新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究

劉雪貞

摘要：當前新形勢下事業單位的各項工作內容應當與社會經濟發展要求和環境想對接，這樣才能有效提高工作質量和效率。通過加強檔案管理，有利于支撐事業單位的各項工作全面開展。本文先對事業單位傳統模式下的檔案管理問題進行分析，并在此基礎上就如何加強事業單位檔案管理創新以及改革服務模式，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：事業單位;新形勢下;檔案管理;問題;創新服務

在當前事業單位發展過程中，檔案管理始終占據重要位置。然而，事業單位傳統的檔案管理理念與模式已經難以有效適應當前的各項工作要求和標準，實踐中應當正視檔案管理工作的創新以及改革，從細節著手來有效落實檔案管理中的各項工作，以此來促進事業單位的工作效率提升。

一、事業單位傳統的檔案管理問題分析

事業單位內部檔案資料，為國家建設與發展提供了基礎和保證，同時也為選拔任用人才提供了資料參考。從這一層面來講，事業單位立足實際，結合本單位的情況加強檔案管理至關重要，各單位應當重視檔案管理。然而，隨著事業單位機構以及職能的轉型與改革發展，檔案管理工作顯得非常的滯后，變革工作隨之同步進行，隨著事業單位的快速發展，雖然事業單位整體發展水平有所提升，但是受傳統檔案管理模式與理念的影響，很多情況下檔案管理表現出一定的缺陷與不足。

（一）檔案管理的地位和作用應當受到重視

檔案作為事業單位改革發展的重要載體和寶貴財富，其中記載了事業單位長期以來的發展歷程，實踐中應當妥善保管，以備后續查閱之需。從實踐來看，為數不少的事業單位并未真正地意識到檔案的作用和價值，并未將檔案管理工作置于重要的地位。實踐中普遍存在著做工作無痕跡，雖然做了工作，但卻沒有詳細地記錄下來，以致于檔案管理可有可無;同時，因此而整理出來的相關檔案資料信息雜亂無章，數據信息不齊全，需調取檔案資料時，很難準確查找，最終影響了事業單位決策的做出以及工作質量和效率。

（二）缺乏行之有效的檔案管理機制

在事業單位建立初期，很多現行的制度就已經形成，檔案管理工作制度也不例外。然而，在當前社會經濟環境條件不斷變化的背景下，事業單位面臨的社會形勢非常的嚴峻。該種形勢下，如果事業單位一直沿襲著傳統的檔案管理制度，則顯然無法達到預期的要求和目的，甚至導致很多工作陷入混亂。原有的檔案管理制度規定了部門以及責任人，同時也規定了具體的流程;如果貿然調整事業單位的組織機構體系，顯然會導致部門增減，工作難以相繼。同時，因缺乏管理制度，導致各項責任和工作落實不到位，最終造成部分工作人員心存僥幸，檔案部門履職時慌忙錯亂，工作乏力。調查發現，為數不少的事業單位存在著嚴重的檔案管理乏力現象，工作成效不明顯，因缺乏行之有效的管理制度而導致整個檔案管理工作混亂和無序化。實踐中雖然一些事業單位制定了相關的檔案管理工作規章制度和規范要求，但是因執行力度不足、制度缺乏科學合理性等，導致檔案管理工作難見成效，相關機制形同虛設，很多單位的管理工作非常的混亂。整體來看，事業單位并未有效進行檔案管理，工作現狀和效果不容樂觀。從檔案資料的收集到歸檔以及存儲，再到最后的查閱利用，缺少一套切實可行的規章制度，無法實現檔案的作用和價值。

（三） 檔案管理手段和方法相對比較落后

傳統模式下的檔案管理工作，采用的是紙質檔案模式，久而久之紙張陳舊就容易導致破損，其中很多重要的信息數據資料需專人負責管理。然而，采用人為的管理模式進行保存和應用耗時費力，也存在著很多不可控因素威脅和影響?；诖耍粝胗行Ю迷挤椒▉肀４婧屠脵n案資料，現實中的難度非常的大。值得一提的是，長期以來很多事業單位對檔案管理工作缺乏重視，所以投入的資金也比較少，即便有很多優化的應用軟件，也未能真正地投入使用，最終因檔案資料和設備的更新不及時而導致檔案管理及其應用效率低下。

