大數據時代背景下的檔案管理

王儉奎

摘 要：檔案記錄了大量的個人信息和時代信息，隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案的數量也在不斷增加，這就給傳統的檔案管理工作帶來了很大難度。大數據時代的到來，使得檔案管理工作的機遇和挑戰并存，充分利用大數據的優勢，能夠有效提升檔案管理的效率和水平。

關鍵詞：大數據;檔案管理

檔案存儲是檔案管理的一項基礎內容，但是要想真正實現檔案管理的價值就需要對其進行有效利用，能夠在人們需要的時候提供有力的參考依據。隨著大數據時代的到來，各種檔案信息逐漸增多，使得傳統檔案管理模式逐漸顯露出弊端，因此檔案管理模式的改革勢在必行。

1 大數據時代對檔案管理工作提出的要求

當前檔案信息隨著大數據時代的到來有所增多，并且種類也更加豐富，如果還是采用傳統的方式來對大家進行管理則不能充分實現檔案的真正價值，因此在大數據時代下對檔案管理提出了新的要求。

1.1 管理理念和管理流程需要創新

傳統檔案信息傳播途徑的單一性使得辦案信息的數量和種類比較少，因此通過人工來進行管理，就能實現良好的分類，并對不同類型的檔案進行標記之后進行保存，當需要對檔案進行查詢時可以通過分類和做好的標記來找到所需要的檔案，這樣的操作并沒有太多繁瑣的流程，人工進行檔案管理足可以滿足人們的需求并實現檔案價值。但是隨著大數據時代的到來，信息的傳播途徑更加豐富，因此檔案信息的數量和類型也增加了很多，采用傳統的人工操作進行管理，不但麻煩，而且不能實現檔案信息的有效利用。

1.2 檔案保存形式需要創新

檔案除了我們常見的文字以外，還包括圖片，視頻等多種資料，傳統的檔案管理方式無法對這些進行良好保存，并且在分類歸檔的時候，也經常會出現差錯，所以在大數據背景下要求對傳統的檔案保存形式進行創新，能夠將紙質文檔轉變成電子文檔進行儲存。此外傳統的紙質檔案在保存過程中可能會出現遺失破損等現象，這樣就會使大量有用的信息得不到有效應用，而電子檔案的保管方式不斷易于攜帶，同時還能避免紙質檔案所出現的一些破損情況，從這個角度上來看檔案保存形式的創新也是非常迫切的。

1.3 管理人員的綜合素養和能力要提高

在大數據時代信息的數量和傳播方式都有了很大的轉變，信息量大是一個明顯的特征，其次，信息技術的應用也使信息的傳播方式更多，傳播速度更快，在信息傳播過程中，很多信息是交叉的，能夠相互滲透，這與傳統的檔案信息相比是有很大區別的。對于傳播方式單一，信息量少的檔案來說可以通過人工進行管理，但是基于大數據背景下檔案信息的這些獨有的特點，就給管理人員提出了更大的挑戰。為了更好的適應大數據時代，提高檔案管理的水平，就要求檔案管理人員能夠學習檔案管理的相關技術，尤其是一些軟件的操作。只有保證檔案管理人員的高素質與高技能才能使得但管理工作更加順暢的進行下去。

2 大數據時代給檔案管理帶來的發展契機

大數據時代主要是應用計算機技術來對檔案進行管理，因為計算機本身所具有的高速性就會使得檔案信息的管理更加快速。傳統的人工檔案管理形式，不但耗費的人力物力較多，同時工作效率也不高，但是計算機技術的應用有效改善了這一情況，在節約檔案管理成本的基礎上使得工作效率有效提升。在傳統檔案管理中，檔案資料的存儲和保存都是一個很大的問題，隨著檔案資料種類和數量的不斷增加，紙質檔案會越來越多，這樣保存起來所需要的空間也會更大。另外長時間受到環境影響，紙質檔案信息可能會出現損毀的現象，尤其是在發生火災、水災的情況下，檔案信息會遭受毀滅性的災害。但是大數據對檔案進行存儲和保存只需占據一定的存儲空間即可，既能節省空間，還提高了檔案資料管理的安全性。

3 大數據時代提高檔案管理水平的措施

3.1 加強管理人員的培訓

要想充分利用大數據時代所帶來的檔案管理優勢，單純進行硬件設備的更新是遠遠不夠的，還需要從人才的培養上著手，要加強培訓，提高檔案管理人員的綜合素質和專業能力。首先從教育方面著手，高校在開展檔案管理專業教學的時候，應該注重信息化教學，能夠將信息技術的應用融入到教學過程中，能夠為社會培養復合型的人才。其次，檔案管理人員的培訓需要大量資金的支持，因此政府相關部門應該給予一定的資金支持，為管理人員的培訓提供保障。

3.2 提高檔案管理的安全型

檔案信息一般都具有一定的保密性，一旦泄露或者丟失將會造成很大的損失，因此檔案管理的安全性是非常重要的，在大數據時代，計算機網絡技術的應用雖然使得但存儲更加方便，但同時但存儲的安全性也成為人們關注的重點。有些不法分子容易鉆網絡漏洞，例如電腦病毒的侵入將會使一部分檔案信息丟失或者是被篡改，這對于檔案的使用者來說是非常不利的。因為網絡存儲需要一定的內存，如果內存卡損壞也會對檔案的安全性造成威脅。為了提高檔案管理的安全性，需要管理人員能夠提高身的網絡安全和檔案管理安全意識，采取針對措施預防病毒的入侵。此外政府相關部門也有以嚴格的制度來對管理人員作出約束，使其在檔案管理中能夠按照要求來進行相關

操作。

3.3 優化人才結構

當前我國檔案管理人才結構上存在很大問題，主要以老年人和中年人居多，因此迫切的需要對當前管理結構進行優化，引入更多年輕管理人才為管理工作注入新鮮的血液。在大數據時代環境下，檔案管理工作中引入大量的年輕人才才能為工作的良好開展提供保障，應該將年輕人作為檔案管理的主力軍，以中年人來加強對檔案管理工作的輔助，此外也要吸納老年人的管理經驗。

4 結束語

綜上所述，大數據時代環境下的檔案管理工作既面臨挑戰，也有良好的發展契機，如何利用大數據的優勢來加強檔案工作的管理值得每一位工作人員的關注。在對管理結構進行優化的同時我們要加強管理人員專業知識和綜合素養的培養，并提高他們的檔案安全意識，能夠以更好的狀態投入到工作中，促進檔案管理工作水平的提高，發揮檔案的真正價值。

參考文獻

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