Google是如何遠程辦公的

Moonshot

作為以人性管理和多元辦公著稱的Google，也是最早擁抱遠程辦公的大公司之一。Google 不僅允許部分員工在特定情況下遠程辦公，還開發(fā)出諸多基于云端協(xié)作的辦公套件。

Google 更傾向于用分布式辦公來形容遠程辦公這種方式。分布式辦公，即分散在不同地點進行辦公，這些地點可能是居家，可能是龐大的公司園區(qū)中的分屬兩段的辦公室，也可能是出于不同工作地進行同一個項目的團隊。如何不在一處仍能合作無間，讓分布式辦公運轉(zhuǎn)起來的核心，就是遠程協(xié)作。

遠程協(xié)作的重中之重，一是流程，二是員工。流程決定了員工與員工之間，部門與部門之間，上下級之間能否良好協(xié)作，員工之間的交流則決定了身處異地的團隊能否齊心協(xié)力。

Google 用三個環(huán)節(jié)，串聯(lián)起遠程協(xié)作。

創(chuàng)造聯(lián)絡(luò)環(huán)節(jié)

無法處于同一空間，那就保證協(xié)調(diào)時間。

時間協(xié)調(diào)是遠程工作中的重要一環(huán)，時間規(guī)定不清晰，就會出現(xiàn)信息接收和回應(yīng)時間差，視頻會議人等人，關(guān)鍵時刻找不到人等等耗時耗力耗感情的問題。

規(guī)范和準則可以明確界定團隊應(yīng)該如何協(xié)同工作。Google 建議團隊中的領(lǐng)導(dǎo)層，把時間規(guī)范化，比如非工作時間的郵件回復(fù)；跨時區(qū)信息同步；提前告知會議時間，以及預(yù)計會議時長；會議時間是否在員工的非工作時間……如果無法保證時長可以控制，那就保證時間可以確定。

視頻會議是目前遠程工作中最常見的交流方式，通常要求處于異地的員工統(tǒng)一在線，那就需要提前做好協(xié)調(diào)工作。Google 要求先準備好視頻會議的條件，比如預(yù)定辦公空間；協(xié)調(diào)不同時區(qū)和工時安排；測試網(wǎng)絡(luò)和視頻所用的硬件軟件……保證所有人可以準時坐在運轉(zhuǎn)良好的攝像頭前，這是視頻會議能發(fā)起的首要條件。

保持聯(lián)絡(luò)狀態(tài)

在各自提前測試軟硬件可以正常運轉(zhuǎn)后，身處在一個適合開會的環(huán)境中后，就到了會議環(huán)節(jié)。

視頻會議和線下對談最重要的區(qū)別，不在于分毫的網(wǎng)絡(luò)延遲，更多的是員工能否感受到和同事的“交流感”。Google 就非?？粗孛總€個體員工之間的連接，這種連接創(chuàng)造了團體工作中的“氛圍感”。一個人站在辦公室里，和他只存在 15 寸顯示屏中的一個角落，這兩者的存在感不同。

因此 Google 希望員工在視頻會議中，不關(guān)閉麥克風(fēng)和攝像頭，保持每一個員工有聲音和眼神的連接，也要對其他同事的工作有所反饋和認可，或許只是一個點頭致意，隨聲應(yīng)和一句“嗯”，保證每一種聲音都會被傾聽。在視頻會議里，哪怕是非工作內(nèi)容的寒暄插曲，都會帶來 Google 所推崇的“團隊氛圍感”。

Google 也建議，要把線上會議看作像線下會議一樣，準備好相應(yīng)的材料和文檔。不管是同事還是領(lǐng)導(dǎo)，要在討論環(huán)節(jié)主動詢問不發(fā)言員工的意見。

實現(xiàn)情感連接

無法處于同一空間，但也要保持情緒連接。

遠程工作中，流程可控，人不可控。昔日鄰桌同事紛紛變成網(wǎng)上鄰居，關(guān)掉屏幕后的工作無跡可查。Google認為，要把屏幕一角的同事就當(dāng)作坐在隔壁工位一樣去交流。

