淺析水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存對策

韓曉華

摘 要：基于大數(shù)據(jù)技術在水利工程檔案管理中的運用，檔案紙質(zhì)化與數(shù)字化共存是新時代水利工程檔案管理的主要特征。本文中筆者結(jié)合多年工作實踐，闡述水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的必然性，論述水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所面臨的主要問題，進而提出相應的解決對策，以此推動我國水利工程檔案管理水平。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;紙質(zhì)化;電子化

水利工程檔案管理工作是水利工程管理的重要組成部分，加強對水利工程各項信息的記錄與保存是推動我國水利工程健康發(fā)展的關鍵。隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，水利工程檔案電子化不斷完善，然而基于我國當前水利工程檔案管理現(xiàn)狀，紙質(zhì)化仍然是水利工程檔案管理的重要組成部分，因此基于大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，如何實現(xiàn)水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化的有機銜接、交融共存成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

1 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的必然性

水利工程檔案紙質(zhì)化顧名思義就是水利工程檔案信息以紙質(zhì)的方式存在，而電子化則是以電子平臺為載體，通過利用互聯(lián)網(wǎng)等技術實現(xiàn)對水利工程檔案信息的網(wǎng)絡化保存。隨著我國大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，實現(xiàn)水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存發(fā)展是現(xiàn)代水利工程檔案管理的必然要求：首先水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化的交融共存是適應大數(shù)據(jù)技術發(fā)展的必然要求。紙質(zhì)文件是可以直觀的讀取相關的信息，體現(xiàn)了檔案的原始性，但是其不利于保存。大數(shù)據(jù)技術在各行各業(yè)中的應用有效的提升了檔案管理的工作效率，因此紙質(zhì)化檔案與電子化共存發(fā)展是現(xiàn)階段我國水利工程檔案管理的必然趨勢;其次二者共存發(fā)展是消除各自弊端，提高檔案管理質(zhì)量的必然手段。通過多年實踐工作經(jīng)驗，紙質(zhì)化檔案與電子化檔案都存在一定的弊端，例如紙質(zhì)檔案管理的程序比較繁瑣、不利于及時有效的檢索相關信息。同樣電子化檔案也存在安全性查、管理規(guī)范標準不統(tǒng)一以及數(shù)據(jù)容易被篡改等問題，因此通過二者的交融共存可以有效的降低檔案管理風險，提高檔案管理的質(zhì)量;最后二者交融共存也是提升水利工程檔案信息利用效率，提升水利工程質(zhì)量監(jiān)督的重要途徑。通過二者的交融共存可以及時將水利工程檔案信息進行歸檔，提高了實時監(jiān)督水利工程施工質(zhì)量的目的。

2 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所面臨的問題

隨著基于大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用，要求水利工程管理部門要積極構建水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的格局，但是基于現(xiàn)實各方面的制約因素導致我國水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存仍然面臨諸多問題：

2.1 水利工程檔案管理人員的融合觀念不足，缺乏大數(shù)據(jù)意識

水利工程檔案紙質(zhì)化與信息化交融共存離不開檔案管理人員，但是通過實踐調(diào)查，目前檔案管理人員對于紙質(zhì)化與電子化交融的意識存在嚴重的滯后性：一方面檔案管理人員認為在大數(shù)據(jù)時代下，實現(xiàn)水利工程檔案的信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要趨勢，因此在實踐工作中忽視對紙質(zhì)化檔案的管理，尤其是對于紙質(zhì)化檔案存在嚴重的歸檔不及時的問題。例如水利工程檔案管理工作人員認為紙質(zhì)化檔案已經(jīng)落伍，因此不注重對紙質(zhì)化檔案的保管;另一方面檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識淡薄，尤其是如何利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的意識比較匱乏。其表現(xiàn)為水利工程檔案管理人員只是簡單地利用大數(shù)據(jù)技術對檔案信息進行規(guī)整，而忽視大數(shù)據(jù)對水利工程檔案信息的深度整理與分析。

