中小型水利工程建設檔案管理的問題與對策

仇蓉

摘要：中小型水利工程建設檔案是在建設過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的記錄，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。但很多中小型水利工程建設檔案管理中存在諸多問題。文章以鎮江市引航道水利樞紐工程建設檔案管理為例，對中小型水利工程建設檔案管理存在的問題和對策進行了探討。

關鍵詞：中小型水利工程；建設檔案；問題；對策

目前，水利工程建設大部分為中小型水利工程，它們為改善民生、保障和促進經濟社會的健康發展發揮了重要作用。在其前期、實施、竣工驗收等各建設階段形成了大量的文字、圖表、聲像等不同形式的檔案。保管好這些歷史記錄，對于保障工程質量，明確各方責任，便于工程維護改造，都具有不可替代的重要作用。

一、充分認識中小型水利工程建設檔案工作的重要意義

1.中小型水利工程的重要性決定了建設檔案的重要性。中小型水利工程一般為防洪保安工程、民生工程，在保障和促進經濟社會發展中意義重大，工程質量必須做到萬無一失。中小型水利工程檔案真實地反映了工程建設全過程，是控制檢驗水利工程質量的重要依據，是提高水利工程質量的重要手段。同時，水利工程檔案也是汛前預測及防備、汛期防汛搶險的重要基礎資料。

2.中小型水利工程的隱蔽性決定了建設檔案的重要性。中小型水利工程大部分是隱蔽工程，在工序完工之后就進行了覆蓋，只能看到工程外觀，有的處于水下甚至連工程外觀都看不到。因此，一旦出現質量事故，工程檔案將是唯一可以查詢工程建設情況的記錄和依據。

3.中小型水利工程使用的長期性決定了建設檔案的重要性。水利工程都有一定的設計使用壽命，常常使用幾十年甚至上百年，建成后的運行管理必須建立在充分掌握工程基本狀況的基礎上，而工程的基本狀況必須通過工程檔案來體現。在投入運行過程中，若出現故障或事故，通過工程檔案可方便查明原因、追究事故責任。在后期工程運行和規劃改建中，工程檔案也可以為后人在工程使用、管理、運行、養護、維修、改建、重建、擴建等工作中提供不可替代的依據。

二、勇于正視中小型水利工程建設檔案管理存在的嚴峻問題

由于中小型水利工程的實施主體基本上是市以下基層水利單位，與大型水利工程實施主體基本是省以上的水利建設單位相比，在檔案工作方面，無論是重視程度、認識水平還是人員素質、資金保障等，都有較大的差距。主要表現在五個“不”上：

1.人員配備不適應。水利工程檔案人員既要求熟悉水利業務，也要求熟悉檔案業務。但實際工作中，中小型水利工程項目資料管理人員基本是臨時抽調，沒有經過專業培訓且大多數身兼數職，檔案業務水平、工作精力都不能滿足需要，造成檔案材料形成不規范、歸檔不齊全、整理質量差、管理不規范等諸多問題，直接影響著工程檔案質量。

2.工作階段不完整。根據水利基建程序要求，項目主管部門在可行性研究報告批復下達后完成項目法人組建，而只有在項目法人組建后，檔案人員才能明確。但在實際工作中，項目法人組建前已形成一定的檔案資料，如勘探測量、可行性研究、立項材料等，這些材料往往在主管部門，項目法人沒有收集，造成工程前期階段檔案工作不完整。

3.驗收工作不及時。水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。但因多種原因，許多工程遲遲難以驗收，也使得工程檔案資料收集整理難以及時收尾，而過了較長時間再著手驗收工作，常常時過境遷，有的資料已散失，難以保證歸檔的質量。

4.硬件設施不到位。與大型工程不同，中小型水利工程建設管理單位因項目經費緊張，檔案工作正常開展所需的庫房和設備得不到保障，許多項目檔案堆放在臨時倉庫，電腦、照相機、攝像機等配備不全，直接影響日常工程建設檔案工作的開展。

5.檔案形成、整理不規范。很多工程在實施中重現場管理、輕檔案資料，導致錯漏百出。有的現場數據與檔案數據不一致，有的整理資料所填時間與現場作業時間不符，還有許多材料沒有蓋章或簽字認證，不按分類要求裝訂成冊，或者雖然成冊但沒有目錄或目錄不準確、資料字跡不清楚、漢字使用不規范、未按規定的表式填寫、內容隨意涂改、修改后未加蓋單位公章或沒有修改人簽名等。

