提高綜合辦公室工作水平的調(diào)查

吳軍?邵衛(wèi)東

摘 要：辦公室是一個單位的調(diào)度指揮中心，是確保機關(guān)正常運行的樞紐，起著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的作用。而綜合辦公室是集人力資源、外聯(lián)、后勤保障、保衛(wèi)、文秘等工作于一體的綜合性機構(gòu)。本文結(jié)合單位實際，從綜合辦公室加強責(zé)任擔(dān)當、服務(wù)水平、自身建設(shè)方面進行了調(diào)研，并分析了存在問題的原因，提出了應(yīng)對問題的對策，旨在為新時期提高綜合辦公室工作水平提供參考。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;擔(dān)當服務(wù);自身建設(shè)

企業(yè)辦公室是企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的重要機構(gòu)，是機關(guān)對內(nèi)、對外辦事的窗口和“臉面”，是溝通協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。筆者從事多年綜合辦公室（以下稱辦公室）工作，對其流程和業(yè)務(wù)較為熟悉，并積累了豐富的工作經(jīng)驗。近期，筆者利用業(yè)余時間，對本單位辦公室工作進行了調(diào)查，在調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)了存在問題，并對問題進行了分析，提出個人建議和看法。

1 基本情況

王峰煤礦有限責(zé)任公司辦公室下設(shè)人力資源部、外聯(lián)辦，后勤總務(wù)部、保衛(wèi)部、小車班及門衛(wèi)。王峰煤礦辦公室是公司行政的辦事機構(gòu)，處于承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的中樞地位。主要擔(dān)負為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)的任務(wù)。具有“參謀、助手、信息、協(xié)調(diào)”的職能作用。辦公室現(xiàn)有在職工作人員10人，其中主任1人，副主任1人，主任科員2名，科員4名，司機2名。

2 問題與分析

1）擔(dān)當意識有待進一步加強。一是缺乏學(xué)習(xí)力，學(xué)習(xí)型團隊建設(shè)氛圍不濃，理論水平和專業(yè)水準跟不上新時期對辦公室工作的要求，辦公室每位成員沒有本領(lǐng)“恐慌”意識，這樣制約了團隊和個人的協(xié)調(diào)發(fā)展;二是辦公室作為“窗口”單位，作為單位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局的“中樞”，在日常工作中的助手、在科學(xué)決策中的參謀、在信息工作中的“耳目”、在處理各方面關(guān)系中的協(xié)調(diào)等作用，發(fā)揮的不夠淋漓盡致;三是對領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦以及重大事項督辦工作做的較好，能按工作規(guī)范和要求辦好、辦妥，但對員工反映的熱點、難點、焦點問題，缺乏辦事熱情。

2）服務(wù)水平有待進一步加強。一是在現(xiàn)實工作中，一定程度上存在滿于現(xiàn)狀，不求創(chuàng)新、不愿創(chuàng)新、不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象，以新觀念思考問題、以新視角認識問題、以新思路研究問題、以新辦法解決問題做的還不夠充分;二是辦公室業(yè)務(wù)相對比較復(fù)雜，如協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、與職能部室溝通協(xié)調(diào)、公文批轉(zhuǎn)、來訪接待以及服務(wù)等諸多工作，在提高政治站位、多角度思考問題上還不夠，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供前瞻性、全局性建議和意見還欠缺;三是在辦事效率上還欠缺主動，主要表現(xiàn)在重點工作落實上，欠缺了超前思考，導(dǎo)致處理突發(fā)事件不得心應(yīng)手，影響了工作的整體推進速度。

3）自身建設(shè)有待進一步加強。一是在思想建設(shè)上，站在全局高度考慮問題、安排工作、處理事務(wù)考慮不夠充分，特別是在礦井建設(shè)期間村企矛盾協(xié)調(diào)上，政治判斷力、洞察力的敏銳性有待于進一步提高;二是能力建設(shè)上，缺乏能文能武的骨干型人才，辦公室很大一部分工作是跟文字打交道，比如處理公文、撰寫匯報材料等，沒有一定文字功底勢必影響工作質(zhì)量和效率，而溝通協(xié)調(diào)能力弱，勢必影響辦公室整體工作水平;三是在工作作風(fēng)建設(shè)上，嚴謹性還差“火候”，工作中所犯的小錯誤、小紕漏等有時缺乏正視態(tài)度，總覺得沒必要小題大做，導(dǎo)致釀成后果。

分析其問題存在的原因：一是單位對辦公室工作重視和關(guān)心程度有待進一步加強，認為辦公室工作就是“勤雜班”，忽視了辦公室在單位的參謀助手和綜合協(xié)調(diào)作用;二是缺乏政治理論和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，認為辦公室工作不是什么高深的工作，憑以往的經(jīng)驗按部就班就行，忽視了學(xué)習(xí)的重要性，導(dǎo)致部分工作滯后，影響了大局;三是工作創(chuàng)新意識薄弱，認為創(chuàng)新是技術(shù)崗位的事情，沒有“新”可“創(chuàng)”，一味追求在原地踏步不出大錯就行;四是忙于業(yè)務(wù)工作，忽視了自身建設(shè)的重要性，導(dǎo)致基礎(chǔ)不牢固，團隊的凝聚力削弱。

3 對策與建議

做好辦公室工作，必須緊密圍繞中心工作，進一步提升思想觀念，轉(zhuǎn)變工作思路，改進工作作風(fēng)，完善工作方式，創(chuàng)新工作機制，不斷提高辦公室工作水平和服務(wù)質(zhì)量。

