中職學校檔案信息開發利用探究

潘雁

摘 要：中職學校檔案不僅能夠對廣大師生的個人信息進行全面記錄，而且也能夠幫助一個人不斷的成長。檔案信息化建設可以簡化檔案管理流程，使檔案管理工作更加方便、快捷、高效，確保學校檔案管理的質量與水平，充分發掘檔案的價值，更好服務于廣大師生。本文通過對中職學校檔案信息化建設存在主要問題進行探究，并采取相應的解決措施，加強檔案信息化建設與管理的效果，保障中等職業學校檔案信息資源得到有效開發與利用。

關鍵詞：中職學校;檔案信息;開發利用

檔案信息資源的創新與開發很受人們關注，目前很多中職學校都就開設專門檔案管理室，對全校文書、教育教學資源、會計、學籍、基建、設備等相關資料歸納整理，形成完善檔案管理制度以及收發文借閱登記制度。由于檔案資料復雜、信息繁瑣，不利于統一管理。通過利用檔案信息化建設，能夠通過對檔案資料文獻進行快速篩選，形成由學校領導分管校辦公室主任負責的完善管理模式，確保學校各種檔案資料更加齊全。

1 中職學校檔案信息利用的主要現狀

在檔案管理的過程中，必須根據不同的材料內容進行分類歸檔。其中文書檔案是學校行政管理的重要材料，涉及范圍廣泛，材料內容眾多[1]。教學檔案能夠真實全面反映學校教育教學活動的主要特點和規律，具有非常重要利用價值。科技檔案則主要包括學校基建、圖紙、說明以及教學設備和科研成果等，對中職學校的未來發展具有非常重要的影響。實物檔案包括各類獎杯、獎狀、榮譽錦旗等。聲像檔案包括錄音、視頻、照片等材料。通過這些材料能夠真實反映出學校教學活動的開展情況。

通過檔案資料管理能夠為學校教學評估，教學改革、校史編撰、職工工資晉升、職稱評定等提供非常重要的參考依據，推動學校的建設水平全面提升。

筆者所在學校的綜合檔案室，從2009至2019年檔案的利用情況看，平均每年檔案利用約為120人次/每年，大部分為教學評估、畢業證遺失辦理。近幾年來，示范學校、示范專業、星級學校評定等，檔案利用有所提升，但利用率仍不足300人次/每年。由此可見，目前中職學校檔案信息開發利用程度遠遠不能滿足中職學校發展的需要。

2 當前中職學校檔案信息開發利用面臨的新形勢

1）對檔案室的服務質量要求不斷提高。在新時期，中職學校檔案信息開發與利用的過程中，只有不斷的提高。服務質量才能夠深入的開發與利用。為此，在開發中職學校檔案信息資源時，最主要的就是嚴格遵守規章制度并樹立正確的服務理念，提高服務質量與水平，確保學校檔案室的各項服務職能，充分發揮積極開發教育職能，將檔案管理由之前的管層為主轉變為開發利用為主。

在新時期，要積極開發信息化檔案檢索工具，將學校特色全面反映在檔案之中。利用先進的多媒體手段和技術，對檔案進行輔助化管理，確保管理方法更加的科學化、高效化、標準化，還能夠推動檔案管理現代化的建設，保證檔案信息資源可以服務于中職教學工作。

2）不僅提供單一檔案信息，更要提供綜合、系統的檔案信息。在檔案管理的過程中，必須要及時的了解學校和社會需求，圍繞著學校的發展規劃以及工作重點來加強檔案資源的利用效率，通過建立多功能的檔案查閱室，主動的提供檔案查詢和閱覽服務，要保障查閱室的查詢更加高效。通過安全可靠查詢途徑，為廣大學生提供豐富檔案管理查詢服務。對中職學校來說，必須要依托學校計算機專業的優勢，建立完善的學校檔案管理網站，制定豐富多彩檔案信息管理方案，將檔案信息管理系統接入到學校網站之中，才能夠確保整個檔案管理的閱讀檢索和利用效率大幅度提高。

3）不僅提供閱覽室查詢，更要提供網絡查詢服務。在建立學校網站的過程中，必須要積極豐富檔案信息的網上閱覽和檢索服務，確保對檔案資源的合理利用，通過建立豐富的檔案信息數據庫，幫助檔案信息網絡服務得到強化，也是檔案信息資源共享建設的重要核心。

