智慧檔案館服務能力建設實踐與思考

劉明俠

檔案利用服務是開展檔案工作的落腳點，要以滿足人民日益增長的美好生活需要為目標。近年來，蘇州市吳中區檔案館科學謀劃、精準定位，以新館建成啟用為契機，通過搭建智能化綜合管理平臺，加強檔案庫房、檔案實體和檔案信息全方位管理，不斷打造集設備完善、管理科學、保管安全、服務優質等優勢于一體的生態、智慧、現代化檔案館。同時，為不斷滿足人民日益增長的檔案方面的需求，區檔案館積極開展檔案資源和信息化建設，加快檔案智能化管理進程，搭建六大便民服務平臺，全面實現民生檔案資源在長三角地區的互聯互通和遠程共享，綜合服務能力全面提升。

一、加強基礎設施建設，打造智能管理平臺

在歷屆吳中區委、區政府的重視和關心支持下，區檔案館硬件設施不斷升級完善，為檔案事業的發展奠定了堅實基礎。一是高標準建成檔案新館。區檔案新館作為政府實事項目，于2013年3月動工建設，2017年5月建成啟用。新館位于城區中心地帶，區位優越、交通便捷，建筑面積14360平方米，庫房面積6000多平方米，業務用房齊全完善，是一個集檔案安全保管、檔案利用服務、政務信息查閱、電子文件管理、愛國主義教育五大功能為一體的開放、現代公共檔案館。二是前瞻性搭建智能化管理平臺。區檔案館新館秉持生態智慧設計理念，緊扣檔案庫房“八防”措施要求，依托物聯網技術，打造了集消防、消毒、溫濕度、防盜、視頻監控、門禁、燈光和應急管理等八大系統為一體的智能化管理平臺，各系統獨立運行的同時互通互聯，對檔案館庫、人員、設施設備和檔案實體實施全方位、立體化集中統一管理，多重守護檔案館庫和檔案實體安全。

二、以資源建設為抓手，夯實服務能力基礎

檔案資源是開展檔案工作的基礎條件，事關檔案事業的可持續發展。加強檔案資源建設是豐富和完善館藏結構、服務大局、服務社會、服務人民的根本途徑。為不斷加強覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設，區檔案館新館啟用后即加快檔案資源建設步伐，多方溝通，多措并舉，多方聯動，全面實現室藏檔案資源向國家綜合檔案館的集中和整合。

一是全面開展檔案依法接收。通過提前制發相關文件、開展摸底調研、轉變指導方式等各項舉措，僅用了2018年1年時間就完成了100家立檔單位近40萬卷（件、張）文書、照片、會計、實物、光盤和專門檔案的接收。二是重點突出民生檔案資源的接收。以民生需要為導向，堅持民生工作延伸到哪里，民生檔案工作就開展到哪里，民生檔案就收集到哪里的原則，全方位開展民生檔案的收集工作。近幾年來，接收進館的50余萬卷（件）檔案中，婚姻、學籍和出生醫學證明等與百姓生活息息相關的民生檔案就達20余萬件，民生檔案的總量和占比均有大幅提升。三是積極推動涉改單位檔案進館。主動參與機構改革，根據區級單位機構改革實際情況制發《關于做好吳中區機構改革中檔案工作的意見》，明確檔案的清點、整理、歸屬流向以及檔案移交等事項，及時并保質保量完成12家涉改單位近4萬件檔案的接收進館。四是暢通征集渠道，加大特色檔案征集力度。通過采取整合資源、上下聯動、巧借外力、多方合作等舉措，主動圍繞吳中特色資源，廣泛開展檔案征集進館工作。近年來，陸續征集到區委宣傳部照片檔案，陳竺、王守覺、陸伯源等名人檔案，《陳氏宗譜》《莫厘王氏家譜》和《莫厘王氏家譜續集》等譜牒檔案，非遺項目與傳承人檔案，《水鄉新路》和《大寨之花》等地情資料，以及民營企業檔案等特色檔案。通過多渠道開展檔案資源建設，區檔案館館藏檔案資源由新館啟用前的15萬卷4萬件猛增至20多萬卷60余萬件，逐步形成門類齊全、內容豐富、形式多樣、富有吳中特色的館藏檔案資源體系。

