基于七項質量管理原則的高校項目采購策略

張煒星 王傳財 孫鋒 劉新偉

摘? 要：項目采購在一流應用技術大學建設中具有非常重要的作用，項目采購的管理質量直接影響學校的建設質量。分析項目采購的難點，引入質量管理體系的七項質量管理原則，采用項目采購閉環(huán)管理的采購策略，可有效解決項目采購中的難點問題。

關鍵詞：項目;采購;質量

中圖分類號：G647? ? ?文獻標識碼：A? ? 文章編號：2096-3769（2020）01-023-03

一、質量管理在高校項目采購中的重要性

應用技術大學的建設除了需要大量的人財物投入外，還需要具有與現(xiàn)代大學制度相適應的辦學自主權和自主治校能力。要求高校能夠建立起科學、完善、合理的內部治理機制，這是落實和擴大辦學自主權的前提。然而，當前我國高校內部治理結構尚不完善[1]，項目采購是高校建設的重要環(huán)節(jié)，項目采購的管理質量直接影響建設質量。因此，項目采購可以參照項目管理知識體系定義的項目管理模型，按照相關法律法規(guī)和高校的管理體系，進行適當剪裁，增強采購項目的專業(yè)化管理程度[2]。通過項目采購質量管理體系的建設實現(xiàn)提升采購質量的策略實施，培養(yǎng)高校教師遵章守紀，樹立質量意識，對夯實教學項目建設基礎，全面提升大學建設質量具有重要意義。

二、高校項目采購的四大難點

由于項目具有特定性、臨時性、不完善性與不確定性等特點，使得項目采購的實施與一般的日常采購相比具有更大的風險，其質量管控也較一般的日常管理具有更大的困難。首先，由于高校項目采購服從于高校整體項目進度安排，因此會面對周期短、任務重的難題，容易造成采購延期;其次，因為多級不同子項目的采購任務同時組織，因此統(tǒng)籌管理難度大，在采購過程中容易出現(xiàn)顧此失彼的情況;第三，在項目采購過程中高校的多部門多人員臨時通過項目進行協(xié)作，在信息傳遞和協(xié)同配合上容易出現(xiàn)界面不清、接口不暢問題;第四，高校的項目建設有一定的創(chuàng)新性和先進性，在采購實施過程中缺少可借鑒的經驗，容易造成決策時舉棋不定。

三、七項質量管理原則的引入和應用

1.以顧客為關注焦點

首先，項目采購的終端顧客是項目負責人率領的項目組團隊，因此，在執(zhí)行項目采購過程中始終以滿足項目組的需求為宗旨。其次，在項目采購過程中，各環(huán)節(jié)依次銜接，下一環(huán)節(jié)為上一環(huán)節(jié)的顧客，所以在組織內上一環(huán)節(jié)的負責人要了解掌握下一環(huán)節(jié)的需求，及時準確為下一環(huán)節(jié)提供服務。如在采購過程中，項目負責人應嚴格按規(guī)定準備相關資料，履行審批手續(xù)，為采購人員按制度委托采購提供服務。參與項目采購各環(huán)節(jié)的人員要“樹立質量是設計和制造出來，不是檢查出來”的質量意識，避免應付交差，提升工作質量，提高采購效率。同時，采購人員也要樹立為項目組服務的意識，認真按制度審核相關信息，根據(jù)管理職責及時發(fā)現(xiàn)管理問題，并制定解決措施組織培訓，不斷提升管理和服務質量，保證項目的順利實施。

2.詢證決策

決策是一個復雜的過程，并且總是包含某些不確定性。它經常涉及多種類型和來源的輸入及理解，而這些理解可能是主觀的。重要的是理解因果關系和潛在的非預期后果。對事實、證據(jù)和數(shù)據(jù)的分析可導致決策更加客觀、可信。（1）項目采購的目標決策[3]。采購項目組要充分考慮項目采購時全過程的影響因素來制定目標，確保目標不低于項目建設任務書目標。如項目采購目標與項目建設任務書目標有沖突，則需要項目決策層溝通，本著客觀公正的原則予以解決。（2）項目采購管理方案決策[4]。項目管理要基于高校管理體系按照項目采購全流程明確管理界面與接口，全面做好統(tǒng)籌管理。（3）項目采購的實施推進決策[5]。按項目采購整體目標結合各子項目的商品特點、采購方式由基層領導組織各子項目負責人制定推進計劃，采購項目負責人優(yōu)化整體推進計劃，做到計劃安排前緊后松，為不可預見的問題預留一定的時間處理。（4）項目采購的檢查與糾偏決策[6]。各級項目負責人要嚴格落實每天都日清日結的工作原則，每日按計劃檢查項目采購實施情況且同步優(yōu)化第二天的日計劃。各項目負責人要及時發(fā)現(xiàn)風險和問題，并予以避免或解決，同時每日逐級匯報項目進展情況。遇到重大問題則按相關制度組織會議審議并向主管校領導匯報。

