如何高效開展企業的物資供應工作

劉跟生　張杰

摘要：物資供應是指物資合同簽訂后供應商提供物資的過程，其中會涉及物資型號、供貨周期、物資驗收等相關細節，如何高效開展企業的物資供應工作是本文的重要研究內容，本文將重點探討分析物資供應過程中可能存在的問題以及處理問題的方法。

關鍵詞：企業;物資供應;供應商

物資供應指的是物資采購結果下達供應商與采購方簽訂合同后，供應商提供物資的過程。物資供應過程中，供應商需要嚴格按照采購過程中供應商的投標文件或競爭性談判的相應文件及談判記錄來進行，而不能對物資的品牌及型號進行隨意更改。

針對規模較小的企業，采購結果下達合同簽訂后，供應商直接提供約定的物資即可，由于物資涉及企業的成本，所以企業作為采購方往往會非常注重所供物資的質量。針對規模較大企業，往往會設置相關的物資供應部門來負責物資的催貨及后續手續的辦理，由于物資消耗資金為企業資金，為了避免個人的不作為及亂作為，則需要形成規范的物資供應管理制度來對物資供應的全鏈條進行規范管理。

物資的供應過程會涉及一個企業內部的多個部門，包括物資的需求部門、物資的項目管理部門、物資的采購部門、固定資產管理部門、檔案管理部門等，如何規范高效做好物資供應工作是一個重要的研究內容，本文將重點分析物資供應過程中可能產生的問題以及處理這些問題的方法。

一、物資采購型號的問題

物資的供應過程中需要嚴格按照采購過程中供應商的投標資料來進行具體的供應，也就是說供應什么樣的物資型號是有據可依的。表面來看，供應什么樣型號的物資不存在什么問題，但在實際的物資供應過程中物資型號是存在最多問題的地方。往往物資供應過程中物資型號的問題多數是由于前端采購過程中的各種因素所導致的。

在編制物資招標文件時，一方面，需求部門在編制招標文件的技術規范時，對物資的技術參數描寫得不規范，不具體，描述得不夠深入，從而導致不同供應商投標文件中描述的產品型號非常多，都能從技術層面滿足技術規范的要求。另一方面，采購部門在確定采購原則時，往往是最低價中標或者價格分在整體評價中占有重要的比例，從而導致物資采購項目的最低價中標。上述兩種情況，將導致提供物資質量一般甚至非常差的供應商中標項目供應，而其所提供的物資恰恰是同行業物資中質量排名靠后的物資，從而導致項目的需求部門不滿足其提供的物資，導致后續物資無法正常供應。出現此種情況的原因，主要在于需求部門及采購部門，需求部門未編制詳盡的技術規范書，采購部門未充分站在甲方的立場考慮采購原則。

針對物資采購型號的問題，需求部門在編制技術規范書時需要詳細地比對目前同類物資在技術參數上的差異，哪些參數是目前的同類生產廠家都能做到的，哪些參數是行業領先的廠家能做到的。某個參數是否需要提出，提出后需要限制到多大才合適，需求部門在提要求時，需要同時考慮需求人的使用需求和單位資金的限制，而不能一味地僅考慮參數要求。若是參數要求的非常高，而單位的資金預算又達不到，那只能產生流標的結果。若是參數要求不夠，而單位的預算充足，則產生的結果就是項目資金未充分消費，同時采購結果不能滿足需求部門的需求，只會造成采購物資的閑置。因此，需求部門需要深入考慮確定采購物資的詳盡合理的技術參數。采購部門在編制采購文件時，需要針對不同類物資明確其確定中標供應商的原則，而不能一味地以最低價中標，對于技術參數要求高的物資需要提高技術分在綜合評分中的比例。

二、物資供應型號的問題

物資合同訂立時分兩種情況，一種是需求單位自行招標采購，需求單位的物資供應部門牽頭與供應商簽訂合同;另一種是需求單位的上級單位開展招標采購，根據中標結果上級單位與供應商簽訂合同，供應商供應物資到需求單位，需求單位的物資供應部門負責協調物資供應的單位。

上述兩種情況都會出現供應商供應的物資存在問題的情況。存在的問題主要包括：一是供應商嚴格按照投標文件供貨，但是不滿足需求部門的要求。二是需求部門原因或供應商原因或兩者綜合原因故意不按照投標文件要求供貨。

