淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

方世秋

摘 要：人事檔案是記錄每一個(gè)參與工作的人在工作過程中接受各種學(xué)習(xí)教育和進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)實(shí)踐軌跡的詳細(xì)記載，在基層事業(yè)單位的建設(shè)過程中，是完全能夠幫助上層管理者更好地進(jìn)行人才選拔和錄取的重要信息資源。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;人事檔案管理;人事制度改革;新形勢變化;工作質(zhì)量

1 前言

人事檔案管理工作的存在對(duì)于基層事業(yè)單位的建設(shè)十分關(guān)鍵，它的存在能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展、人員的容納、工作的順利進(jìn)行提供相應(yīng)的保障，如實(shí)地反映了單位的發(fā)展歷程和每一個(gè)工作人員的優(yōu)勢劣勢。但是就現(xiàn)階段基層事業(yè)單位的人事檔案管理而言，在長期的使用過程中，由于存在人員頻繁變動(dòng)的情況所暴露出來的問題也越來越多，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的力度也十分關(guān)鍵。

2 基層事業(yè)人事檔案管理工作存在問題

2.1 管理制度的不規(guī)范問題

在基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作過程中，管制制度不規(guī)范的問題已經(jīng)完全暴露了出來。第一個(gè)表現(xiàn)就是相關(guān)人事檔案管理工作的規(guī)章制度并不健全，這主要是因?yàn)樵谝徊糠值幕鶎邮聵I(yè)單位中，認(rèn)為人事檔案管理工作的重要性不明顯，在進(jìn)行實(shí)際工作落實(shí)的過程中都只是依靠著國家和相關(guān)行業(yè)中所下發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等[1]，這些條令僅僅只是對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了較為粗糙的規(guī)范，并沒有結(jié)合每一個(gè)基層事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行改善和調(diào)控，一旦沒有形成符合某一個(gè)單位實(shí)際的實(shí)施細(xì)則，就很容易出現(xiàn)檔案管理的工作成為“空架子”，并沒有實(shí)質(zhì)性的意義和內(nèi)容。第二個(gè)表現(xiàn)則是基層事業(yè)單位對(duì)相關(guān)的人事檔案管理制度落實(shí)是不到位的，這一部分的基層事業(yè)單位雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理工作的重要性，只是具體的落實(shí)過程中還存在些許不足。一般來說建立起整理、歸類、分析、查閱到傳遞等各項(xiàng)人事檔案管理制度，看起來好像很是完善，但工作的時(shí)候由于工作人員的問題往往會(huì)出現(xiàn)收集、歸檔、審核不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，甚至還存在著撤檔、涂改、銷毀個(gè)人檔案的情況，很容易造成人事檔案的丟失和失真。

2.2 人事檔案管理工作人員專業(yè)性較差

根據(jù)我國《檔案法》的明確規(guī)定，從事人事檔案管理工作人員必須要具備專業(yè)化的能力，而針對(duì)專業(yè)化能力的具體表現(xiàn)就是其是否有證件，因此在基層事業(yè)單位進(jìn)行人事管理的工作人員需要具備相應(yīng)的證件。在擁有證件的基礎(chǔ)上，還需要從業(yè)人員具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]。這一點(diǎn)是很多從業(yè)人員所做不到的，而且基層單位的工作本來就很復(fù)雜，相應(yīng)的人事變動(dòng)情況十分頻繁，因此產(chǎn)生的人事檔案管理信息就更復(fù)雜、更難以管理。這時(shí)候基層事業(yè)單位的人事檔案管理從業(yè)人員專業(yè)性不強(qiáng)的話，是非常不能夠滿足實(shí)際需求的。因此很多人事檔案管理工作的從業(yè)人員并不能夠發(fā)揮自身的作用，而是成為檔案“保管員”的角色，最終就使得人事檔案管理工作浮于表面、流于形式。

3 加強(qiáng)基層事業(yè)單位人事檔案管理的措施

3.1 健全基層事業(yè)單位人事檔案管理的制度

健全基層事業(yè)單位人事檔案管理的第一步是要對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作制度進(jìn)行完善，而且要求要重視相關(guān)工作的落實(shí)，不能使得工作流于形式。在明確按照《干部檔案工作條例》的基礎(chǔ)上，明確每一個(gè)從業(yè)人員自身的職責(zé)和任務(wù)，要求秉承著“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”的工作原則，使得相應(yīng)的工作流程更加完善。第二步需要加強(qiáng)人事檔案信息的收集工作，要求更全面地、網(wǎng)格式地進(jìn)行搜查和整理，相應(yīng)的年度考核、學(xué)歷教育、獎(jiǎng)懲、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等信息整合在一起，能夠使得基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作更為完善，并且在后期進(jìn)行檔案查取和使用的時(shí)候更為便利。第三步則是要重視對(duì)人事檔案的目錄進(jìn)行整理，目錄對(duì)于資料的查詢來說是十分關(guān)鍵的，只有具備了清晰明了的目錄，相應(yīng)的查閱工作和整理工作才會(huì)更簡單便捷。

