土建工程竣工資料管理存在的問題與對策

馮汝靜

摘 ? 要：工程竣工的資料檔案能全方位的鑒定及考核工程的質量，也是后期運營與維護的主要參考。因此，作為項目的經營建造單位，必須將整個項目的所有流程涉及的資料檔案，嚴格的遵照管理規范進行分類封存，務必確保資料的真實性，可靠性以及準確性，為整個工程的安全、高效及持久性提供保障。但從建立檔案，到收集資料，再到資料審核整理、驗收與結算，直至最后封存，有很多方面的問題要注意，因此需要相關單位提高資料管理意識以及工作素養，將資料檔案更好地進行管理，以保障整個工程的進程。

關鍵詞：土建工程;竣工資料檔案;管理工作

1 ?引言

在土建工程施工建設與管理過程中出現的具備價值的文字、圖片、表格、報告、圖紙等資料與記錄均屬于土建工程竣工驗收資料。土建工程竣工驗收資料能夠真實反映整個土建工程的施工過程，屬于工程管理與工程驗收中最重要的一種文獻資料，是對土建工程施工質量進行衡量的重要依據。在土建工程施工結束后，土建工程竣工驗收資料有利于工程運行的管理，為工程擴建提供書面依據，因此，需做好土建工程竣工驗收資料的收集與編制，以有利于土建工程的管理與維護。

2 ?土建竣工資料存在問題

2.1 ?相關制度不健全

隨著工程的開展，雖然在資料管理方面制定了一些制度，但一般都不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。比如，項目前期未建立竣工資料的收集、整理、分類制度，沒有標準化的相關數據查詢和索引系統，沒有專門的數據傳輸和存儲系統，也沒有統一的驗收格式和范圍劃分標準，第三方資料移交標準制度沒有制定。

2.2 ?人員問題

通常資料的形成和資料的整理是由不同的人來操作的。資料形成多是由現場技術人員來負責，而后期資料整理則是由資料員負責。工程技術人員重視現場施工、輕視資料填寫，只懂技術不懂檔案，填寫資料時態度隨意、敷衍了之，缺乏技術含量，僅僅是施工的流水賬，填寫的資料不真實或不完整，不僅無法真實反映建設項目的各種施工情況，而且做出來的資料也不滿足歸檔要求;而從事檔案管理的資料員往往只有文檔知識，對現場完全不了解，對工程資料體系又不夠熟悉，導致資料歸檔時效率很低。再加上技術人員和文檔人員的流動性大，極易出現交接斷層現象。

2.3 ?部分資料編制時效性差

竣工資料多是在項目完工之后3～6個月完成移交，而土建項目工程由于其建設周期較長，資料移交進展緩慢，不能達到“邊施工、邊移交”。不及時編制匯總類的竣工資料（如分部工程驗收，子單位工程驗收），而是到整個單位工程都結束之后，才開始集中整理并移交，使得大量的問題遺留到最后，部分問題甚至難以追溯，不僅導致后期工作量突然變大，還會降低對資料的完整性、規范性的要求。而且過程中一旦出現相關人員變動，就會造成資料交接漏洞，給歸檔的預編制管理造成了很大困難。

3 ?土建工程竣工資料管理措施

3.1 ?提升相關人員對竣工資料檔案管理的意識

土建工程竣工的重要組成部分就是竣工資料檔案的管理，因為這一環節可以起到參考、審核、驗收及維護等重要作用，并且跟整個工程的效益是有直接關系的。所以一定要將竣工資料收集完整，將整個檔案做的真實有效并且準確。要是沒能將這部分做好，將會為項目埋下不小的隱患。因此，整個項目相關的領導和工作人員，一定要將竣工檔案的管理意識提升上來，在實際工作中，嚴格的遵照管理流程以及檔案歸檔的規范，認真的對待檔案管理這項工作，務必將工程真實，準確并完整的呈現出來，為工程做好輔助工作。畢竟一旦出現資料不全或管理不善的局面，就會導致一部分的資料失真或缺失，或者一旦產生問題便很難查詢因由，無法及時正確的將隱患消除，為工程后期的運營造成不必要的麻煩，還會為社會埋下多種不安全隱患。即便如此，資料檔案管理也不是一朝一夕就能完成的，靠后期填補，或是突擊制作檔案，是沒有辦法保證檔案的準確性，真實性及全面性的。必須在工程一開始，就有專人跟進，進行資料的收集、分類及歸納總結。要讓檔案管理工作與工程的施工同步進行，這樣到竣工時，只要稍加整理和檢查就可以了。