Google 鼓勵員工主動社交，在會議正式開始前的幾分鐘，大家圍繞生活進行一些閑聊，分享一些最新動態(tài)，介紹周圍所在地環(huán)境；在會議結(jié)束后，團隊自行建立聊天群組，不僅可以隨時討論工作相關(guān)問題，也可分享一些有趣的社交內(nèi)容，相互問候相互打氣，甚至是一起“云咖啡”、“云聚餐”……這些主動的方式讓員工們?nèi)谌氡舜说纳?。把真正意義上的人際互動引入到枯燥乏味的視頻會議中，引入到單純靠網(wǎng)絡(luò)連接的社交關(guān)系中，就此讓一個團隊中的員工建立起互相了解和信任的關(guān)系。

如果只是在家的話

以上所述更強調(diào)谷歌作為一家跨國大公司，一定會遇到的分布式辦公中可供參考的建議。但現(xiàn)實情況是，更多人目前遇到的是要被迫留家辦公的情形。原因可能來自于疫情這種特殊情況，也可能只是家人生病、照顧小孩、路況和天氣不好等常見情況。總之，谷歌對宅家辦公的員工，也給出了非常人性化的建議。

首先是環(huán)境的選擇，不同于分布式辦公時，可以預(yù)約到公司的辦公室或安靜的咖啡廳包間，宅家辦公時，家就是唯一的選擇。谷歌建議，如果是討論復(fù)雜的，或是需要廣泛參與的話題時，開個群組視頻的效果要比群聊、電郵、即時通訊更有效率。視頻時，需要注意房間背景、燈光不要過暗過明、還有電腦攝像頭的穩(wěn)定性。持續(xù)晃動的攝像頭和滋啦作響的麥克風(fēng)，對其他同事可是一種溝通折磨。

保持信息共享，這包括切換到你的顯示屏，在家辦公通常使用的都是個人電腦，這就需要確保電腦上內(nèi)容顯示聚焦在工作，在共享屏幕完成后記得及時關(guān)閉。同時，谷歌也建議，保持生活的原態(tài)，居家不用過于嚴肅，不用過于在意家裝如何、家庭成員會不會出鏡入鏡、可不可以短暫離開屏幕……偶爾跳脫出工作情境中的時刻，也是縮短同事之間距離感的瞬間。

對 Google 這樣的跨國大公司來說，還有許多其他要考慮的問題，比如跨時區(qū)、跨文化，考慮到各個時區(qū)工作伙伴的非工作時間，Google 會建議員工之間相互理解和配合，領(lǐng)導(dǎo)定期輪換會議時間，以減輕時區(qū)差異帶來的負擔(dān)。文化和地域差異會影響人們的偏好和認知，以及待人接物的方式和行為，這也要求領(lǐng)導(dǎo)考慮到不同工作伙伴的文化背景，比如宗教、當(dāng)?shù)毓?jié)日、溝通習(xí)慣等等方面，對員工進行一對一討論，傾聽、支持、包容他們的需求。

無論是大公司還是小公司，只要連接做得好，分布式辦公可以與在辦公室一起辦公同樣高效。在高效利用云端協(xié)作服務(wù)同時，跳出工具，回歸到每個團隊，每名員工，每個身處異地的工作伙伴本身，這一個個節(jié)點才是產(chǎn)生連接的基礎(chǔ)。

或許辦公室在未來會消亡，但協(xié)作、社交和人本身，依舊會是人類社會進步的基石，這也是 Google 從《重新定義公司》到《重新定義團隊》中，無數(shù)次強調(diào)的公司文化之一：在互聯(lián)網(wǎng)時代，Google 扁平化、自由組織、無需成人監(jiān)管的管理模式，才是激發(fā)團隊創(chuàng)新的動力 。

摘編自微信公眾號“極客公園”