就業(yè)服務(wù)視角下的檔案管理信息化研究

潘曉慶

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷能提升，市場(chǎng)對(duì)人才的要求也隨之發(fā)生改變，失業(yè)率不斷上升。在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中，對(duì)就業(yè)人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，為失業(yè)人員介紹合適的工作崗位，提高就業(yè)率。檔案管理作為勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)的重要內(nèi)容之一，管理著勞動(dòng)者的檔案資料，對(duì)保障勞動(dòng)者的合法權(quán)益、完善社會(huì)保障制度以及構(gòu)建和諧社會(huì)都具有積極的促進(jìn)作用。本文通過(guò)分析我國(guó)的就業(yè)現(xiàn)狀，總結(jié)檔案管理在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中的重要地位，建立科學(xué)高效的檔案管理體系，提升檔案管理水平，加強(qiáng)勞動(dòng)保障等相關(guān)法律政策的宣傳力度，提高勞動(dòng)者的維權(quán)意識(shí)以及能力，充分發(fā)揮檔案管理的積極意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;勞動(dòng)就業(yè)服務(wù);信息化

經(jīng)濟(jì)體制的改變讓市場(chǎng)對(duì)人才提出不同的需求，每年都有很多人面臨就業(yè)選擇或者是失業(yè)問(wèn)題。勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)管理中心需要通過(guò)檔案信息分析人才的特點(diǎn)，根據(jù)市場(chǎng)需求對(duì)人才開(kāi)展針對(duì)性的技能培訓(xùn)，并推薦合適的崗位工作，這樣可以提升就業(yè)率;中心通過(guò)開(kāi)展科學(xué)的檔案管理提升整體就業(yè)服務(wù)能力，更好的解決目前的就業(yè)問(wèn)題。

1 建立信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為檔案管理工作服務(wù)

就業(yè)服務(wù)中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，為提高檔案管理水平和工作效率，可對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，構(gòu)建起一套相對(duì)完善的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。就業(yè)服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)將各類人員的就業(yè)信息管理放在工作的首位，收集數(shù)據(jù)信息，建立求職者檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)η舐氄叩南嚓P(guān)信息進(jìn)行快速查詢，如個(gè)人基本信息、求職信息等，由此可確保相關(guān)人員就業(yè)服務(wù)工作的有序開(kāi)展。同時(shí)，就業(yè)服務(wù)中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，由系統(tǒng)對(duì)這些信息進(jìn)行分類，利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業(yè)人員在最短的時(shí)間內(nèi)重新就業(yè)，達(dá)到維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的目的。

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有占地面積大、容易丟失和損壞等特點(diǎn)，并且也不便于使用者查詢。對(duì)此，就業(yè)服務(wù)中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化作為工作重點(diǎn)，利用掃描技術(shù)，將紙質(zhì)檔案中的信息數(shù)字化，并存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，由此除了便于檔案存儲(chǔ)和保管之外，還能提高檔案的利用效率。此外，就業(yè)服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)對(duì)各部門中的信息資源加以整合利用，檔案管理人員則可通過(guò)內(nèi)網(wǎng)與各部門的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并建立由各部門及專業(yè)人員組成的網(wǎng)絡(luò)信息管理機(jī)構(gòu)，在做好基礎(chǔ)性工作的前提下，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，定期發(fā)布專業(yè)信息。

2 基于就業(yè)服務(wù)視角的檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

2.1 相關(guān)方面的投入不足

服務(wù)局的檔案管理是一項(xiàng)較為繁重的工作，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，能夠減輕工作量，從而達(dá)到化繁為簡(jiǎn)的目的。但是，由于部門領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識(shí)不強(qiáng)，并未將檔案管理信息化建設(shè)提到議事日程，從而制約了檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。此外，在檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，需要投入大量的人力、財(cái)力、物力，而從實(shí)際情況上看，這些方面的投入明顯不足，從而很難加快檔案管理信息化的建設(shè)速度，有的信息化項(xiàng)目建設(shè)一半便因?yàn)楹罄m(xù)經(jīng)費(fèi)不到位而無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行。

2.2 檔案信息化管理人才缺失

在就業(yè)服務(wù)局檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)的管理人才是不可或缺的重要因素。但從實(shí)際情況上看，既懂檔案管理，又能熟練運(yùn)用信息化技術(shù)的專業(yè)型人才略顯不足，在這一前提下，即便實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，也可能因?yàn)闊o(wú)法熟練操作，而且影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量，當(dāng)這種情況出現(xiàn)時(shí)，會(huì)影響檔案的利用，不利于就業(yè)服務(wù)工作的開(kāi)展。所以，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要做好相關(guān)人才的培養(yǎng)。