3.2 ?構建土建工程竣工驗收資料的管理體系

土建工程竣工驗收資料的收集與編制屬于土建工程竣工驗收資料管理工作中最重要的部分，嚴重影響土建工程的施工質量與施工進度。從土建工程項目立項開始，一直到土建工程施工竣工，資料文件都貫穿其中。在土建工程建設開始之初，施工企業就應該組織設置土建工程竣工驗收資料收集小組，并指派專人負責，同時該小組隨著土建工程施工的發展而發生變化，且小組涵蓋監理人員、審計人員以及施工人員等，以保證資料收集的全面性，同時各工作人員之間要做好溝通交流工作，以有利于土建工程竣工驗收資料整理與管理等工作的開展。小組負責人在日常工作開展過程中要以身作則，通過自身的行為影響其他工作人員，以有利于資料收集、整合、管理等工作的開展，同時還能夠指導工作人員做好資料監管工作，保證土建工程竣工驗收資料的完整性，以有利于土建工程施工建設的順利進行，保證土建工程施工質量。

3.3 ?加強檔案管理人員的職業素養

工程檔案要由專人負責，且對負責檔案管理的人員時常進行培訓，培訓內容涵蓋檔案管理工作的基本常識、檔案法規以及管理標準等，除此以外，檔案管理工作人員要具有一定的穩定性。因為這部分人員不穩定，會造成整個工程的各項措施與制度不能持續的落實。而且中途換人管理就會出現交接問題，后來人員對工程前半部分的實施不了解，通過人員交接一知半解，無法與后續工作進行更好的串聯，容易造成材料的遺失，或是數據上的錯誤，或者進行某項資料查詢時耗費的時間相對較長，造成不必要的人力物力財力的浪費。因此，檔案管理人員要將自己的業務水平不斷提高，除了將檔案進行規范標準的管理外，還要努力的搜集信息資源，給土建工程的運行與維護提供更高效的服務。

3.4 ?構建完善的、系統化的土建工程竣工驗收資料編制標準

在土建工程竣工驗收資料的編制過程中，需從實際情況出發，并以土建工程的結構與重要性為基礎進行有效歸納與詳細分析，利用先進的理論思想實施編制工作，以有利于后續土建工程檔案的編制與借鑒，為土建工程的施工建設提供可靠的數據資料。一是土建工程施工企業應組織構建專門負責資料管理的部門，同時組織編制管理人員參與專業培訓，以有效提高編制管理人員的專業技術水平與綜合素質，在檔案部門先進經驗的基礎上，編制完善的工作流程，有效增強工程竣工驗收資料的管理職能。二是構建健全的土建工程施工管理約束機制，以有利于管理人員與管理流程發揮充足的作用，從而貫徹落實管理措施，做好土建工程竣工驗收資料的審查工作，實現資料管理的科學性與合理性，以實現土建工程竣工驗收資料的全面管理。三是編制完善的土建工程檔案管理標準，提高工作人員的管理水平，培養工作人員的綜合素質，為管理制度的實施奠定基礎，從而有利于資料管理工作的開展，同時土建工程竣工驗收資料的管理要具備靈活性，從而提高管理部門的應急能力。

4 ?結語

綜上所述，在土建工程竣工驗收資料的收集、編制與管理過程中，工作人員需嚴格按照相關規定與工作流程開展工作，同時重視審核，并編制各種表格追蹤各項工作的開展情況，保證土建工程竣工驗收資料收集與編制的完善性，為土建工程的交接提供便利性，從而保證土建工程結算工作的開展。

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