信息時代下檔案管理工作的創新分析

王娜

摘 要：檔案在社會信息資源管理中占有重要的地位，其不僅保存著國家、企業、個人的重要信息，還具有重要的史料作用，因此，對于檔案管理工作要重視起來。然而由于傳統檔案管理工作具有很大的復雜性，檔案信息都是通過紙質版來保存的，不僅查閱不便還容易磨損，最終導致檔案信息遺失，不能更好的為人們提供服務。在信息時代，人們可以將檔案文件以電子版的形式保存下來，不僅避免了二次磨損，查閱起來也十分的便利。因此，檔案管理人員就要與時俱進，創新檔案信息化管理的方式，推動檔案管理信息化的進程。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新途徑

隨著社會的進步和科技的發展，人類已經步入了信息化時代，創新意識逐漸的深入人心，各個領域信息化水平都不斷的提升，其中在檔案管理方面也不斷的實現了數字化、網絡化，極大的提升了檔案管理工作的效率。因此，在信息時代的背景下，檔案管理人員就要順應時代發展的趨勢，一改傳統的檔案管理方式，創新檔案管理工作的模式，實現檔案管理工作的信息化建設，更好的滿足新時代檔案管理工作的需求。對此，本文對信息時代下檔案管理工作的創新途徑進行了分析。

1 檔案管理信息化的優勢

1.1 信息采集更便捷

在信息時代下，檔案管理工作實現信息化已經勢在必行。在檔案信息采集方面，利用計算機網絡的高效性、交互性、共享性的優勢，能夠在短時間內整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時效性，還能有效的提升檔案信息的采集速度，減輕工作量，便于檔案管理人員能夠擁有更多的時間進行檔案的優化管理，提升檔案管理工作的效果，更好的為人們提供服務。

1.2 提升檔案管理水平

在信息時代下，實現檔案管理信息化建設，在檔案管理工作中運用計算機及現代信息技術，不僅能夠對分散的檔案信息進行集中的處理，將紙質檔案匯總整理成電子檔案，還能實現對檔案的永久保存，便于隨時調用。特別是在檔案管理工作開展的過程中，利用專業的管理軟件和平臺，能夠有效的提升檔案信息分析和處理的速度，增強檔案信息的時效性、準確性，對于提升檔案管理工作的水平和質量具有重要的作用。

2 信息時代下檔案管理工作創新的途徑

2.1 創新檔案管理模式

首先，在信息時代下，傳統的檔案管理模式逐漸的不能適應形式的變化和發展，這就需要對檔案管理模式進行創新，將原本的分散化的檔案管理系統轉變為集中管理的模式。其次，檔案管理人員在開展工作的過程中，要有意識的將先進的管理技術、管理軟件、管理理念等靈活的應用到檔案管理工作中，對所有的檔案整理后進行統一的登記，并嚴格的依據相關的規范和標準對電子檔案進行管理和保存。最后，為了有效的避免檔案出現遺漏、缺失的問題，檔案管理人員還需要對現有的檔案信息進行備份處理，并定期升級和維護管理設備，在電子檔案管理系統中安裝防火墻及殺毒軟件等，避免檔案受到網絡病毒、惡意程序攻擊等影響檔案管理的安全性和完整性。

2.2 增強檔案管理人員的創新意識

在當前各種單位內部的檔案管理工作中，檔案管理工作人員大多數被禁錮在傳統檔案管理理念與模式中，導致檔案管理工作不能為企業提供更好的服務。再加上多數從事企業或者事業單位并沒有獨立的檔案管理機構，檔案管理人員一般是由企業的其他員工兼職，由于這些工作人員不具備專業性，工作方式又較為單一，很難保持著精神飽滿的狀態開展檔案管理工作，更不能及時的將新的工作理念和模式應用到檔案管理工作中，嚴重的影響了檔案管理工作的效率和質量。因此，企業或者事業單位就要抓住信息時代的優勢，將全新的檔案管理理念灌輸給工作人員，不斷的提升檔案管理人員的創新意識，促進檔案管理工作有效的進行，更好的為企業單位的發展提供服務。

2.3 建立檔案信息共享平臺

在傳統的檔案管理工作中，工作人員的管理意識明顯的不足，一般只是對現有的檔案信息進行歸檔處理，很少有工作人員主動的區搜集更多的檔案信息，實現高效的信息共享，在一定程度上影響了檔案管理工作水平的提升。因此，在信息時代下，各大檔案機構就要積極的建立檔案信息共享平臺，增強檔案管理人員的管理意識，促使其能夠積極主動的搜集檔案信息，并能夠利用互聯網的優勢，配合信息搜索引擎等功能，實現檔案信息共享平臺的優化。另外，在檔案信息共享平臺，還可以增設檔案信息上傳、在線查詢、離線下載、討論等功能，便于使用著能夠利用檔案信息共享平臺查詢信息，進一步提升檔案信息管理和共享的高效性、便捷性，更好的為用戶提供服務。

2.4 創新檔案管理服務渠道

在信息時代背景下，信息傳遞的速度越來越快，數據資源整合優化越來越便捷，為人們提供了極大的便利。信息時代的來臨在一定程度上來說，其不僅豐富了人們的生活，還為人們的工作提供了便利。這對于檔案管理工作來說，也是一個創新發展的機遇。因此，企業的檔案管理部門則需要順應時代發展的趨勢，將信息化技術引入檔案管理工作中，利用各種網絡平臺創新檔案管理服務渠道，積極拓展檔案管理工作的服務功能，提升檔案管理工作的效率，為廣大的檔案資源使用者提供多元化的功能服務。

2.5 培養創新型檔案管理人才

隨著信息時代的到來，對于檔案管理人員的要求越來越高，檔案管理人員不僅要熟悉的掌握檔案管理的相關知識和技能，還需要具備較高的信息素養和創新精神，才能夠為檔案管理工作更好的服務。因此，各大檔案管理機構需要培養創新型管理人才，對在職員工進行檔案管理工作的培訓，使其掌握先進的檔案管理理念和技術，借鑒先進的檔案管理經驗及措施，進一步有提升檔案管理人員的專業能力和服務能力。

3 結束語

簡而言之，隨著信息時代的到來，檔案管理工作信息化已經成為勢不可擋的發展趨勢，電子檔案已經成為檔案管理的主要工作方式。因此，檔案管理機構或者企業檔案管理部門就要及時的摒棄不合理的檔案管理模式，積極創建電子檔案管理系統和檔案信息共享平臺，培養創新型檔案管理人員，創新檔案管理方法和途徑，有效的提升檔案管理工作的質量和效率，推動檔案信息化管理的進程。

參考文獻

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