3.2 提升基層人事檔案管理人員的專業(yè)性

我們都知道人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁復(fù)、程序很多而且很繁雜、瑣碎的工作，相應(yīng)的連續(xù)性也是比較強(qiáng)的，因?yàn)榛鶎拥氖聵I(yè)單位總是處于一個(gè)不斷建設(shè)的過程中，相應(yīng)的工作人員變動(dòng)也十分頻繁和多樣，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作連續(xù)性會(huì)十分強(qiáng)，這樣就需要有專人進(jìn)行專門的管理、長期的管理，而且還需要配備足夠的人事檔案管理人員才能夠幫助基層事業(yè)單位招聘工作的順利進(jìn)行。而且針對(duì)現(xiàn)階段基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展情況來說，提高人事檔案管理人員的專業(yè)性十分關(guān)鍵，在提升其專業(yè)性的過程中還需要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)者綜合素質(zhì)的完善。第一步要做的就是要把好入口關(guān)，也就是說在選派原始檔案管理工作人員的過程中必須要堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)志，堅(jiān)持辦證上崗，只有具備了相應(yīng)的證件，他們才能夠具備基本的上崗要求。另外是在道德品質(zhì)的方面，一定要選擇那些遵紀(jì)守法、公道正派、內(nèi)心有一桿秤、公平、正義的同志來進(jìn)行人事檔案管理工作，防止他們受到外界利益的引誘而做出篡改、涂改檔案的情況[3]。第二個(gè)是加強(qiáng)人事檔案管理工作水平的提升，也就是要積極地組織這些從業(yè)者進(jìn)行學(xué)習(xí)，尤其是對(duì)于上級(jí)所頒布的文件、條例、標(biāo)準(zhǔn)，還有經(jīng)常外出參加培訓(xùn)，請外來的專家進(jìn)行授課等，使得人事檔案工作的規(guī)范化建設(shè)更為順利。

3.3 加快人事檔案管理軟件的研發(fā)

我們必須要認(rèn)識(shí)到，信息化的人事檔案管理平臺(tái)搭建對(duì)于信息化建設(shè)來說是具有關(guān)鍵意義的，而這一過程的實(shí)質(zhì)就是對(duì)信息化檔案管理軟件的應(yīng)用。為了進(jìn)一步確?；鶎邮聵I(yè)單位人事檔案信息的保管安全、提供方便、準(zhǔn)確利用，在實(shí)際的工作過程中可以根據(jù)信息量配置網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)設(shè)備，并始終堅(jiān)持用科學(xué)發(fā)展的眼光建立存儲(chǔ)系統(tǒng)。而且隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的網(wǎng)絡(luò)化資源利用也變得越來越合理，越來越廣泛。因此，大范圍利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、云盤、虛擬存儲(chǔ)空間的措施能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息化存儲(chǔ)安全性保障，優(yōu)化相應(yīng)的工作步驟。其次，還需要注重基層事業(yè)單位人事檔案管理軟件的實(shí)際操作能力與人性化考慮進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，保證在正確使用軟件的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升人事檔案信息安全性與保密性，從而更好得將人事檔案電子化操作的進(jìn)程不斷完善。

3.4 提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

就基層事業(yè)單位的人事管理來說，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，尤其是在基層單位中進(jìn)行人事分管工作的領(lǐng)導(dǎo)，他們只有意識(shí)到人事檔案館管理工作的重要性，以及人力資源規(guī)劃工作的重要地位和作用，能夠?qū)⑵浼{入議事日程中。其次，對(duì)于檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)?shù)慕o予定期的研究、部署、制定相應(yīng)近期或者遠(yuǎn)期的規(guī)劃和實(shí)施方案也十分關(guān)鍵。

4 結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于人事檔案管理工作來說，這實(shí)際上是一種人事管理型的活動(dòng)，而且在我國的歷史發(fā)展的過程中檔案管理是十分關(guān)鍵的，經(jīng)歷了日積月累的變化之后，檔案管理工作的種類和具體內(nèi)容也變得更加豐富。為了促進(jìn)我國現(xiàn)階段基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，就要緊緊跟隨時(shí)代的發(fā)展來深化改革目標(biāo)和內(nèi)容，以提升工作人員專業(yè)性、完善具體工作流程和工作細(xì)節(jié)，幫助基層事業(yè)單位能夠在長時(shí)間的社會(huì)主義發(fā)展過程中保持一個(gè)穩(wěn)定、陽光的發(fā)展態(tài)勢。

參考文獻(xiàn)

[1]邵貝卡.行政事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及解決對(duì)策探索[J].現(xiàn)代國企研究，2017（12）：67.

[2]孫偉.淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，12（30）：168-170.

[3]李新梅.淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].商，2015（27）：28.