推進檔案信息化建設提升檔案管理水平

王仟

摘 要：檔案信息化建設是檔案工作順應信息時代發展的必然趨勢，是服務互聯網政務和開發利用檔案價值的必然要求。推進檔案信息化建設的主要目標是利用現代信息獲取、處理、傳遞、存儲、檢索等技術優化檔案部門信息化管理，做好電子文件歸檔移交和接收工作，持續推進案卷級、文件級機讀目錄數據庫建設，搭建系統的檔案資源體系，最大限度地開發利用與合理配置檔案資源，穩步實現信息資源的社會共享。

關鍵詞：檔案信息化建設;信息技術;開發利用

1 檔案信息化建設概述

檔案信息化建設是指運用現代信息技術，對檔案信息資源進行精細化、規劃化管理增強服務能力。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，依托互聯網+政務網平臺，開發檔案信息服務的新渠道，新形式，全面提升檔案工作專業化、數字化、網絡化、社會化服務水平。搭建檔案信息化基礎平臺設施，完善檔案信息化標準規范體系和檔案信息安全保障體系。

2 檔案信息化建設現狀及面臨的問題

1）信息技術的廣泛應用給檔案事業的發展帶來了前所未有的機遇和挑戰，檔案信息化建設既是檔案事業發展的重要組成內容，也是社會信息化的重要基礎性工作，積極推動檔案信息化建設已經成為加強檔案事業發展的一項戰略性任務。從2010年開始檔案信息化進入體系建設階段，在管理規范方面和在技術標準方面國家檔案局相繼印發《電子檔案移交與接收辦法》、《電子公文歸檔管理規范》等8個規范性文件和《數碼照片歸檔與管理規范》、《電子檔案管理基本術語》等十幾項技術標準，為規范開展檔案信息化建設提供了保障。檔案信息化建設加快推進了檔案信息資源體系建設跨越式發展，有序推進了檔案管理系統整體管理水平和服務能力，檔案信息化建設成就顯著，已建成16家國家級數字檔案館、7家全國示范數字檔案館和2家全國示范數字檔案室。在不斷推進檔案館數字化的同時，國家檔案局還編制了《檔案移動服務平臺建設指南》，管理制度、技術標準日臻

完善。

2）檔案信息化建設是各級部門協助合力攻堅，多環節配套的復雜系統工程過程。現存檔案主要以傳統的紙質文案保管為主，各類信息化資源存儲載體不一致，相對分散，技術銜接困難。缺乏統一的規劃、統一的軟件、統一的信息資源管理平臺、統一的系統數據，相關紙質文檔案不能直接轉化成數字檔案被檔案管理系統接收，造成新的檔案信息資源不能共享，加大了檢索成本和難度。因此，如何運用“軟”“硬”信息技術管理這些信息資源，需要在檔室信息化建設中進一步破解難點積極探索。

3 推進信息化建設的策略

1）建立電子文檔歸檔制度及管理規范標準。電子文件歸檔保存工作是檔案信息化建設的關鍵環節。首先，結合本部門實際情況按照電子文檔歸檔與電子檔案管理規范確定電子文檔收集歸檔范圍、收集歸檔要求、收集歸檔方法、收集歸檔方標準，統籌電子檔案移交與接收工作相關規定建立電子文檔歸檔程序。

其次，規范不同信息化資源系統建設、信息化成果利用的標準，確保檔案資源信息能夠有效的傳遞，實現檔案信息資源共享，實現信息化硬件設備與檔案管理系統的技術銜接，整合檔案信息資源、實現文檔一體化。將現行文的產生、歸檔的過程收入到一個管理系統，有效減少重復勞動，提高文檔管理效率，完成各系統的對接。

2）建設檔室信息化發展需要的專業化隊伍。檔案信息化建設需要不斷地采用現代信息技術管理、開發檔案資源，極大地提高檔案管理的效率和信息服務能力;需要檔案管理人員重新思考檔案管理的新情況、新理論，同時也與時俱進，緊跟技術發展趨勢，靜心沉潛信息化知識，精準吃透重要環節的緊密銜接和各個業務功能模塊的功能，對相關現代信息技術管理運用學以提能，理清網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

3）建立完善的安全和保密制度。系統集成的信息化建設制度是檔案信息化建設的基本遵循，可以對檔案管理工作起到規范的作用，防止重要信息被惡意泄露、傳播造成重大損失，產生不良影響。建立無縫對接式的電子文件載體保護方法與安全管理制度，嚴格控制溫濕度，全面加強防塵、防磁、防震。建立長效監管機制防止檔案實體受損、丟失，定期監督、檢驗歸檔電子文件是否被正常讀取，發現感染計算機病毒或損壞，立即要對該載體內存儲的全部信息資料進行檢驗，并采取措施修復損壞的文件，及時更新檔案數據的讀取、處理設備，確保電子文件和數字檔案完整、真實、準確、可讀。同時，在網絡環境中，采用能保密保安全的大眾身份認證系統、數據加密技術、網絡安全檢測、“公用密鑰數字簽名技術”防火墻等措施來保證網絡安全，確保信息傳輸的保密性、數據交換的完整性。

4 結束語

檔案作為一種信息資源，隨著信息公開政策的要求和信息技術的發展，積極推動檔案信息化建設，用活檔案信息，實現檔案資源共享，將逐步成為檔案工作的根本出發點和落腳點。與此同時深入研究檔案資源更好為國家改革、發展和精神文明服務，充分挖掘檔案資源的和現代價值，探討檔案資源開發利用新策、新方法已成為在新時代賦予檔案工作者的新目標、新要求。