三、積極探索中小型水利工程建設檔案管理的路徑方法

鎮江市引航道水利樞紐位于鎮江市金山湖西側，扼守引航道出江口，連通主城區與征潤州濕地，是金山湖的標志性建筑、首要控制性工程，也是鎮江水利史上單體投資最大的中型水利工程。自2006年10月開工至2014年10月竣工，歷時8年，總投資達4.28億元。樞紐外觀看似一橋，實則結構新穎獨特，閘、站、橋巧妙結合，中孔40m跨弧形鋼閘門、“S”形葉片雙向運行立式軸流泵均為國內首創，盡顯現代水利工程的精巧通透。橋上“門”形景觀塔樓寓含“鎮江之門”之意，既是大江東下迎面而來的鎮江城市之門，也是歷史上長江入海的“江海之門”。該工程時間跨度大，參建單位多，種類復雜，形成了大量的檔案資料。針對水利工程檔案普遍存在的問題，作為水利工程管理單位，從開始建設起就將檔案工作放到重要議事日程，力爭從源頭上克服檔案工作容易出現的隱患，強化責任意識、法制意識，本著對工程負責、對歷史負責、對自己負責的態度，把好“五關”，建設優良工程，形成精品檔案。

1.把好檔案管理體制關。按照工程建設與檔案工作同步進行的原則，在項目立項之初就設定了創建一流工程檔案的目標，著手建立檔案資料管理工作體制，成立工程檔案管理工作領導小組，設立了專門的檔案室，提出嚴格的檔案管理工作要求，明確各階段、各參建單位檔案工作職責，從體制上確保工程檔案的完整、準確、系統和安全。

2.把好檔案管理人員素質關。鎮江市引航道水利樞紐工程有1個建設單位、2個監理單位、9個施工單位。一方面，明確相關規范。在工程建設初期，建設單位向相關參建單位下發了《關于做好引航道水利樞紐工程檔案管理工作的通知》，并將水利部、水利廳有關水利工程建設檔案管理要求的文件等作為附件，要求各單位明確檔案管理人員，按照文件規定做好工程資料的收集與整理工作，建設單位檔案管理人員定期到各項目部檢查檔案資料管理工作，及時提出整改意見。另一方面，加強人員業務培訓。整個工程的檔案管理工作由建設單位牽頭，多次組織人員參加水利工程檔案業務培訓班，深入學習相關檔案管理規范，提升業務水平。專職檔案管理人員做到持證上崗，并定期參加專業理論學習，不僅學習掌握檔案業務知識，同時加強對水利專業知識的學習，不斷提高自身的綜合素質。

3.把好檔案形成過程關。一是做好過程中的資料積累和登記工作。建設單位從工程立項開始就進行了文件資料的登記、收集、歸檔和整理工作，并追溯收集單位成立前的工程前期文件材料，確保工程階段的完整和檔案的連續。二是檔案資料及時驗收歸檔。引航道水利樞紐工程劃分為4個單位工程，共包含42個分部工程，每個分部工程又包含若干個單元工程。建設單位遵循同步性原則，工程進行單元與分部工程質量等級評定和工程驗收時，對應歸檔文件材料的完整程度與整理質量同時進行驗收，并在驗收后及時歸檔。三是做好檔案資料的交接工作。該工程歷時8年之久，建設單位的檔案管理人員多次變動。由于建立了嚴格的檔案管理制度，無論人員如何變動，都及時做好工作交接，一切工作按照相關制度進行，從程序上保證檔案的完整。

4.把好整理責任關。引航道水利樞紐工程涉及眾多專業，資料種類復雜，我們將其分為工程檔案、設備檔案、科研檔案、聲像檔案以及財務檔案五個部分。工程檔案又分為綜合類和工程建設類，其中綜合類由建設單位負責，建設類由施工單位和監理單位各自負責。設備檔案由各設備供應商負責，科研檔案由建設單位負責，聲像檔案由建設單位和施工單位各自負責，財務檔案由建設單位負責。做到檔案分類清晰，管理分工明確。各單位檔案資料整編完成后，由建設單位檢查匯總，按照統一要求整理、立卷、裝訂，最后錄入檔案管理系統。經過各參建單位檔案管理人員的共同努力，最后共形成檔案資料580卷，其中永久245卷、長期335卷、圖紙3096張、相冊7冊。

5.把好檔案專項驗收關。專項驗收是檔案資料形成的最后環節，是確保檔案管理質量的最終保證。在進行檔案專項驗收前，建設單位組織參建單位對工程檔案的管理情況、文件的收集歸檔與保管情況、工程檔案是否完整、準確、系統、安全等情況進行認真自查。正式驗收時建設單位按照檔案數量的8%，竣工圖的10%抽查檔案整理情況，對驗收中查出的問題及時整改到位。

鎮江引航道水利樞紐工程科學合理的檔案管理工作為工程建設及時提供相關材料、信息和佐證，從檔案資料上保障了工程的建設需要，也為工程后期的審計工作以及閘站的運行管理提供了可靠依據，取得了良好的效果，發揮了重要的作用，同時還為鎮江市中小型水利工程檔案管理作出了有益探索，提供了可供復制的樣板。

注釋與參考文獻

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