應用PDCA 循環降低醫療設備固定資產賬賬不符、賬實不符率探索

鄺曉敏

（廣州市花都區人民醫院設備科，廣東 廣州 510800）

近年來，隨著醫院的發展，我院醫療設備日益增多，占醫院固定資產的比重也不斷增大。醫療設備數量多、種類雜、分布散、流動性大的特點，給管理帶來了很大的難度。賬賬不符、賬實不符是固定資產管理中最突出最常見的問題，在一定程度上制約著醫院的發展。為解決這些問題，設備科運用PDCA 循環管理方法，對醫療設備進行規范化管理，收到了較好的效果。

1 總體情況

2018 年，我院醫療設備財務管理系統上財務賬共4900 項，設備管理系統上資產賬共4964 項，賬賬不符率約為1.31%。設備科、財務科聯合使用科室對全院醫療設備固定資產進行盤點后發現，賬實不符有140 項，賬實不符率約為2.86%，全院約90%的使用科室不同程度出現賬實不符情況。

2 資料與方法

2.1 P（計劃）階段

（1）分析現狀，找出問題產生原因。設備科、財務科和使用科室人員逐一核查賬實不符的140 項設備的來龍去脈，分析具體原因，并做成原因分析匯總表（表1）、甘特圖（圖1）。

通過柏拉圖可以發現，造成醫療設備賬實不符的主要原因是資產卡片漏貼或丟失、新購設備未入賬和隨意報廢未辦手續，累計比率占80.7%。通過查擺，發現造成問題的更深層次原因，主要有以下幾個方面，并做成魚骨圖（圖2）：

表1 醫療設備賬實不符原因分析匯總表

圖1 醫療設備賬實不符原因分析柏拉圖

圖2 醫療設備賬賬不符、賬實不符原因分析魚骨圖

①監督管理和獎懲制度不完善。固定資產監督管理和獎懲機制不完善或形同虛設，工作流程不清晰，工作指引不明確，臨床科室無規章制度可循；新制度未正式發文和培訓，知曉率不高，導致使用科室隨意處置資產。②缺乏專職管理人員。設備科和財務科固定資產管理員缺乏培訓，專業性不強，責任心不足，入賬時數據錄入不全甚至失真，造成系統臺賬與實物數據出現偏差。臨床科室人員管理意識淡薄，沒有安排專門人員管理科室內固定資產，科室間隨意搬動，久借不還，科室內存放無序、擅自報廢的情況時有發生，導致科室固定資產管理混亂。③系統信息化程度不高。我院固定資產管理使用了兩套信息系統，分別是設備管理系統與財務管理系統，分別由財務科和設備科管理維護，兩套系統沒有對接，信息交換與共享性差，設備變動都以財務賬為準，報廢后也只在財務賬上銷賬，資產賬并沒有同步更新，造成了賬賬不符。再者，盤點時用的是財務賬，但是，對照的卻是資產賬上出的標簽，由于醫療設備流動性大，標簽容易模糊或丟失，固定資產賬實不符也就不足為奇了。

（2）針對問題制定方案，設定目標值：①制定完善的監督管理和獎懲制度。根據醫院實際情況，完善制度，優化流程，以制度的形式明確職責和工作流程，同時，制定獎懲機制，明確私自處置造成固定資產損壞、丟失的，將承擔賠償責任。②設置專職管理人員。設備科設置固定資產管理員，明確崗位職責，加強培訓，專職管理醫療設備。主要職責包括醫療設備出入庫、調撥、報廢、資產卡片粘貼、信息系統維護更新、定期盤點、督導培訓等。使用科室設置設備管理員，負責科室內醫療設備的驗收、報廢、報修、盤點等工作。使用科室每月自查，歸口管理部門定期清查。③加強信息化管理。針對兩套系統信息不對稱、共享性差的問題，聯合系統維護廠家協同解決，若短時間內不能解決，設備科與財務科派專人逐一對賬，更正補全數據，確保賬賬符。④設定目標。將賬賬不符率降至0%，賬實不符率降至1.5%以內。

2.2 D（實施）階段

根據前期分析和制定的方案，執行管理。

（1）制定完善的《醫學裝備日常使用保養管理制度》、《醫學裝備處置管理制度》、《固定資產賠償制度》、固定資產調撥、報廢流程等規章制度與工作指引，規范設備驗收、出入庫、交接、報修、報廢手續，并在醫院OA 發布。

（2）成立醫療設備管理員微信群，群內成員包括設備科、財務科固定資產管理員和使用科室設備管理員，加強溝通，及時了解設備變動狀態。

（3）設備科派員到使用科室進行培訓和督導考核，使每位設備管理員熟悉醫療設備調撥、交接、報修、報廢、盤點等流程，盡最大可能提高知曉率，減少失誤。

（4）完善信息系統管理，開通手機APP 掃二維碼報修、設備管理系統線上報廢、調撥等功能。

2.3 C（檢查）階段

通過盤點、考核、督導檢查等方式，確認實施方案是否達到目標，并調整解決方案。

（1）設備科與財務科定期或不定期對賬，了解賬賬相符狀況，對發現的問題及時分析原因并解決。

（2）采用使用科室定期自查，設備科、財務科不定期抽查、定期盤點等相結合的方式了解賬實相符狀況。對賬實不符的設備，逐一核查變動原因，共同尋找管理漏洞，完善解決方案。

2.4 A（處理）階段

總結方案效果，把有效措施標準化，遺留問題自動轉入下一個PDCA 循環，周而復始，螺旋上升。

（1）成效確認。截至2019 年5 月底，通過逐一對賬，我院醫療設備固定資產賬賬不符率降至0%；設備科、財務科聯合使用科室在2019 年6 月進行了一次醫療設備固定資產全面清查，共盤點醫療設備5473 項，賬實不符66 項，賬實不符率降至1.5%以內，實現了目標值。

（2）問題檢查。督導檢查中發現，少數使用部門在盤點過程中流于形式，沒有認真自查，偶爾存在私自處置、隨意存放等情況，同時，有些科室由于人員調動而沒有做好業務交接，致使新的設備管理員不熟悉醫療設備處置流程，導致科室內醫療設備混亂無序。

（3）持續改進。設備科定期將問題和意見以督導反饋的形式反饋到使用科室，共同分析原因并持續改進。加強管理人員培訓，明確職責范圍，完善設備管理工作流程。

3 討論

PDCA 循環是一套科學的管理理念，運用具體有效的管理手段發現問題、分析原因和解決問題，目前，已成為各醫院提升醫療質量管理、規范醫療服務行為的常用方法。利用PDCA 循環能克服固定資產傳統管理中隨意性、盲目性的缺點，促進固定資產管理的科學性、有序性，增強了各部門的管理意識，使固定資產賬賬、賬實不符現象得到明顯改善，在一定程度上提升了醫院整體管理和服務水平，值得推廣應用。