2.2 水利工程檔案基礎配套設施建設不足，檔案管理環(huán)境有待提升

實現(xiàn)二者的交融共存是水利工程檔案管理的主要發(fā)展趨勢，基礎配套設施是實現(xiàn)二者交融共存的關鍵，雖然近些年水利工程加強了水利工程檔案信息化建設的投入力度，但是就目前水利工程檔案信息化建設發(fā)展的標準要求其存在較大的差距：一是水利工程檔案信息化建設不足。水利工程檔案電子化的建設離不開完善的電子環(huán)境，但是目前無論是在硬件上還是軟件上離水利工程檔案電子化建設標準還存在較大的差距。例如水利部門檔案管理部門的計算機硬件設施還遠遠沒有達到相應的標準;二是電子檔案載體沒有達到網(wǎng)絡安全管理標準。二者共存要求加強載體安全管理，但是目前電子載體的標準仍然不高。

3 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的對策

針對水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所存在的問題，水利工程檔案管理部門必須要優(yōu)化檔案管理制度，構建檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存模式：

3.1 加大檔案管理隊伍建設，樹立大數(shù)據(jù)思維意識

基于雙軌制檔案管理的要求，水利部門要加大相關人才的培養(yǎng)：一是要加強復合型檔案管理人才培養(yǎng)。雙軌制檔案管理的發(fā)展要求檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，而且還要具有大數(shù)據(jù)技術等技能，因此水利部門要定期組織教育培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì);二是要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，樹立愛崗敬業(yè)精神;三是檔案管理人員要樹立大數(shù)據(jù)思維意識，懂得如何利用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理。

3.2 加強基礎設施建設，優(yōu)化檔案環(huán)境管理

在紙質(zhì)化與電子化共存發(fā)展的環(huán)境下，實現(xiàn)水利工程檔案雙軌制管理的基礎在于構建完善的基礎設施，因此水利部門檔案管理部門一方面要加強資金投入，構建與雙軌制管理相適應的基礎配套設施。例如針對水利部門檔案管理所存在的硬件設施不足與支撐檔案信息化發(fā)展的缺陷，檔案管理部門必須要采購高性能的計算機、掃描儀等設施，以此提高對紙質(zhì)檔案信息的轉(zhuǎn)化效率;另一方面優(yōu)化檔案管理環(huán)境建設，尤其是要做好網(wǎng)絡安全防護工作。水利工程檔案信息對工程質(zhì)量管理至關重要，因此檔案管理部門要進一步強化網(wǎng)絡管理，營造良好的網(wǎng)絡環(huán)境，以此提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 規(guī)范標準，打通紙質(zhì)檔案與電子化之間的物理隔閡

實現(xiàn)紙質(zhì)化與電子化檔案深度融合是雙軌制管理的核心，根據(jù)時代特征和科研生產(chǎn)的實際需求以及現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的管理模式，構建一套動態(tài)的、發(fā)展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業(yè)已成為現(xiàn)代檔案管理者的共識。因此一方面要運用技術手段保證紙質(zhì)與電子文件之間的動態(tài)鏈接，以及紙質(zhì)與電子文件都真實可用;另一方面要建立健全管理制度，從設計軟件的開發(fā)論證，到整個局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM（PDS）等計設文件管理軟件的架設與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標準和接口，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質(zhì)檔案一一對應，打通紙質(zhì)與電子文件之間的物理隔閡。

總之，基于我國大數(shù)據(jù)技術在水利工程檔案管理中的應用，但是針對當前水利工程檔案管理的特殊性，紙質(zhì)化與電子化檔案交融共存格局是我國檔案管理的必然發(fā)展趨勢。因此作為水利工程檔案管理工作者必須要樹立較高的大數(shù)據(jù)思維意識，客觀剖析檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所存在的缺陷，進而提出改進對策，最終促進我國水利工程檔案管理的質(zhì)量。

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