圖書館人事檔案管理系統建設探索與實踐

楊玉娟

摘要：文章分析目前圖書館的發展和國家事業單位體制改革的現狀，找出圖書館人事檔案管理的瓶頸，利用信息化手段建設人事檔案系統，內容包括系統架構、資料維護、界面設計、與外聯系統互聯互通、系統安全五個方面，實現圖書館人事檔案精準的核心管理。

關鍵詞：圖書館；人事檔案；管理

隨著圖書館事業的發展和國家事業單位體制改革的深入，圖書館人事管理工作量和復雜性日益增長，正面臨越來越大的挑戰。目前各級公共圖書館在編人員不斷增長，人才工作越來越受到重視，人事管理部門如何改進管理手段提高工作效率，推進人才管理工作更好地適應時代發展需求顯得尤為迫切。

一、圖書館人事檔案工作現狀

（一）領導無法全面動態掌握圖書館人事信息，影響決策

人事檔案管理是全局性工作，廣義的人事信息分布在人事、財務等各個職能部門，客觀上形成了人事信息的分散性的格局，且各部門信息標準和口徑不統一，信息整合難度高，數據更新不同步，人事部門難以掌握全面的人事信息。沒有一個快速響應的全局性人事檔案管理信息平臺，很難及時、準確地為領導的人事決策提供人才梯隊、人力成本、工資結構、人才預測等數據化支持。

（二）圖書館各層次考核工作較多，缺乏平臺支持

圖書館在進行中層干部年度考核、聘期考核、職工年度考核工作時，由于涉及范圍廣、時間緊，需要大量信息采集、整理、統計、分析，缺乏平臺支持，依靠傳統手工方式，工作煩瑣，勞動量巨大，且容易出錯，也很難對考核結果進行深入分析。

（三）南京圖書館人事檔案管理目前存在的難點

在目前的運作管理模式下，南京圖書館人力資源服務的模式也因用戶業務流程的復雜而變得復雜，相應地，人力資源服務的信息流因受到單位各級機構在人力資源管理權限上的分工、約束而變得更加細化。人事部門職員平時大部分時間都忙于復雜而煩瑣的事務性工作，因此，迫切需要由相關部門和人員牽頭協作，建立一套由上到下的人力資源管理計算機系統，改變目前人力資源服務效率低下的局面，全面提升人力資源服務工作的效率和水平。具體來說，面臨的問題主要如下：

（1）單位各類人員信息沒有整合，信息分割、重復勞動，內部具備暢通的局域網，卻沒有在人力資源服務方面有效地利用起來，工作效率和數據的利用率不高。

（2）整個單位內部，由上而下沒有一套統一的人力資源管理軟件，彼此之間缺乏信息共享，上下交流不暢，單位對下屬機構單位的管理停留在簡單的報表數字上，是粗放型的管理，無法為管理層的決策提供數據支持。

（3）南京圖書館具備獨特的行業特點，隨著業務范圍和業務量的擴大，單位無法及時準確地掌握人員流動的整體狀況及人才的儲備情況。

（4）從單位內部到各下屬分支機構的業務部門都已意識到：由于陷于日常煩瑣的事務性工作，在內部職工的激勵、考核、培訓等方面缺乏深入細致的研究、規劃、實施，難以支撐南京圖書館可持續發展戰略的實現。

人事檔案管理信息化是建立科學的考核評價體系，實現人事檔案管理信息高度共享的基礎與前提，是提升圖書館人事管理水平的有效手段和必然途徑。

二、南京圖書館人事檔案管理系統建設探索與實踐

（一）需求分析

由于南京圖書館人力資源服務信息化建設具有一定的基礎，之前實施過類似的人力資源管理軟件，因此，我們采取“總體規劃，分步實施”原則，循序漸進，化解風險，保證整個項目的實施成功，確保人力資源服務工作信息化發展規劃與公共圖書館事業發展戰略的和諧統一。南京圖書館人力資源管理信息化規劃目標具體闡述如圖1所示。

（二）南京圖書館人事檔案系統設計

1.軟件要求

（1）客戶機操作系統：WindowsXP/Windows7/Windows8/ Windows10；

（2）客戶機瀏覽器：IE10.0及以上版本；

（3）數據庫：SQL Server2012/ 2014。

2.硬件要求

（1）最低配置

CPU：4核2.0GHz，內存：8GB DDR3，網卡：1000Mb以太網卡，硬盤：500G；

（2）推薦配置

CPU：8核2.5GHz，內存：64GB DDR3，網卡：1000Mb以太網卡，硬盤：1T。

3.服務器

考慮到南京圖書館人力資源管理模式，建議采用IBM System X3650或其他廠商的同等配置的機器。

4.系統總體構架

南京圖書館人事檔案管理系統劃分三個層面，如圖2所示，對外提供一個數據接口。體系結構層層支撐，實現業務平臺的可靠運行與一體化管理。

5.功能模塊

（1）組織架構管理

組織機構實現了單位、部門和崗位信息的管理，包括設置單位的框架結構；錄入和修改單位、部門或崗位信息；對單位、部門及崗位信息進行查看；可對單位、部門、崗位分層管理，并對組織機構進行歸檔，生成機構圖、崗位匯報關系圖。