在中職學校開展檔案信息開發利用的過程中，要結合中職學校的實際特點建立文件目錄數據庫、多媒體數據庫、優秀畢業生數據庫等，所建成檔案信息數據庫還應該通過網絡技術接入到學校檔案網站、全國學校檔案信息網，最終實現檔案信息網絡服務，有效實施檔案信息資源共享。

3 新形勢下中職學校檔案室應采取的措施

1）加強檔案宣傳，增強檔案意識。在新時期，中職學校檔案信息開發利用的過程中，必須要擴大宣傳工作。針對目前檔案管理意識薄弱、檔案工作開展不理想的問題，要采取多種宣傳手段，例如，舉辦檔案展覽、發放宣傳資料等活動，擴大檔案資源的開發利用效率。通過宣傳教育工作，也可以幫助人們對檔案資料了解更加深入，有針對性的利用檔案。

2）豐富檔案室藏，擴大開發利用。必須要積極豐富中職學校檔案館藏提高檔案信息的存儲總量確保檔案管理符合中職學校對社會的實際需要，根據檔案收集范圍，按照不同的類別進行分類，例如行政檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、黨群檔案、會計檔案、外事檔案、實物檔案和聲像檔案。其次，加強對不同檔案資料的收集與整理確保檔案資料齊全完整。最后，保證檔案管理的科學性和準確性，通過不斷擴大學校的影響力，增強學校的知名度，進一步保證檔案的開發利用水平得到擴大。

3）積極加強數字檔案管理平臺建設。檔案信息開發利用的過程中，只有運用現代化的信息處理技術對檔案信息進行編目整序，才能夠最終實現檔案圖文信息管理效率。豐富檔案網站建設水平，最終實現中職學校檔案信息化服務。

4）大力開發利用室藏，提高檔案信息利用率。（1）提供網絡查詢服務。在中職學校檔案信息利用的過程中，不能夠以傳統單一的模式對外聯系，而是要通過網絡、書籍等多渠道，對學校的具體內容進行深入分析，并且要站在需求者的角度建立多樣化聯系，確保學校檔案得到充分利用，促進學校檔案信息化利用水平全面增強。在中職學校檔案信息處理時，還要積極的建立教育檔案基地或電子文件數據管理中心，有效確保電子檔案管理的水平打破檔案、圖書、情報各部門溝通不暢的情況。傳統的利用方式主要有閱覽、復制、摘錄等。隨著時代的發展，需求者在傳統的利用方式中得不到滿足。創新利用方式在中職學校檔案管理工作尤為迫切。中職學校必須根據學校的具體的情況，根據需要，在規范手續、保證安全的前提下，選擇諸多方式提供利用，從而促進中職學校檔案管理工作的良性發展。（2）加強檔案編研工作。在中職學校檔案信息利用的同時，還應該積極確保編研工作得到增強，必須以編研建設作為基礎，充分發揮檔案的實際作用，尤其是在檔案收集整理，保管，鑒定，存儲邊緣等環節提供方便，對于落后復雜的操作手段進行全面革新，運用現代化的信息技術手段豐富檔案館藏，確保檔案資源數字化利用效率得到增強，中職學校的檔案管理與普通教育學校的檔案管理存在很大的差異，所以必須要采取公開透明的方式，不斷的聽取多方意見和建議，確保檔案信息化利用水平得到全面提升。

在檔案編輯管理時，應該通過對參考資料檔案文件進行深入的研究。加強中職學校檔案編研工作，確定檔案編研的主題，提高檔案編研的實用性和可利用性，確保編制符合要求，具有專業性、實用性和特色性，在檔案管理的同時也應該滿足學校和社會發展的實際需要。

4 結束語

總而言之，在新時期必須要積極推動檔案的管理工作的開展，確保檔案資源的利用水平全面增強，順應新時期的發展。完善檔案管理信息化和網絡化建設，確保信息庫的“鮮活度”，實現日常管理信息動態化和科學化。

參考文獻

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[3]李全.基于中職學校的檔案信息資源共享工程推進機制研究[J].知識經濟，2018（24）：166-167.

[4]栗華.談中職學校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國校外教育，2019（14）：157-158.

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