針對上述存在的問題，物資供應部門可以采用《物資供應確認書》的方式加以避免。針對單位自行招標自行簽訂合同情況，可以在合同簽訂前物資供應部門要求需求部門和供應商簽訂物資供應確認書，嚴格按照投標文件供貨，如任何一方不簽訂將不再簽訂合同，從而避免合同簽訂后產生的物資供應麻煩。

針對需求單位上級部門招標簽訂合同的情況，則往往簽訂合同之后需求部門方能聯系到供應商，則此種情況，物資供應部門要求需求部門和供應商簽訂《物資供應確認書》，來確認后續可能存在的問題，如有問題則解除合同，如無問題則繼續履行合同。

三、物資的供貨期問題

供貨期問題同樣是物資供應中的大問題。有的供應商中標后，并沒有充實的資金鏈，而為了應對中標結果，往往對要供應物資一拖再拖。

針對此種情況，則物資供應部門要求供應商與需求部門簽訂的《物資供應確認書》中，明確供應商的供應計劃、排產計劃、配件供應情況、組裝時間、出廠時間、產品檢驗時間等，并且需要在確認書中加蓋供應商單位的公章。

供貨期的問題還有一種情況是需求部門原因導致的供貨拖延，某些設備需要特定的場地或前期準備，而需求部門無法提供滿足供應商供貨的所需條件。則此種情況需要物資供應部門協調需求部門，甚至采取相關的考核措施督促需求部門盡快提供符合要求的供貨條件。

因此，物資供應部門要求供應商與需求部門簽字蓋章的《物資供應確認書》將會對雙方都起到約束作用，確保需求部門和供應商嚴格按照約定做好物資的供應工作。

另外，需求部門在編制技術規范書確定提報采購物資的供貨期時，需要充分考慮物資采購供應的合理周期，包括：計劃提報至物資招標的時間、中標結果的公示時間、合同的簽訂時間、物資的生產時間、進口設備的通關時間、需檢定設備的檢定時間等。

四、供應物資的驗收問題

供應商按照約定時間提供了符合要求的物資，并且亦滿足需求部門的要求，此時將進入單位的整體驗收環節，往往各個單位的物資驗收并不僅僅是需求部門和物資供應部門參加，還得需要物資的項目管理部門、固定資產的管理部門以及檔案管理部門等相關部門參加。

初次合作的供應商往往不太了解單位的驗收流程，往往會導致工作效率低下，嚴重地消耗供應商的精力，甚至會給供應商帶來不好的印象。

針對此種情況，需要各個單位根據自身的情況，由物資供應部門跟供應商說明白，讓供應商詳細地了解整個物資驗收的流程，包括物資驗收過程中需要供應商做哪些工作，此類物資還需要哪些部門參加，需要準備哪些資料，這些相關部門是否還需要供應商去聯系等。

總之，物資供應部門要將整個物資的驗收過程全程組織好、聯系好、協調好，讓各個部門明確其職責，讓供應商充分明確其需要做的工作，確保做到驗收流程依法合規，高效明確。

五、物資供應的討論

綜上所述，物資供應的整個鏈條往往與物資采購的過程是密切相關的，沒有規范的前期采購計劃的提報和合理的采購策略，往往中標結果產生后會給后續的物資供應帶來巨大的麻煩。因此單位的物資供應部門需要建立與物資采購部門及需求部門的定期聯絡機制，將物資供應過程中產生的問題及時反映到前端，確保從前端就規范做好各類物資型號和供貨期的提報。

再者，采購方的各相關部門一定要轉變思路，杜絕吃拿卡要情況的出現，避免可能出現的各類廉潔風險，而要做好此類工作就需要從制度層面進行設計，以文件的方式對各種物資供應的程序和操作進行固化，充分做到供應商對整個物資供應過程非常明確，同時供應商按期如實供貨后采購方將充分做好物資驗收及物資款項的各類支付工作。

六、結語

總之，各個單位要根據各個單位的實情，充分考慮物資供應的各個環節，確保做到物資供應的規范高效。同時，要充分站在供應商的角度考慮問題，能夠確保供應商充分了解單位對違約情況的處罰及考核細節，充分了解單位明晰的物資供應流程。

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作者簡介：劉跟生（1982—），男，山東昌樂人，高級工程師，碩士，主要從事物資管理研究。