二、事業單位加強檔案管理創新以及服務改革的有效途徑

基于以上對現階段事業單位普遍存在的問題分析，筆者認為要想加強檔案管理以及創新服務，就必須立足于本單位的實際情況，結合本單位的特點對檔案管理工作進行創新改革，既要從思想上真正地重視起來，又要從行動上積極開展創新服務工作，嚴格從以下幾個方面著手努力，以期能夠提高檔案管理工作的創新服務水平。

（一）思想重視+理念革新

思想觀念上的轉變是事業單位創新管理工作的基礎，同時也是最基本的一項工作，沒有思想的轉變，談不上行動上的改進。觀念作為行動的指南，其在很大程度上支配著我們的行動，事業單位檔案管理也不例外。實踐中應當及時轉變檔案管理思想，全面提升檔案管理工作重要性認知水平。尤其是單位領導干部應當重視，根據具體情況適時更新思想觀念，以此來有效解決現實中的各種問題與弊端，為本單位的改革發展營造氛圍。通過思想觀念的不會的革新，保持與時俱進，可以有的提高我們的思想認識水平，并在此基礎上做出正確的、切實可行的發展決策。實踐中無論是領導層，亦或是基層人員，均應當注重檔案管理資源的優化整合以及有效應用，以此來促進事業單位各項決策的制定，保證信息數據的準確可靠性。在收集檔案資料時，應當注入更多的精力，以此來確保該項工作的作用能夠有效發揮出來。

（二）基礎建設+創新模式

實踐中為了能夠有效滿足當前形勢下的要求，新時期事業單位應當積極改進各項檔案管理工作模式，不斷加強基礎建設。首先，加大基礎設施建設投入力度。比如，建立檔案管理

工作專門的辦公室、檔案庫房等，并且保持彼此相互獨立，以此來有效提高服務質量。同時，還要投入專門的資金為事業單位的檔案管理工作購置電腦、檔案密集架以及自動干燥箱等基礎設備。其次，加強數字化檔案管理工作中的相關設施建設。比如，檔案信息化建設過程中所需的相關存儲以及加工設備等，同時還包括網絡環境的建設以及服務器和檔案資料數據庫與檔案管理庫等，從而檔案信息化建設提供保障，這也是事業單位檔案管理工作水平得以提升的有效措施和手段。新時期事業單位應當順應時代發展要求，不斷加快檔案信息資源自動化管理和服務體系建設，從建立、管理以及應用三個層面創新服務理念與模式。第一，制定切實可行的信息化建設機制，規劃好各階段的工作，采取分步實施的方式;第二，建立健全檔案數字庫，并且采用電子形式進行檔案資料的存儲，共建共享檔案資料和數據信息，隨時對數據檔案資料分析處理;第三，建立高效服務網站，提供在線實時檔案資料查詢、調取等服務活動。

（三）優化檔案管理組織架構

實踐中，通過不斷優化事業單位檔案業務管理流程以及標準，應當加強制度化建設，對檔案建設以及利用流程等進行有效的優化和改進，使其能夠更加高效地提供服務。同時，還應當不斷拓展檔案管理工作以及服務功能的具體范圍以及內容服務形式，進一步拓展事業單位內部的各項檔案管理工作范圍，通過強化軟硬件設施的建設以及優化整合信息資源，可以有效實現檔案管理工作的信息化建設。同時，還應當不斷加強檔案管理工作的信息化建設，做好各項安保工作，重組檔案管理體系與組織架構。

三、 結語

綜上所述，事業單位應當重視檔案管理工作的價值，立足當前的實際情況，不斷創新和改進管理理念與管理模式，針對當前存在的問題采取有效的應對措施，這樣才能有效提高檔案管理和服務實效。

參考文獻：

[1]俞惠蘭.事業單位檔案管理創新與改革探討[J].宏觀經濟管理，2017（S1）：161+163.

[2]林進芳.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].新聞傳播，2018，（16）.