檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用研究

梁忠科

摘 要：文章說(shuō)明了現(xiàn)代社會(huì)醫(yī)院開展檔案管理工作的重要價(jià)值，并分析這項(xiàng)工作面臨的問(wèn)題，提出如何進(jìn)行檔案管理模式改革，以提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理工作;價(jià)值;問(wèn)題;舉措

1 引言

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重點(diǎn)，特別是近年來(lái)，醫(yī)院面對(duì)的患者增加，提供的業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大，本身有承擔(dān)一些科研工作，所以每天產(chǎn)生的檔案資料都很龐大。在這種情況下，為了更好的開展檔案管理工作，醫(yī)院紛紛進(jìn)行檔案管理模式改革，希望能夠提升檔案管理水平，適應(yīng)新時(shí)期的業(yè)務(wù)需求。

2 現(xiàn)代社會(huì)醫(yī)院檔案管理工作的重要價(jià)值

對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案內(nèi)容包括患者資料、醫(yī)療服務(wù)情況、科研進(jìn)度、各項(xiàng)活動(dòng)的組織開展等，因此進(jìn)行檔案管理工作，對(duì)于醫(yī)院的順利發(fā)展有積極意義。首先是可以見證醫(yī)院的發(fā)展歷史，醫(yī)院檔案真實(shí)記錄了醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展歷程，可以幫助人們從不同角度和層次出發(fā)進(jìn)行不同時(shí)期重大事件的研究，討論在不同時(shí)期對(duì)醫(yī)院發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)的人物和技術(shù)等，屬于探究醫(yī)院歷史，追溯醫(yī)院成長(zhǎng)軌跡的關(guān)鍵資料。其次是開展現(xiàn)代化管理工作的依據(jù)，隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，各個(gè)醫(yī)院紛紛借助檔案資源提供科學(xué)依據(jù)，支持管理工作的開展，推動(dòng)管理模式的信息化變革。再次是進(jìn)行醫(yī)療科研的資源基礎(chǔ)。醫(yī)療檔案中容納十分豐富的疾病和診療信息，對(duì)這些信息進(jìn)行分析和總結(jié)，可以對(duì)醫(yī)療科研工作起到推動(dòng)作用，提供珍貴的醫(yī)療資源。最后是解決醫(yī)療糾紛的重要憑證，在醫(yī)院日常工作中，醫(yī)療糾紛經(jīng)常出現(xiàn)，而檔案資源中有詳細(xì)的某位患者的檢查、治療信息，借助這些資料，可以幫助醫(yī)患雙方保護(hù)自己的合法權(quán)益，解決醫(yī)療糾紛。

3 現(xiàn)代社會(huì)醫(yī)院檔案管理工作面臨的問(wèn)題

3.1 醫(yī)院檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理難度大

醫(yī)院本身屬于非盈利性機(jī)構(gòu)，進(jìn)行運(yùn)營(yíng)更多的是依靠政府財(cái)政支持以及自己的運(yùn)營(yíng)管理，但是深入發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，來(lái)自政策的扶持力度逐漸減小，使得醫(yī)院面臨更多的發(fā)展壓力，需要進(jìn)行管理創(chuàng)新，盡量實(shí)現(xiàn)“自收自支”的運(yùn)營(yíng)模式。這就意味著檔案管理工作不僅要滿足醫(yī)院的正常運(yùn)行需求，還要滿足管理需求。但醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，需要管理的檔案內(nèi)容更加豐富，包括成本預(yù)算、采購(gòu)、會(huì)議組織、醫(yī)療服務(wù)等信息，都被納入檔案管理工作中，增加了管理難度。[1]

3.2 更重視病例保存，忽視病案管理

醫(yī)院更多的是為群眾提供多樣化的醫(yī)療服務(wù)工作，檔案管理工作只是日常管理的一部分。而對(duì)于患者的病例資料的采集，屬于檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。而很多醫(yī)療活動(dòng)本身具有較高的探索性和風(fēng)險(xiǎn)性，尤其是針對(duì)擁有復(fù)雜疾病情況的患者，進(jìn)行治療措施的選擇時(shí)，就需要慎重考慮，存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。而此時(shí)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，病例檔案是進(jìn)行證明的資料。如果醫(yī)生不重視病案管理工作，導(dǎo)致病例信息出現(xiàn)丟失、損毀等問(wèn)題，或者病例信息記錄不及時(shí)、不全面、不準(zhǔn)確等，都會(huì)影響相關(guān)工作的開展。[1]

