芻議電子檔案應用在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢

摘 要：信息化技術飛速發(fā)展，在人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中常常會使用到計算機。醫(yī)院每天要處理的病患信息、設備信息等浩如煙海，涉及的內(nèi)容不僅數(shù)量廣泛，而且范圍很廣，十分繁雜。為方便醫(yī)院人員及時抽調(diào)相關檔案，準確把握相關資料與信息，需要開展高質(zhì)量、高效率的醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理既包括對財務檔案的管理也包括對病理檔案的管理，實際管理工作任務繁重，操作難度較大。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理手段很難適應當下檔案管理工作需要，信息技術發(fā)展下電子檔案的出現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理提供了更多方便，電子檔案的使用使得醫(yī)院檔案利用率明顯提升，檔案抽調(diào)更為高效。

關鍵詞：電子檔案;醫(yī)院檔案;管理;優(yōu)勢

醫(yī)院管理人員需要處理的醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，種類眾多，管理難度很大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理呈現(xiàn)出很多問題，如檔案利用率較低、檔案抽調(diào)查詢不方便等，這些問題的存在使得醫(yī)院檔案管理比較混亂。隨著信息技術的發(fā)展，醫(yī)院開始嘗試使用電子檔案開展檔案管理工作。較傳統(tǒng)檔案管理手段來說，電子檔案的使用使得檔案管理效率明顯提升，大大緩解了醫(yī)院檔案管理人員的工作壓力，醫(yī)院各方人員調(diào)取相關資料的難度有所降低[1]。為保證電子檔案在醫(yī)院檔案管理中獲得更好的發(fā)展，需明確電子檔案優(yōu)勢，并提出針對性應用建議。

1 電子檔案應用在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢

1）提升各類檔案利用率。在醫(yī)院檔案管理工作中使用電子檔案，大大提高了醫(yī)院人員抽調(diào)、查詢相關資料的速度，尋找檔案的時間明顯減少。為保證處方與病歷的科學性，醫(yī)生在撰寫處方與病歷的過程中需要調(diào)取相關資料進行借鑒與判斷，而電子檔案的使用在很大程度上方便了醫(yī)生工作，醫(yī)生不必花費大量時間進行資料搜索。在發(fā)現(xiàn)抽調(diào)資料十分快捷后，醫(yī)院人員查詢資料的熱情與積極性明顯提升，檔案查詢率、利用率明顯提升。電子檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，是以科學、高效的應用程序為基礎，檔案管理工作人員需要負責的內(nèi)容有所減少，便能夠有更多的時間與精力參與到如何提高醫(yī)院檔案管理效率工作中，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量明顯提升。

2）查詢檔案更加便捷。紙質(zhì)檔案厚重，并且醫(yī)院人員很難在短時間內(nèi)從紙質(zhì)檔案中尋找到自己需要的資料，所以紙質(zhì)檔案查詢質(zhì)量較差。而在醫(yī)院檔案管理工作中使用電子檔案，大大提升了檔案儲存的規(guī)范性。電子檔案從字母順序、檔案種類等各個標準入手，對醫(yī)院檔案進行了合理的規(guī)劃與整理，醫(yī)院檔案得到良好保存。在電子檔案管理中存在糾錯系統(tǒng)，能夠在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。醫(yī)院人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地進行被管理的檔案的查詢，突破了紙質(zhì)檔案查詢的時空限制[2]。負責檔案管理工作人員的工作壓力降低，檔案管理工作質(zhì)量明顯提升，使得醫(yī)院檔案管理順利進行。

3）得以保存的檔案數(shù)量提升。紙質(zhì)檔案只能呈現(xiàn)文字資料，但是電子檔案除了能夠展現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料以外，還儲存了很多影像資料。電子檔案管理智能化程度高，可以根據(jù)不同劃分標準度檔案進行分門別類的整理。在計算機與數(shù)據(jù)庫的結(jié)合下，醫(yī)院可以利用電子檔案將不同部門的各項檔案進行快速收集，并在短時間內(nèi)完成整理歸納工作，儲存速度很快。紙質(zhì)檔案需要專門的儲藏室，且醫(yī)院檔案數(shù)量眾多，若是使用紙質(zhì)檔案會占據(jù)不必要的空間，而電子檔案的出現(xiàn)能夠有效解決儲存空間不足的問題。紙質(zhì)檔案抽調(diào)難度較低，保密性不強，但是電子檔案能夠隨時加密并且加密難度也可以隨意調(diào)整，很好的保護了檔案的私密性，使得醫(yī)院檔案工作質(zhì)量更高。電子檔案較紙質(zhì)檔案還存在的一個優(yōu)勢便是，紙質(zhì)檔案一旦發(fā)生損壞很難重新還原，但是電子檔案若是因意外情況發(fā)生丟失，則可以用計算機儲存在短時間內(nèi)再次還原，檔案保存工作質(zhì)量更高。

