基于信息數字化下高校檔案管理新體系的構建

韋楊

摘 要：在高校教學管理實踐中，檔案資源是非常重要的“財富”。傳統的檔案管理不僅效率低下，也難以凸顯檔案資料的整體利用率。在信息數字化的大背景下，高校應該注重創新檔案管理模式，積極構建檔案數字化管理系統，綜合性提升檔案管理工作的整體成效與質量。

關鍵詞：信息數字化;高校檔案;管理新體系

1 高校檔案管理信息數字化的背景

在高校教學管理等實踐過程中，檔案管理是非常重要的內容。不斷優化檔案管理的整體成效，科學優化檔案管理的整體質量，既能夠提升高校的整體教學管理水平，也能夠充分發揮信息資源的重要指導作用。當前，高校在檔案管理過程中仍采用傳統的管理方式，不僅管理效率不高，還容易造成較為嚴重的信息流失。同時，檔案管理人員的信息化素養也參差不齊，缺乏對信息資源的充分重視和利用，這些都影響著檔案管理工作的整體成效。隨著信息數字化的發展，檔案作為高校教學管理的重要物質資料，高校在檔案管理過程中，應積極利用信息技術手段，構建科學的信息化管理系統和完善的信息化管理機制，并不斷提升檔案管理人員的信息素養，從而才能綜合性提升高校檔案管理的整體成效與質量。

2 高校檔案管理數字化發展的必然性

高校教育管理中的檔案類型是比較多樣化的，同時檔案管理內容也是較為豐富的。傳統的檔案管理容易將檔案變成陳舊過時的內容。以往的紙質檔案因為檢索不方便，所以利用率較低，無法將檔案資源的實際價值全面發揮出來。在信息數字化的實踐中，高校檔案管理的數字化是發展必然，也是時代所需。

一方面，積極提升高校檔案管理的信息化水平，將紙質檔案轉變為數字檔案，能夠整體提升檔案資源的利用率，能夠綜合優化檔案資源的應用成效。特別是在檔案檢索的過程中，依托于自動檢索技術，可以實現高效快速的檢索，這些都能夠在很大程度上提升檔案資源的整體利用率，充分發揮檔案的價值。

另一方面，在高校教學管理實踐中，積極采用數字化系統來實現管理檔案，還能夠整體提升檔案更新的速率。比如在高校教育管理實踐中，教學方案同樣是檔案的主要內容。但教學方案是時時刻刻都在變化的，若采用傳統的紙質檔案管理的方式，勢必直接影響著檔案更新的速度。相較之下，積極構建數字檔案管理系統，能夠實現檔案信息的及時更新和補充。

3 基于信息數字化的高校檔案管理新體系構建

科學的檔案管理，離不開完善的管理系統，也離不開科學的管理機制。在實踐過程中，高校檔案管理部門應該審時度勢，不斷創新檔案管理的方式方法，積極更新檔案管理理念，充分利用信息數字化手段和技術，科學建構檔案管理的數字化系統，推動高校檔案管理邁上新臺階。

3.1 積極推動檔案管理數字化進程

當前，高校應該注重紙質檔案的數字化轉換，切實提升相關人員的數字化意識，這是很有必要的。無論是在日常教學，還是在學生管理等工作中，都應該注重檔案管理的數字化構建。高校檔案資源的類型是多樣化的，內容也是豐富化的，在檔案管理實踐中，需要全員參與，對于新的檔案內容要加大推動數字化建設力度，積極開展數字資料的保存工作。同時，還應該著重豐富數字檔案的類型，在以電子文檔為主要載體的基礎上，不斷拓展數字檔案的類型。比如積極構建視頻檔案，將學校的教學管理活動以視頻的形式表現出來，不斷豐富高校檔案資料的形式和內容。也就是說，依托于科學的數字化檔案管理，能夠完善檔案管理的工作機制，也能夠整體提升檔案資源的整體利用率。這是高校檔案檔案管理數字化進程的意義所在。

3.2 全面加強檔案數字化系統的建設

在高校檔案管理的數字化、信息化進程中，積極開發適合高校檔案管理的信息模式和信息系統，可以有效提升高校檔案管理工作成效。高校應該注重軟硬件方面的投入。一方面，高校應完善檔案管理數字化系統的構建。在實踐過程中，高校可以直接采購現成的檔案管理系統，不斷完善高校檔案管理模式的搭建工作，也可以開發適合高校檔案管理特色的數字化系統，尤其應著重優化軟件系統的建設，不斷豐富和應用各類型的軟件系統。如信息檢索系統、資源共享系統、文件傳輸系統等等。依托于這些功能多樣、技術過硬的系統，能夠在很大程度上提升高校檔案數字化進程，綜合性提升高校檔案管理工作的整體效率。另一方面，高校還應著重優化硬件系統的建設。硬件指的是由紙質檔案轉為電子檔案需要的掃描儀及計算機等，存儲電子檔案的設備，及共享電子檔案資源的網絡設施。高校教學管理等過程中會產生大量的數據文檔及檔案資料，這些都是非常寶貴的檔案資源。為優化這些數據資料的存儲質量，應該努力擴大它的內存，不斷優化它的存儲效率，盡可能減少不必要的資源丟失。同時，高校在檔案管理數字化進程中，還應該切實采用安全保密技術，有效防范數字檔案的丟失或者失竊。

3.3 積極提升檔案管理人員的綜合素養

在高校檔案管理實踐中，不斷提升檔案管理的整體成效，科學優化檔案管理的整體水平，全面推動檔案管理的數字化進程，還應該著重優化檔案管理人員的綜合素養。相比紙質檔案，數字化檔案對于檔案管理人員的要求更高。檔案管理人員只有充分具備夯實的技術素養，能夠科學使用信息技術手段來開展檔案管理工作，才能綜合性提升檔案管理的整體質量。一方面，高校應該結合檔案管理數字化的需要，全面構建科學的人才培養體系，不斷提升人才培養工作的整體質量，構建科學的培訓機制，積極優化檔案管理人員的信息素養以及基本的計算機操作能力。另一方面，高校還應該科學配置專職性的檔案管理人員，特別是在人才招錄過程中，應該注重招錄具備綜合素養的新型管理人才。

3.4 構建科學全面的數字檔案管理機制

在高校教學管理實踐中，檔案管理是一項相對嚴謹且細致的工作。整體提升檔案管理的成效，離不開完善的檔案管理機制。一方面，高校應該創新檔案管理機制，明確數字化檔案管理的相關流程。比如依托于科學的制度體系，明確要求相關人員及時進行檔案資源的數字化建設。另一方面，高校還應該充分明確檔案管理的方法，實現數字檔案的全過程管理。比如明確數字檔案的使用、調閱、共享等方法機制。

總之，高校檔案管理信息數字化進程是一個系統的復雜的工程，需要多學科相互配合，也需要信息技術和管理新理念的支撐，更需要各類機制的完善支持，唯有與時俱進，我們檔案管理將不再枯燥和繁瑣，而是變得快捷和高效，期待高效檔案管理信息數字化的廣度和深度發展。

參考文獻

[1]張慧玉，陳良.高校數字化檔案安全管理體系探索和分析[J].辦公室業務，2019（08）：184.

[2]申昌安.高校數字檔案資源建設內容與管理的研究[J].青年時代，2016，（06）.

[3]潘瀾月.高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究[J].辦公室業務，2016（13）：127.