淺析企業檔案信息化管理及利用

李文慧　馬春華

摘 要：隨著信息化水平的不斷提升，企業檔案管理工作已然從傳統的記錄保存轉入到信息化管理階段，不僅有效提升了信息調度的便捷程度，而且能夠更好地保存檔案。在當今社會，信息作為企業內部運營系統最重要的部分，逐漸向自動化和數字化多個領域靠攏，企業檔案也具有這樣的發展勢頭。針對企業發展，分析檔案信息化管理及利用是如何循序漸進落實到位的，以期便于企業在運營過程中對檔案信息的有效利用。

關鍵詞：企業檔案;信息化管理;利用

中圖分類號：G278.3? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）09-0033-01

在檔案信息化管理和利用方面，很多企業都希望能夠將信息資源利用率發揮到最大化，以此來強化其內部管理。作為企業，需要通過先進的管理理念和技術對所有檔案進行信息化管理，實現多平臺互通的價值。

一、企業檔案信息化管理現狀分析

1.檔案管理意識較為薄弱。在很多企業中，對檔案信息化管理都意識薄弱。面對當下信息化的迅速發展和大數據時代的日趨形成，人們的生活方式和工作環境均受到了一定影響。打破傳統模式對檔案進行管理，是對檔案管理人員的一項挑戰。信息化時代下，企業針對檔案進行信息化管理所要耗費的資金較高，大多數企業站在無關緊要的立場，認為檔案信息化管理對企業的發展不能夠起到較大影響，是可有可無的存在，降低了管理者對檔案信息化管理的重視程度。

2.檔案信息存在安全隱患。信息安全隱患是網絡時代下的一大威脅，很多企業在進行檔案信息化管理過程中，存在著極大安全問題。具備高新技術手段的網絡黑客利用盜取的企業信息做違法交易，泄露公司內部核心數據，這樣一來，輕者企業信息外露，嚴重的造成企業財產損失。因此，檔案信息存在的安全隱患，主要是因為企業自身對信息化管理工作認知存在缺陷，未能夠做到良好防護措施，針對重要檔案進行加密保護。

3.缺乏專業管理人才。新時期，數字化、網絡化以及智能化對檔案管理人員提出了更高的要求，其中信息化建設理解匱乏，沒有形成更加全面的認知，系統內的業務操作和知識培訓等都不精準，擁有的僅僅是簡單的計算機操作和文字能力。這樣一來，企業檔案信息化管理在專業人才運用方面便極度匱乏，無法滿足實際需求。

二、企業檔案信息化管理及利用的有效途徑

1.制定企業信息化管理長遠規劃。要想對企業檔案實施信息化管理，首先，要做到的便是構建企業信息化管理的長遠規劃，以此來引起企業自身的高度重視，意識到檔案信息化管理在利用方面對企業所產生的效益。作為企業的檔案管理部門，應該承擔起促進企業綜合性發展的責任，憑借戰略性眼光與踏實肯干的作風進行內部檔案信息化建設。其次，針對企業檔案信息化管理，應該制定出明確的規劃和實施方法，以科學流程指導操作。在整個執行過程中，都具備長遠性和復雜性，因此，相關部門之間的密切配合也是實現企業檔案信息化管理的必要支持。為了真正實現企業信息共享、資源配置以及相互協作，必須根據制定的目標進行建設和管理，一步一步穩扎穩打，切實推進企業檔案向著信息化管理和利用方面轉型。

2.加強軟硬件設施建設和人員培訓。在企業檔案信息管理和利用方面，除了需要制定長遠科學規劃以外，還需要加強軟硬件設施優化和人員培訓，以此來實現檔案信息化建設目標。作為檔案管理部門，應該重視與信息技術部門之間搭建良好的合作溝通關系，無論是業務上還是細節當中，信息化技術部門都能夠及時給予良好支持，盡可能改善不足之處。對于一些較大型企業，可以設置較高的目標，以最快的速度實現將檔案信息化建設歸納到企業的綜合建設當中，做到資源配置全面化，充分解決軟硬件問題以及人員培訓方面的問題。首先，在硬件設施方面，企業檔案信息化管理需要良好的網絡硬件設施做支持，利用主干網絡、數據庫、計算機等進行信息存儲，搭建良好的運營平臺。其次，在軟件方面，依據檔案信息化建設規模，決定企業自行開發與購買，考慮信息兼容性的同時也要科學控制成本，避免在這一過程中造成浪費。最后，在人員培訓方面，注重思想道德素質教育和個人掌握的基本技能，培養有責任意識的檔案管理人才。在計算機軟件熟練運用方面，盡可能運用對系統熟悉的人員，減少在培訓過程中基本操作方面浪費時間。

3.重視檔案信息管理安全系統建設。倘若一個企業的檔案信息化管理和利用方面沒有實施良好管控，任由信息隨便調度利用，則會造成重要信息的流失，影響整個企業的效益。因此，重視檔案信息管理方面的安全系統，能夠有效實現檔案信息化的管理和利用。為了更好地推進企業檔案信息化建設進程，有偏向性地加強信息化管理，巧借計算機和數據庫對紙質檔案進行規整合一，實現數字化，可以規范企業自身檔案信息管控和利用。在利用過程中，一旦發現查詢到的信息與系統內部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能對錄入的信息進行編寫，造成無法實現信息化管理。在檔案信息管理安全系統維護過程中，可以加強對數據庫建設，實施標準化管理，采用加密技術，防止黑客入侵系統盜取檔案信息，以此來保證檔案信息方面的共享。從檔案的價值方面來看，唯一性和歷史性是其具備的必要因素，不僅能夠為后續工作開展提供參考意見，還能夠保留記錄之前的成果，形成一定評估。所以，安全系統能夠確保檔案的完整性和有效性。通過一定身份認證，來獲取檔案信息，也是保證系統安全的一種方式。

4.以企業建設為中心，加強檔案管理。以企業建設為中心加強檔案管理和利用，需要整個企業工作人員的努力和配合。一方面，對檔案信息進行全面收集，促使其能夠順利對接企業信息交流系統，實現服務最大化的目標。另一方面，對于管理人員來說，多元化的培訓能夠有效增強其責任感和使命感，構建一級化管理體系。重視企業建設，有效進行檔案管理，以發揮信息的作用，促進企業更好更快發展。

三、結語

綜上所述，檔案信息化管理主要指的是運用現代化技術手段對企業的重要檔案進行系統信息化操作，在科學合理范圍內實現資源共享，以此來促進企業更好運轉。相對于傳統方式下檔案管理，這樣的優化方式不管是對于后期利用的便捷之處，還是對于整體數據的保存性而言，都有極大意義。

參考文獻：

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[3]? 文圭賢.檔案管理中存在的問題及對策之我見[J].現代經濟信息，2010，（16）.

[責任編輯 劉嬌嬌]