2 展現(xiàn)電子檔案管理優(yōu)勢的有效策略

電子檔案在醫(yī)院檔案管理中具有很大優(yōu)勢，不僅能提升檔案利用效率，而且使得人們查詢資料更加便捷，檔案保存質(zhì)量也有所提升。為充分發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢，使醫(yī)院工作更加順利，提供醫(yī)院檔案管理工作服務質(zhì)量，需對電子檔案應用提出一定建議。

1）提高電子檔案網(wǎng)絡安全性。在利用網(wǎng)絡傳輸電子網(wǎng)絡的過程中常常會出現(xiàn)很多不可控的風險，而且醫(yī)院檔案相較于一般檔案來說內(nèi)容涉及很多隱私，為避免電子檔案出現(xiàn)不必要的泄露，更需要提高電子檔案網(wǎng)絡安全性。應嚴格把控電子檔案管理過程，定期清理內(nèi)部信息，積極開展儲存設備的檢查工作，并為重要的醫(yī)院電子檔案設置網(wǎng)絡安全監(jiān)督員，要求其他人員在抽調(diào)這部分檔案內(nèi)容時需要進行身份驗證[3]。數(shù)字簽名、身份證驗證等都可以提高電子檔案網(wǎng)絡安全性。

2）規(guī)定操作流程并完善管理程序。除了電子檔案網(wǎng)絡安全性以外，在醫(yī)院電子檔案管理過程中還要保證管理人員是否具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，是否具備完善的綜合素質(zhì)。醫(yī)院電子檔案涉及的內(nèi)容十分豐富，為方便醫(yī)院人員及時尋找到自己需要的檔案，應對醫(yī)院電子檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高管理人員的管理水平與綜合管理技能。為了讓管理人員能夠順利開展管理工作，提高管理工作的有序性，需要告知醫(yī)院檔案管理人員醫(yī)院檔案管理工作要點與注意事項，以便他們能夠在其他人抽調(diào)檔案時予以指導，節(jié)約所有人的時間。為避免醫(yī)院檔案發(fā)生額外泄露，對如何使用電子檔案、不同人群能夠瀏覽的檔案類別等各項內(nèi)容都要做出確切的標準，防止越級瀏覽。

3）提高醫(yī)院檔案管理人員服務質(zhì)量。為提高電子檔案管理質(zhì)量，進一步提升電子檔案利用效率，負責電子檔案管理的醫(yī)院人員要對各類檔案內(nèi)容有一定了解，掌握不同檔案的劃分情況，探究內(nèi)部信息資源，并對醫(yī)院電子檔案信息進行處理加工，將各類電子檔案資源轉(zhuǎn)化成多媒體、光盤等信息形式。醫(yī)院電子檔案管理人員一定要在第一時間內(nèi)收集各個部門的最新信息，例如病患資料、財務信息等，并在電子檔案中進行及時更新，及時儲存，使電子檔案管理信息與時俱進。醫(yī)院檔案管理人員服務的對象十分復雜，應對管理人員進行服務方面的培訓，降低其他人員瀏覽電子檔案的難度。為保證在第一時間內(nèi)解決電子檔案查詢問題，可構(gòu)建網(wǎng)絡服務體系，提供在線咨詢服務。

4）及時備份。紙質(zhì)檔案很容易受到外界因素干擾而發(fā)生損毀，并且很難修復，但是電子檔案卻可以利用信息技術實現(xiàn)再次還原，檔案保存率明顯提升。但是這并不意味著電子檔案永遠不會丟失。事實上電子檔案作為計算機數(shù)據(jù)，很有可能因為硬件問題而出現(xiàn)丟失、損壞等情況。并且在網(wǎng)絡時代下，各類計算機病毒軟件的干擾更是大大降低了電子檔案管理安全性[4]。醫(yī)院檔案覆蓋了很多方面的內(nèi)容，若是出現(xiàn)丟失、泄露等情況，會帶來很嚴重的后果。為避免這種情況，需及時備份電子檔案，以便在意外發(fā)生時能夠及時填補漏洞。不應將備份局限于軟件備份，也可積極開展硬件備份、恢復計劃，充分發(fā)揮硬盤作用，保存信息。

3 結(jié)束語

醫(yī)院管理工作中一項重要內(nèi)容便是檔案管理，當今時代信息技術飛速發(fā)展，為提高醫(yī)院電子檔案管理效率與質(zhì)量，可實施電子檔案管理。電子檔案具有提高檔案利用率、方便檔案查詢等優(yōu)勢，可開展提高網(wǎng)絡安全性、及時備份檔案資料等手段完善電子檔案管理，以便醫(yī)院檔案管理更加科學、系統(tǒng)。

參考文獻

[1]湯霞.電子病歷在醫(yī)院病歷檔案管理中的應用研究[J].山西檔案，2019（01）：79-85.

[2]邵麗君.電子化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應用[J].陜西檔案，2017（04）：29-30.

[3]曹偉.檔案電子化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用探討[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2017，17（55）：146.

[4]羅彬彬.信息技術在醫(yī)院電子檔案管理中的應用及價值[J].中國管理信息化，2017，20（10）：186-187.

作者簡介

孫穎（1977-），女，黑龍江省佳木斯市，館員，研究方向：檔案資料管理。