（2）崗位管理

實現對基準崗位信息的管理，包括基本信息、崗位任職資格、崗位素質指標、崗位職責等相關崗位信息，同時支持對基準崗位附件的管理，包括上傳、下載、瀏覽；支持直接打印基準崗位各類表格，如基準崗位說明書等。基準崗位建立后，各下級單位新建崗位時，可以直接引用標準崗位體系中崗位，同時可以帶入基準崗位的信息。

基準崗位管理是指對組織內的所有基準崗位進行定義，崗位信息包括任職要求、職級職稱信息、薪資標準、績效標準、素質能力要求，為員工任職提供基本崗位信息，為崗位設置提供對應基準崗位信息。

（3）員工管理

員工管理模塊是人力資源系統中最基本，也是用戶最常用的一個模塊，人事業務的日常工作，如：新增人員、查詢瀏覽、統計分析、花名冊、登記表、信息維護等均在此模塊中完成。

（4）報表管理

對單位中各類人員信息進行統計、制作統計報表，這是人事工作者最常進行的工作，也是上級領導做宏觀決策所依賴的基本數據。傳統手工制表方式費時費力，效率低、準確性差，已不能滿足現今人事勞資管理工作的要求。

本系統的報表管理模塊采用了先進的網絡技術。客戶端通過瀏覽器即可輕松、高效地完成報表的所有業務。提供了高效靈活方便的報表設計工具，既可自動生成預定義的年報統計報表，也可由用戶自定義統計報表，并可對報表進行編輯、校驗、上報或接收、匯總。

（5）合同管理

勞動合同是人力資源管理中的一項基本內容，能夠完成日常的簽訂勞動合同、續簽勞動合同、解除勞動合同；打印合同臺賬；計算；統計分析等，實現了合同的動態管理。

（6）考勤管理

用業務模板來實現加班、請假、公出申請及審批功能。

模板中年假的申請跟考勤模塊中年假天數、年假起始天數、年假終止天數、上年度結余天數、結余截止日期關聯進行計算，并在請年假時進行年假天數控制。

此模塊對考勤數據提供創建、統計、計算、匯總、審批等功能，方案考勤員初次進入默認顯示已創建未歸檔考勤區間下自己所負責考勤方案的填報情況，同時也可在此界面創建新周期月份的考勤表數據（后臺程序自動給各填報機構的考勤員推送一條填報任務），并對各機構填報上來的考勤表執行審核、提交、歸檔方案配置、歸檔等操作，考勤數據的審核基于填報機構執行整體退回、報批、同意、提交。

（7）薪資管理

薪資變動主要是完成新進人員確定工資、崗變調薪、人員離退停薪變動、薪資普調等。調整結果應用于薪資發放。

薪資變動模板審批方式支持靈活配置（是否需要審批），用戶根據具體的業務，對不同的業務類型靈活定義不同的審批流程（如自動流轉模式、手工指派模式），自動流轉模式的模板被定義了流程節點的，自動按照事先定義的流程被傳遞和審批；手工指派模式的模板需操作員根據需要指派給領導來審批。用戶可以隨時監控業務審批過程。

（8）人事異動

在人力資源的日常業務中，每種業務都是由一系列的流程構成，每個基本流程的過程觸發都是在特定的條件下產生的。人事業務的流程主要包括業務流程和審批流程。所謂業務流程是指一個業務完成以后才能開始下一個業務環節，比如員工調整崗位后，觸發薪資調整業務。所謂審批流程是指由多個人參與審批的業務流程。

人事異動主要基于審批流程的業務進行管理。用戶根據具體的業務，對不同的業務類型靈活定義不同的審批流程，并且支持多級審批流程。定義了的審批流程環節的模板將按照定義的流程被傳遞和審批。用戶可以隨時進行任務監控。

三、結束語

圖書館建設人事檔案管理系統后，可以實現精準的核心人才管理。信息技術的應用，也對人事檔案管理人員提出了新的要求，需要他們不斷提高個人素養，信息系統還提供了人才盤點功能，建立后備人才庫，實時體現人才結構、現狀以及變化趨勢，為人才規劃提供了科學依據。

注釋與參考文獻

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