新形勢下醫(yī)療單位檔案管理新思路

陳愛平

摘 要：隨著電子信息技術(shù)在醫(yī)療單位的普遍應(yīng)用，我國醫(yī)療檔案管理也迎來了新的發(fā)展，這種發(fā)展是一種挑戰(zhàn)也是一種機(jī)遇，利用現(xiàn)代化的技術(shù)對醫(yī)療檔案進(jìn)行信息化管理是醫(yī)學(xué)發(fā)展中的必然趨勢。筆者就現(xiàn)階段醫(yī)療單位檔案管理現(xiàn)狀加以總結(jié)，分析出檔案管理電子化、信息化的趨勢和優(yōu)勢，并就如何實現(xiàn)檔案管理電子化提出了自己的見解。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案;電子化;趨勢;途徑

1 引言

醫(yī)療檔案管理的效率將直接影響醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的進(jìn)步和發(fā)展。隨著信息時代的到來，科學(xué)技術(shù)正在發(fā)生著巨大的變革，醫(yī)療檔案作為醫(yī)院日常經(jīng)營活動的重要載體，其管理方法和途徑也面臨著新的挑戰(zhàn)。在醫(yī)療事業(yè)單位中，檔案管理逐漸細(xì)化，所含內(nèi)容也越來越廣泛，傳統(tǒng)的管理檔案的方式已經(jīng)難以適應(yīng)，電子檔案的使用已經(jīng)是一種不可阻擋的趨勢。因此，筆者希望通過此文對電子檔案在醫(yī)療事業(yè)單位的實用性進(jìn)行探討，希望有助于各醫(yī)療事業(yè)單位對電子檔案管理方式的引入跟運用。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

1）傳統(tǒng)檔案多，歸檔復(fù)雜。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案中涉及很多原始文件、圖標(biāo)、圖紙等，檔案管理的歸檔、查閱、統(tǒng)計包含著較大的工作量，因此管理起來諸多不便，在文檔數(shù)量、種類不斷增加的情況下人工操作容易出現(xiàn)檔案管理錯誤的問題，因此傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)滯后。

2）電子檔案的逐漸普及。醫(yī)院的日常工作會產(chǎn)生大量的電子檔案，并且這些電子檔案具備重要的科研、醫(yī)療價值。因此近年來醫(yī)院對電子檔案的管理也提上了日程。電子檔案本身方便快捷、傳輸速度快、靈活環(huán)保、共享簡單。但其保存和處理也有一定的復(fù)雜性，面臨的檔案風(fēng)險也更多，因此電子檔案的整理和保護(hù)就顯得特別重要。

3）檔案信息電子化管理的意義。在非信息化的時代，眾多檔案文件以紙質(zhì)形式存在，作為最有實用價值的信息資源庫，這樣的存在形態(tài)使得珍貴的檔案信息資源不能很好的為各政府領(lǐng)導(dǎo)和廣大人民利用，而電子化可以很好的解決這個問題。實現(xiàn)檔案電子化，能夠沖破檔案利用的種種局限，使得檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息化的合理配置，科學(xué)管理，為社會提供高效的服務(wù)。

3 醫(yī)療檔案電子化管理的優(yōu)勢

1）醫(yī)療檔案電子化有助于保護(hù)檔案原件。在進(jìn)行醫(yī)療檔案管理過程中，信息化的處理手段可以有效地保護(hù)各類檔案原件，直接減少醫(yī)護(hù)人員對檔案原件的接觸，避免了檔案原件直接被接觸和重復(fù)使用可能造成的磨損，從而可以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。同時，醫(yī)療檔案信息化的管理可以在很大程度上降低甚至避免重要檔案原件丟失的風(fēng)險。

2）醫(yī)療檔案電子化有助于改善文件歸檔方式。醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療檔案管理過程中，檔案部門需要對各類檔案進(jìn)行分門別類的著錄。信息化技術(shù)的使用可以使歸檔人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，歸檔人員只需要輸入指令就可以快速完成相關(guān)內(nèi)容的更改，大大改善了文件歸檔的方式。利用快捷高效的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案歸類，不僅可以有效地節(jié)省人力，同時可以提高相關(guān)工作人員的工作效率。