3 就業(yè)服務(wù)視角下檔案管理信息化的建設(shè)途

3.1 加大各方面的投入力度

想要加快檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，就必須保證人、財(cái)、物力的充足，這既是前提，也是基礎(chǔ)。因此，就業(yè)服務(wù)局的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化予以重視，并給予大力的支持，加大資金投入，對(duì)各種資源進(jìn)行充分利用，構(gòu)建起一套性能完善、運(yùn)行穩(wěn)定的檔案管理信息化系統(tǒng)，借此來(lái)提高信息化水平。在對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建的過(guò)程中，除了要包含內(nèi)部管理系統(tǒng)之外，還應(yīng)包括遠(yuǎn)程使用和服務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)內(nèi)部管理系統(tǒng)，可以將檔案的基礎(chǔ)信息導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并借助強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行完善，從而實(shí)現(xiàn)檔案查詢、調(diào)度、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，提高檔案管理的工作效率。通過(guò)遠(yuǎn)程使用和服務(wù)系統(tǒng)，可以將相關(guān)人員的檔案信息傳送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)后臺(tái)，為檔案信息的實(shí)時(shí)查詢提供方便。

3.2 創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理體系

1）勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中，檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念以及工作態(tài)度。原有的檔案管理部門更側(cè)重于勞動(dòng)者失業(yè)保險(xiǎn)的繳納，忽略了對(duì)勞動(dòng)者就業(yè)信息的統(tǒng)計(jì)與管理，無(wú)法為勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)工作指明正確的方向。加強(qiáng)檔案管理部門工作人員的培訓(xùn)，創(chuàng)新工作思路以及工作方式，通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)等方式及時(shí)更新勞動(dòng)者的就業(yè)信息，充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息。研究功能更加強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效結(jié)合，簡(jiǎn)化檔案信息的查詢流程，提升檔案管理效率。原有的檔案管理系統(tǒng)比較陳舊落后，主要以紙質(zhì)檔案為主，保存難度較大，容易受火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)災(zāi)等自然因素以及人為因素的影響，容易出現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，造成無(wú)法挽回的損失，此外，紙質(zhì)檔案管理工作中，查找個(gè)人檔案比較麻煩，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息查詢，提升查詢速度，節(jié)省查詢時(shí)間，符合我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的要求。同時(shí)，電子檔案也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的缺陷，最大限度地保障了檔案安全。

2）根據(jù)檔案把能力相似的勞動(dòng)者劃分到同一小組中，統(tǒng)一管理與培訓(xùn)。通過(guò)檔案，可以及時(shí)了解勞動(dòng)力的技能與優(yōu)勢(shì)，明確他們適合的工作崗位以及工作范圍，可以與正在招聘這些崗位的企業(yè)進(jìn)行直接對(duì)接，省去中間不必要的環(huán)節(jié)，在最短的時(shí)間內(nèi)幫助勞動(dòng)者解決就業(yè)難題。

3）完善三級(jí)工作網(wǎng)絡(luò)信息制度，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)者自主就業(yè)、企業(yè)招聘、政府部門促進(jìn)再就業(yè)等的全面發(fā)展，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理的工作流程，提高檔案的利用率。勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中的各個(gè)部門應(yīng)團(tuán)結(jié)合作，及時(shí)溝通，做好失業(yè)人員檔案的管理工作以及就業(yè)信息反饋，根據(jù)當(dāng)?shù)厥I(yè)人員數(shù)量等組織不同規(guī)模與類型的招聘會(huì)，比如一周一次小型招聘會(huì)，一年兩次大規(guī)模招聘會(huì)等等。

3.3 建立勞動(dòng)就業(yè)檔案管理使勞動(dòng)就業(yè)管理更加規(guī)范化

勞動(dòng)就業(yè)管理中心將求職人員的基本信息進(jìn)行系統(tǒng)分類，通過(guò)求職者個(gè)人信息、求職需求、具備的職業(yè)技能等規(guī)范記錄，建設(shè)個(gè)人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)求職者基本情況的記載和其專業(yè)特長(zhǎng)，能夠?yàn)榍舐氄哌M(jìn)行合適的就業(yè)指導(dǎo)，同時(shí)也通過(guò)失業(yè)人員的檔案介紹，幫助他們盡快找到適宜的工作就業(yè)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)，就業(yè)服務(wù)是國(guó)家為失業(yè)者提供的一種幫助手段，其對(duì)于維系社會(huì)穩(wěn)定起到了非常重要的作用。在就業(yè)服務(wù)工作的開(kāi)展中，檔案資料是不可或缺的因素。為此，必須加強(qiáng)檔案管理。而在信息時(shí)代背景下，為了提高檔案管理效率和水平，就業(yè)服務(wù)局應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，以此來(lái)為就業(yè)服務(wù)工作的有序開(kāi)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]李金玲.加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[J].城建檔案，2017（11）：152-154.

[2]傅劍波，朱萬(wàn)木，劉學(xué)偉.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理提高公共就業(yè)與人才服務(wù)水平[J].蘭臺(tái)世界，2017（12）：134-135.

[3]張海艷.勞動(dòng)就業(yè)和社會(huì)保障的檔案管理規(guī)章制定原則思考[J].信息系統(tǒng)工程，2017（3）：64-66.