3.3 管理效率不高

隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院日常管理范圍不斷擴(kuò)大，需要納入檔案管理的內(nèi)容也越來(lái)越多，檔案種類不斷增加，當(dāng)前的檔案管理模式已不能滿足新時(shí)期的檔案管理工作需求。[1]現(xiàn)代社會(huì)醫(yī)院的檔案分類較多，包括行政工作、人事工作、醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療科研、醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)等，有十分詳細(xì)的分類;現(xiàn)代化背景下，醫(yī)院的檔案形式出現(xiàn)很大變化，改變過(guò)去的紙質(zhì)檔案形式，出現(xiàn)電子檔案，而且出現(xiàn)圖片、音像等形式，給檔案資料的儲(chǔ)存工作增加了難度。

4 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用舉措

4.1 強(qiáng)化人員培訓(xùn)

醫(yī)院開展檔案管理工作，離不開檔案管理人員的工作。因此當(dāng)前針對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)際，定期安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，醫(yī)院最好引進(jìn)專職的檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)各類檔案管理工作，避免兼職情況的出現(xiàn)。醫(yī)院要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造高水平的人才隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高理論知識(shí)豐富水平;組織[1]開展思想意識(shí)教育，提升責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，塑造良好的職業(yè)道德品質(zhì);積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應(yīng)用于檔案管理的各類軟件。醫(yī)院要重視針對(duì)忽視病例管理的問(wèn)題，定期召開工作會(huì)議，針對(duì)病例資源進(jìn)行匯總分析，強(qiáng)調(diào)這項(xiàng)工作的重要性;同時(shí)強(qiáng)化病例檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為醫(yī)護(hù)人員考核的重要指標(biāo)之一。[1]另外要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力，可以對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提出更加方便快捷先進(jìn)的模式，提升檔案管理效率;同時(shí)要培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力，可以在工作期間發(fā)現(xiàn)下突出的問(wèn)題，并能提出有效的解決措施。

4.2 強(qiáng)化信息化建設(shè)水平

在互聯(lián)網(wǎng)日趨普及的基礎(chǔ)上，醫(yī)院也要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)行智能管理，減少人為因素帶來(lái)的不足，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定完善的設(shè)施基礎(chǔ)。[1]醫(yī)院管理人員要注意配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，搭建高速的網(wǎng)絡(luò)，并注意信息化設(shè)備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規(guī)劃好信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，針對(duì)檔案管理建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫(kù)，或者在醫(yī)院網(wǎng)站中為檔案管理單獨(dú)開辟一個(gè)板塊，保證檔案管理的獨(dú)立性。結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟件和硬件設(shè)施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時(shí)借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)收集各個(gè)部門和業(yè)務(wù)單位的檔案資源，借助掃描儀等信息技術(shù)將會(huì)議結(jié)論、科研結(jié)果、教學(xué)資料等轉(zhuǎn)變換成電子文件，并使用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理，歸檔保存。對(duì)于醫(yī)院本身保存的館藏資料，利用掃描儀等進(jìn)行電子備份，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期儲(chǔ)存和處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。另一方面，因?yàn)獒t(yī)院開展檔案管理涉及多個(gè)部門和單位，所以醫(yī)院需要積極與這些部門和單位溝通，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)式交流和信息共享，提升檔案工作效率。[1]利用信息技術(shù)科學(xué)設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的收錄程序、目錄、查詢系統(tǒng)等，方便進(jìn)行信息錄入和檢索工作。對(duì)于正在進(jìn)行的醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)，借助信息技術(shù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，并應(yīng)用微博、微信等新媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)活動(dòng)的實(shí)時(shí)交流和資料保存收集等工作，跟蹤醫(yī)院的服務(wù)和活動(dòng)，避免資料丟失和損毀。

4.3 規(guī)范醫(yī)療檔案管理機(jī)制

醫(yī)院要開展檔案管理模式改革，需要健全醫(yī)療檔案管理機(jī)制，細(xì)化醫(yī)療檔案管理流程，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)展。[1]對(duì)此，醫(yī)院需要建立檔案信息管理監(jiān)督部門，對(duì)所有的病例記錄進(jìn)行監(jiān)督和管理，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)監(jiān)督，打造一體化的檔案管理系統(tǒng)，收集全面的檔案數(shù)據(jù)資料;將病例資料的記錄和歸檔工作列為績(jī)效考核的一部分，嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查和考核，與醫(yī)護(hù)人員和檔案管理人員的績(jī)效掛鉤，配合科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員的積極性。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化背景下，醫(yī)院要積極創(chuàng)新檔案管理工作模式，引進(jìn)新模式，比如信息化管理模式，從而提升檔案管理工作效率和治療，更好的為醫(yī)療服務(wù)的進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭攀.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（21）：90-91.