3.領導作用

統(tǒng)一的宗旨和方向建立，以及全員的積極參與，能夠使組織將戰(zhàn)略、方針、過程和資源協(xié)調一致，以實現(xiàn)其目標。項目采購總負責人需要根據(jù)整體教學項目建設任務的安排和高校校院分級管理的體系架構，組織分解任務職責，做好重大節(jié)點計劃，優(yōu)化部門接口，擬制獎懲措施，制定詳細方案并組織貫徹與實施。首先，高校要加強頂層設計，儲備相關教學項目建設方案，做到“項目等資金，而不是資金等項目”，才能有條不紊地推進項目實施，不斷提升教學項目建設的質量。其次，在高校項目采購過程中有序的分級管理是保障項目采購計劃實施的基礎，各級分管領導應掌握相關政策法規(guī)、政策制度和業(yè)務知識，嚴格按節(jié)點與職責統(tǒng)籌計劃所負責的工作任務，組織推進項目采購工作，并及時檢查工作進度，協(xié)調處理內部問題。樹立廉明公正的團隊文化，搭建自我提升的管理體系。

4.全員參與

為有效和高效地管理組織，各級人員得到尊重并參與其中是極其重要的。通過表彰、授權和提高能力，促進在實現(xiàn)組織的質量目標過程中的全員積極參與。由于高校日常采購通常以各學院的資產團隊為主開展工作，而臨時組建的項目采購負責人以教師為主，日常很少參與采購工作，所以需要在項目采購實施前對全體人員統(tǒng)一培訓相關法律法規(guī)、政策制度和項目采購業(yè)務流程，使全體成員統(tǒng)一工作目標、工作標準和評價考核。在具體項目采購實施過程中各級領導要擔負起分級管理的職責，根據(jù)實際情況公開相關信息，分享知識和經驗，提升全員質量意識，增強整個組織內的相互信任和協(xié)作。及時評價、鼓勵成員的貢獻、學識和進步，進行調查以評估人員的滿意程度，溝通結果并采取適當?shù)拇胧粩嗵嵘蓡T的采購業(yè)務素質和水平，提升全員工作質量。

5.過程方法

質量管理體系是由相互關聯(lián)的環(huán)節(jié)所組成。理解體系是如何產生結果的，能夠使組織盡可能地完善其體系并優(yōu)化績效。首先，項目負責人在制定采購需求時要認真進行調研，依據(jù)學校整體發(fā)展方向明確項目方案。其中教學項目應根據(jù)專業(yè)教學需要摸清全校基礎情況，對照專業(yè)建設需要制定詳細的項目采購方案，嚴格執(zhí)行相關行業(yè)、國家或國際標準。科研項目應根據(jù)研究需要明確需求，然后根據(jù)區(qū)域內同類設備的數(shù)量和使用情況合理優(yōu)化方案，做到區(qū)域內資源互補以提高項目資金利用率。然后各項目負責人要認真調研采購商品，至少做到貨比三家，及時掌握商品動態(tài)，了解采購風險，制定合理的項目采購方案，提高項目采購質量。其次項目采購負責人要明確項目采購的目標和實現(xiàn)這些目標所需的過程，繪制出采購流程圖。并根據(jù)相關法律法規(guī)與政策制度制定采購管理規(guī)范和各種表單，明確各部門職責與權利，理順信息接口。然后按項目采購任務全面分解制定各崗位工作日計劃，確保需求提交、采購委托、采購公告、開標評標、結果公示等各項計劃均滿足整體要求并無一疏漏。最后在組織實施期間，每日匯總項目采購進度及異常情況，及時預測風險、優(yōu)化后續(xù)計劃安排并及時通報給相關人員，以此保證整體項目采購任務的順利完成。

6.關系管理

項目采購的相關方包括招標代理公司、投標方、潛在供應商、財政局等相關單位，在采購實施過程中要嚴格按相關法律法規(guī)、政策制度進行業(yè)務溝通，共同打造公平、公正、公開的項目采購環(huán)境。在特殊情況下要及時解答問題，認真組織答復質疑，誠懇對待投訴，做到有則改之無則加勉，展現(xiàn)壁立千仞無欲則剛、海納百川有容乃大的胸懷。

7.改進

改進對于組織保持當前的績效水平及對其內、外部條件的變化做出反應和創(chuàng)造新的機會都是非常必要的。在具體采購過程中全體成員要及時發(fā)現(xiàn)問題和風險，堅持問題導向并將解決問題和避免風險（特別是廉政風險）作為改進目標。相關專業(yè)管理人員要及時進行業(yè)務支持，確保項目采購改進目標的實現(xiàn)，并將其固化在相關管理規(guī)范和工作計劃里，復制應用到其他采購業(yè)務管理規(guī)范中，以提高類似管理活動的質量并創(chuàng)造更大的效益。

參考文獻：

[1]檀慧玲，謝予涵.教育政策執(zhí)行視角下“雙一流”建設實施的思考[J].北京教育（高教），2016（12）：14-17.

[2]徐景文.采購項目風險管理初探[J].中國政府采購，2014（8）：74-76.

[3][4][5][6]李君.招標采購項目管理決策的若干問題探討[J].招標采購管理，2014（6）：9-13.