簽字蓋章工作;第四，對收到的干部人事檔案或者材料要逐條登記到《收文登記簿》，裝訂好并按號碼存放，落實好歸檔工作。

（二）檔案的轉出

檔案轉出是將干部人事檔案或材料轉交給新單位人事檔案管理部門的一項過程。從干部人事檔案轉出的原因角度來說，干部轉出的原因通常包括以下幾點：干部的職務變動、干部單位并入新的單位、干部的離退休或者死亡、干部入獄后刑滿釋放、其他原因。從干部人事檔案轉出的具體方式來說，一般包括機要件方式和專人取送的兩種方式，一般會根據不同的轉出要求選擇不同的轉出方式。從干部人事檔案的轉出手續來說，轉出的干部人事檔案在轉交前需要按照相關標準進行整理，需要填寫《檔案材料移交清單》《轉出材料登記簿》，或者填寫《轉遞干部人事檔案通知單》，保證轉出檔案或者材料有據可查。

二、高校干部人事檔案接收轉遞工作的優化策略

（一）利用條形碼來實現檔案轉遞工作的信息化

干部人事檔案在寄出的時候都需要經過嚴密的封裝。根據中組部的最新規定，高校干部人事檔案必須通過機要件的方式進行轉出。機要件支持事業單位、政府的查詢，每一個環節都會有專人把守和檢查，并且有登記記錄，能夠有效避免干部人事檔案丟失現象的發生。在進行干部人事檔案的轉出工作時，借助條形碼的方式來完成檔案的整編工作，即一個條形碼對應一個檔案，對條形碼的查詢就可以實施對這個檔案的監管。這樣能夠節省人力資源，提高轉出的工作效率，還能進一步保證檔案的安全。

（二）利用計算機技術做好干部人事檔案的審批和登記流程

干部人事檔案的轉出，必須要遵從《干部人事檔案工作條例》等相關制度進行審批和登記，轉出的檔案也必須獲得本單位抓管、分管領導的批準后方能開展登記工作。在這些審批和登記的流程當中，可以通過計算機聯網的方式實現接收轉遞工作中審核和登記的聯動，建立一個完整化的干部人事檔案的大數據系統，從而保證接收轉遞工作中審批和登記流程的規范化。

（三）利用掃描等技術手段將干部人事檔案轉化為數字文本和數字圖像

合格的干部人事檔案，必須符合材料齊全、整理規范、內容真實、手續完整等要求。利用一些信息化的手段，比如將干部人事檔案掃描為數字文本和數字圖像，掃描過程中要嚴格按照相關標準操作，來確保數字檔案的真實性、完整性和規范性，從而確保數字檔案與紙質檔案一致，能夠為檔案的合格提供保障，也能在檔案出現問題后提供相關依據。

（四）做好接受轉遞工作中的信息共享

干部人事檔案的接收轉遞工作必須要做到及時，要按照檔案管理工作的規定日期內轉交到接收單位，接收單位在收到檔案后也要按照規定的日期完成檔案的審核工作，發現問題應該立即報送原單位并要求其進行整改。接收方和轉出方需要做到信息共享，比如在檔案轉出后，轉出方可以共享檔案機要件的單號給接收方，接收方在審核檔案發現問題退回轉出方的時候也可以如此操作，實現信息資源的有效共享，確保檔案接受轉遞的及時性和安全。

三、結語

總之，高校干部人事檔案的接收轉遞工作是高校整個人事干部檔案管理工作中的重中之重。在確認了檔案接收轉遞工作后，要創新接收轉遞工作的手段來提升接收轉遞工作的高效化，做好高校干部人事檔案的接收轉遞工作，對高校人事檔案的管理工作具有十分重要的意義。

參考文獻

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