3）醫(yī)療檔案電子化有助于整合和共享檔案信息資源。醫(yī)療檔案整合的主要目的是實現(xiàn)檔案資源的系統(tǒng)化、有效性和共享性，從而進(jìn)一步擴(kuò)大醫(yī)療檔案資源使用的范圍和覆蓋面積。醫(yī)療檔案的信息化管理形成了一系列的醫(yī)療電子文件，相比傳統(tǒng)的檔案原件，醫(yī)療電子文件更便于搜索和導(dǎo)航，可以有效地增加對檔案原件的應(yīng)用程度和效率。同時，電子醫(yī)療文件加快了其在各個部門和各個科室之間的信息流動速度，各科室之間可以無沖突地使用相同的醫(yī)療檔案內(nèi)容，大大提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現(xiàn)了醫(yī)院各部門之間檔案信息資源的共享和溝通。

4）醫(yī)療檔案電子化使檔案的檢索和使用便捷化。將醫(yī)療檔案進(jìn)行信息化管理后，可以對醫(yī)療檔案進(jìn)行電子文檔歸類并形成電子目錄。醫(yī)護(hù)人員利用快捷方便的電子信息查詢系統(tǒng)，利用關(guān)鍵詞可以快速查詢到所需要的相關(guān)醫(yī)療信息。相比傳統(tǒng)的檔案搜索方式，電子化的檔案信息查詢方式具備更加快捷、方便、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的優(yōu)勢。

5）醫(yī)療檔案電子化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理過程中，大部分的檔案資料都是以紙質(zhì)化的方式進(jìn)行歸檔存放。隨著時間的推移，檔案資料越來越多，需要大量的空間進(jìn)行檔案的存儲。這些紙質(zhì)檔案的管理還要做好溫度、濕度等環(huán)境因素的控制以及蟲鼠等生物防治，從而出現(xiàn)了管理成本居高不下但使用效率低下的現(xiàn)象。信息化的醫(yī)療檔案管理方式可以很好地解決檔案的存儲空間和存儲成本問題，并明顯地提高了檔案的使用效率。

4 實現(xiàn)檔案信息電子化管理的途徑

1）規(guī)范電子化檔案管理制度，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。我們應(yīng)該由上至下建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔方法等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔，由專人負(fù)責(zé)，并妥善保管，確保歷史檔案資料的完整和安全。同時有計劃的對檔案管理人員進(jìn)行政治思想教育，并組織參加培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識，造就大批檔案管理的高素質(zhì)人才，從而滿足電子化的檔案管理工作需要，改變電子化檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，也是工程的主體。建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。在加快檔案數(shù)字化建設(shè)的同時也要規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)系統(tǒng)，并逐步建立互通兼容系統(tǒng)，使各種電子檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換。

3）建立電子檔案應(yīng)用，實現(xiàn)資源共享平臺。我們需要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺需按級次設(shè)置查訪權(quán)限，以便機(jī)關(guān)各科室自行查詢所需資料，消除影響資源共享的其他因素，全面提高整體工作效率。

4）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)購入系統(tǒng)性的電子檔案管理軟件，并適時更新、升級。促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，形成檔案銜接，保持共性數(shù)據(jù)的一致性，充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，跨地域收集檔案和調(diào)閱檔案，提高工作效率;同時醫(yī)院電子檔案管理工作人員需適時進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，與電子檔案發(fā)展的需要及電子技術(shù)發(fā)展速度同步，從而促進(jìn)醫(yī)院電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。

5 結(jié)語

隨著信息社會的發(fā)展，加快醫(yī)療單位現(xiàn)代化建設(shè)勢在必行。醫(yī)院管理人員和工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到電子檔案的重要性。要立足大局，面向未來，全力支持電子檔案工作的開展和實施;建立健全電子檔案管理制度和工作制度;投資改進(jìn)配套設(shè)備和培養(yǎng)檔案專業(yè)人員;充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，為廣大患者和團(tuán)隊服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

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