三、加強全程監督管理，著力提升智能管理水平

如果說檔案智能化綜合控制平臺實現的是對整個檔案庫房的全方位管理，那么，實體檔案管理系統則是對每份檔案進行生命周期記錄。一是智能記錄檔案生命周期。區檔案館采用全新RFID無源電子標簽技術，存儲檔案地址，通過信息寫入準確定位每份檔案所處的樓、庫、區、列、節、層，全面記錄每份檔案接收、整理、入庫、利用、銷毀的整個生命周期。二是智能盤庫優化業務流程。區檔案館配備三臺智能盤庫車，實現了檔案智能盤點、上架、下架、分析和自動開閉架等功能，最大限度優化業務工作流程，提高查找和盤點效率。三是智能存取提高管理功效。區檔案館所有檔案庫房全部使用智能密集架，具有數據庫管理功能并支持架體操作。通過對存放的檔案建立檔案管理數據庫，實現與實體檔案管理系統集成關聯，窗口一鍵操作，庫房即可聯動開架。四是信息化提供智能保障。區檔案館在新館建設過程中，在區縣級單位中超前謀劃、率先建成國家機密級B級保密機房，并于2018年通過市級保密部門驗收。2018年底實現館藏檔案全面數字化，同時啟動館藏檔案二級目錄著錄和移交進館檔案數字化查漏補缺。2019年12月成功創建5A數字檔案館，信息安全等級保護工作扎實推進，努力提高檔案信息安全建設質量，確保機房、系統和數據安全。

四、積極融入長三角一體化，實現檔案資源互聯互通

區檔案館充分利用扎實的檔案數字化工作基礎，以互聯網技術為依托，打造五個區內服務平臺，并成功聯通省民生檔案便民服務平臺，六大平臺共同發力，實現長三角地區民生檔案資源互聯互通，實現民生檔案服務零距離。一是數字檔案館平臺。建立館藏檔案案卷級、文件級和二級目錄三級檢索系統，共有館藏檔案案卷目錄18萬余條、文件級目錄達300多萬條、二級目錄80萬條。“全文檢索系統”成功運行，提供館內數據的跨全宗、跨庫檢索，極大提高了查檔效率。二是數字檔案室平臺。不斷升級“數字檔案室系統”，由單機版向網絡版升級，實現在線文件收發、歸檔和全文上傳；推進區協同辦公系統與數字檔案室系統接口的研發、測試、運行，實現系統間數據的自動流轉，拓展了原生電子檔案的收集渠道；積極與民政部門合作，實現婚姻檔案由婚姻檔案登記管理系統向區數字檔案室系統的在線移交。三是民生檔案基層查閱平臺。目前在1個民生部門、14個鎮（區、街道）及81個村社區設置了96個民生檔案基層查閱窗口，百姓持本人身份證，就可以就近查閱婚姻、獨生、建房等八大類與自己相關的民生檔案，實現“館室聯動、數據共享、一證查檔、就地出證”，“數據多跑路、群眾少跑腿”成效顯著。四是區域資源共享平臺。在木瀆鎮、光福鎮、東山鎮、金庭鎮等全區范圍內鎮（區、街道）成功實施26177卷、574546條數據和全文館室信息資源共享，已初步實現區屬所有鎮（區、街道）資源共享全覆蓋。五是自助查閱平臺。區檔案館查檔大廳設置11個自助查閱平臺點位，百姓可自主查閱政府信息公開、開放檔案目錄、志書年鑒等內容，其中八個點位與民生檔案基層查閱平臺對接，百姓憑本人身份證能查閱相關民生檔案。六是省民生檔案便民服務平臺。省民生檔案便民服務平臺的安裝和啟用有效拓寬了民生檔案資源共享的區域范圍，打破傳統民生檔案利用的空間限制，成功實現長三角地區民生檔案異地查檔。區檔案館與山東省臨沂市檔案館就百姓利用率較高的婚姻檔案等民生檔案簽署《民生檔案跨館異地利用服務工作協議書》，更是將民生檔案的服務范圍由長三角地區進一步延伸至華東地區，有效打破民生檔案查閱的空間限制，兩地百姓也將享受到民生檔案跨地區跨館利用帶來的便利。

近年來，吳中區檔案館以時不我待的精神致力于智慧檔案館及其服務能力建設，取得了一定成績。但隨著檔案事業快速發展，新形式電子文件如何歸檔、電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性以及檔案系統與網絡安全性如何保證、如何實現更大范圍區域資源共享等新問題，都對智慧檔案館服務能力建設提出了新的更高要求。吳中檔案人將不斷以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，積極研究新環境下智慧檔案館發展的新動向、新目標，快速把握檔案事業發展新趨勢，不斷探索智能化管理新途徑，不忘初心，牢記使命，凝心聚力，爭先創優，不斷提升智慧檔案館服務能力水平，努力跑出吳中檔案人和吳中檔案事業發展的加速度，爭當吳中高質量發展的優等生。