1）增強做好辦公室工作的責(zé)任感。辦公室應(yīng)從三個“加強”，激發(fā)責(zé)任感：一是加強學(xué)習(xí)意識。辦公室的每位成員要牢記本崗位的工作規(guī)范，了解自己的任職條件、崗位職責(zé)、崗位流程及易出現(xiàn)的偏差（失誤）等，認真學(xué)習(xí)崗位工作標準和內(nèi)容，在本部門提倡建立學(xué)習(xí)型部室，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，真正把學(xué)習(xí)當成一項工作、一種責(zé)任、一個境界，做到張嘴能講、抓筆能寫、有事能辦、無事能思;二是加強責(zé)任意識。要正視辦公室工作無小事，每一項工作、每一個環(huán)節(jié)都不能有半點疏忽，一旦出現(xiàn)紕漏，就會造成不可挽回的局面，給本部門以及單位帶來不良影響。因此，辦公室每位員工要樹立起“責(zé)任重于泰山”的意識，做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在處理人和事面前要嚴要求、優(yōu)服務(wù)、高標準、高質(zhì)量，確保工作安全無誤、順利開展;三是加強奉獻意識。辦公室工作中的突發(fā)事件、應(yīng)急事件、加班加點的事情是“家常便飯”，工作既苦又累，沒有甘于吃苦、樂于奉獻的精神是難以勝任辦公室工作的。因此，辦公室工作要保持“三平”（平靜、平衡、平淡）心態(tài)，要有勤勤懇懇，任勞任怨，俯首甘為孺子牛的奉獻精神。

2）提高做好辦公室工作綜合水平。辦公室應(yīng)從三個“強化”，提高工作力。一是強化調(diào)研意識。辦公室工作人員要按照階段性重點工作安排，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，抓好調(diào)查研究，及時總結(jié)、推廣單位成功的經(jīng)驗和做法。辦公室還要站在全局的角度，考慮問題，通過調(diào)查研究提出高質(zhì)量的合理化建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手資料。要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+信息”，及時捕捉突發(fā)事件和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點難點等各類信息，并以最快的速度收集并處理好，確保穩(wěn)定工作;二是強化服務(wù)意識。辦公室具有統(tǒng)攬全局、協(xié)調(diào)各方的職責(zé)，辦公室工作要充分發(fā)揮牽頭和協(xié)調(diào)作用，避免因職責(zé)不清而引起推諉扯皮，消除因政策抵觸、利益矛盾而引起的內(nèi)耗，讓整個單位實現(xiàn)同軸共轉(zhuǎn)、齊抓共管。同時，辦公室工作人員要擺正位置，做到工作到位不越位、參與不干預(yù)、初謀不決策、幫忙不添亂，真正當好領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”;三是強化效率意識。要經(jīng)常將當前工作按照輕重緩急分主次、抓重點、“彈鋼琴”。要圍繞單位重大決策，積極開展檢查，在深入貫徹落實上下功夫。要深入工作落實的第一線，檢查各項政策和工作任務(wù)的完成情況，對那些不落實、難落實的問題，要敢于當面指出，當面指導(dǎo)，雷厲風(fēng)行，提高辦事效率，真正做到講實話、辦實事求實效。

3）加強做好辦公室工作自身建設(shè)。辦公室應(yīng)從三個“提升”，鞏固自身建設(shè)。一是提升思想建設(shè)。辦公室工作人員要切實提高政治敏銳性和政治判斷力、洞察力，增強判斷是非的能力，保持堅定的政治方向。道德品質(zhì)要過硬，要有光明坦蕩的胸懷，既能容人之長又能容人之短。待人接物要謙和謹慎，做人做事要光明磊落，始終做到言行一致、表里如一;二是提升能力建設(shè)。辦公室工作人員要在“能文能武”上下功夫。“能文”就要有相當?shù)奈淖炙剑J真學(xué)習(xí)秘書專業(yè)知識，并有一定的工作經(jīng)驗。“能武”就要有相當?shù)霓k事能力，能應(yīng)對突發(fā)事件，協(xié)調(diào)解決。要注意加強學(xué)習(xí)和研究，多做有關(guān)情況、政策、材料的儲備，不斷積累，不斷提高文字表達水平。辦公室工作人員必須切實提高辦事能力，堅持按要求扎扎實實地辦好每一件事情做到有質(zhì)量、有效率、有實效;三是提升作風(fēng)建設(shè)。辦公室工作人員一定要求真務(wù)實，講求工作實效，既務(wù)虛又務(wù)實，既抓重點又兼顧全面。對辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的工作，一定要認真負責(zé)、嚴謹細致，絲毫不能馬虎，尤其是安全、保密等工作，稍有疏忽就會釀成嚴重后果，一定要慎之又慎，切實抓好。

總而言之，提高辦公室的整體工作水平，必須要講政治，進一步提高政治站位，要有更寬的視野，更大的格局，發(fā)揮好參謀助手作用;要講擔(dān)當，做好內(nèi)外上下協(xié)調(diào)聯(lián)系，推動各項工作落實;要講認真，工作要細致，堅持極端負責(zé)的工作作風(fēng)，辦文辦事辦會不能出紕漏，重要事情不能出差錯;要講奉獻，辦公室涉及事務(wù)繁雜，點多面廣，一定要有無怨無悔的奉獻精神。只有這樣才能出色地完成各項工作任務(wù)，進一步提高辦公室工作水平為企業(yè)高標準、高質(zhì)量建設(shè)做好服務(wù)。

作者簡介

吳軍（1976-），男，蒙古族，畢業(yè)于陜西西安科技大學(xué)煤礦開采技術(shù)專業(yè)，大學(xué)專科，助理政工師。

邵衛(wèi)東（1971-），男，漢族，畢業(yè)于中央黨校經(jīng)濟管理專業(yè)，大學(xué)本科，現(xiàn)任韓城礦業(yè)王峰煤礦有限責(zé)任公司綜合辦公室主任。