談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理

劉旭

摘 要：如今，在國民經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)信息，為提升這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息的整合處理效率，檔案管理工作顯得尤為重要。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，可以整合不動(dòng)產(chǎn)在建造、交易、登記過程中產(chǎn)生的信息，從而為不動(dòng)產(chǎn)所有人的合法權(quán)益提供法律保障。但是，由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的工作內(nèi)容較為駁雜，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息在保存過程中極易出現(xiàn)損壞或丟失問題，影響不動(dòng)產(chǎn)登記工作的有序進(jìn)行。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，依據(jù)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理特點(diǎn)的分析，建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度，從而保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息在記錄、保存、利用過程中的完整性，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;收集;整理

我國通過一系列法律法規(guī)建立并完善了不動(dòng)產(chǎn)登記制度，這一制度的建立標(biāo)志著我國的不動(dòng)產(chǎn)業(yè)進(jìn)入穩(wěn)定發(fā)展的新時(shí)期。然而不可否認(rèn)的是當(dāng)下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作依然存在著一些明顯的問題，如果不正視這些問題，探索新的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式，那么將會(huì)給我國不動(dòng)產(chǎn)領(lǐng)域的發(fā)展蒙上一層陰影。在新時(shí)期下，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，利用新的技術(shù)手段和管理模式推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的穩(wěn)步前行。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集方法

1.1 登記材料內(nèi)容要完整

登記材料中各種要件應(yīng)具有成套性，要把圖表及賬冊(cè)收集齊全，使檔案材料內(nèi)容豐富、翔實(shí)、完整，使之成為有應(yīng)用價(jià)值和長久保存價(jià)值的檔案。

1.2 登記材料內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確

應(yīng)與實(shí)際情況相符，不論是法律上起憑證作用，還是反映歷史情況的都要真實(shí)準(zhǔn)確。收集的材料不準(zhǔn)確的要退回，不要盲目收集造成錯(cuò)卷。

1.3 登記材料形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

1）歸檔用紙標(biāo)準(zhǔn)化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印紙打印，不能利用廢棄紙張的背面打印，造成誤導(dǎo)。窗口工作人員在受理業(yè)務(wù)時(shí)，附申請(qǐng)人的各種原始材料應(yīng)具有嚴(yán)格要求，包括各種原件的復(fù)印件都應(yīng)復(fù)印在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的A4紙上并絕對(duì)不能剪裁、拼接。2）各種表格標(biāo)準(zhǔn)化。收集的材料應(yīng)是統(tǒng)一格式的合同文本、評(píng)估報(bào)告、認(rèn)證單、完稅證明。3）文字書寫標(biāo)準(zhǔn)化。文件在書寫或打印時(shí)，應(yīng)留出天頭、地腳、翻口、訂口。要求申請(qǐng)人及各級(jí)審核人員手寫簽字、數(shù)據(jù)、日期、符號(hào)必須規(guī)范、工整、清晰，要用碳素筆或藍(lán)黑墨水筆書寫，蓋章時(shí)要用印泥。其中應(yīng)由申請(qǐng)人親筆簽署的約定書或筆錄一定要本人親自書寫不能由他人代替。

各個(gè)工序移交案卷應(yīng)有移交清單，案卷數(shù)量和移交清單核對(duì)無誤后雙方在移交單上簽名蓋章，理清責(zé)任并存檔備查。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理策略

2.1 形成業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)

需要將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理流程制度的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化，首先需要落實(shí)好收集與保管整理與利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的具體業(yè)務(wù)流程，將收集各個(gè)類型的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的細(xì)則進(jìn)行明確的劃分，對(duì)于保管期限以及歸檔范圍內(nèi)進(jìn)行劃定，確保收集檔案資料的口徑統(tǒng)一化。通過將登記的標(biāo)準(zhǔn)格式統(tǒng)一化、嚴(yán)格要求提升高標(biāo)準(zhǔn)，將掃描檔案的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，有利于提升整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的業(yè)務(wù)質(zhì)量。另外相關(guān)工作人員也需要嚴(yán)格的根據(jù)業(yè)務(wù)流程操作手冊(cè)來完成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，對(duì)于各項(xiàng)登記檔案需要嚴(yán)格的結(jié)合業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具體的表格內(nèi)容進(jìn)行完善，確保不會(huì)存在漏填的狀況。

2.2 搭建信息化管理平臺(tái)

信息化管理平臺(tái)集中管理歸檔信息資源，并通過部署存儲(chǔ)在服務(wù)器上，通過相應(yīng)的技術(shù)手段將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)與相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一站式搜索接口相結(jié)合，將檢索到的信息結(jié)果提供給相關(guān)用戶，以便于提高信息資源的精確度。隨著科學(xué)和技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及，并在所有領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。因此，檔案管理必須跟上信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)確保檔案得到無誤的檢查。此外，為了方便查詢檔案，還可以對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，以避免丟失檔案。可以通過備份方式確保檔案的安全。

2.3 使用先進(jìn)技術(shù)手段保障檔案信息安全

不動(dòng)產(chǎn)檔案信息部門除綜合使用數(shù)字認(rèn)證、電子簽名、密碼認(rèn)證、密鑰管理、數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限、防火墻、單向光閘等技術(shù)以外，還應(yīng)采用入侵檢測技術(shù)來保障檔案信息的安全。入侵檢測是對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的惡意攻擊行為進(jìn)行識(shí)別和響應(yīng)處理的技術(shù)，它主要用來幫助系統(tǒng)對(duì)付網(wǎng)絡(luò)攻擊。同時(shí)，檔案信息部門還應(yīng)不定期地開展數(shù)據(jù)安全檢查，對(duì)系統(tǒng)加以維護(hù)，通過及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全問題，提高防患意識(shí)，檢查檔案信息管理系統(tǒng)是否存在安全漏洞，并采取確保檔案信息安全的措施。如南寧市“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢”系統(tǒng)建設(shè)有安全保障系統(tǒng)，包括防火墻、安全隔離設(shè)備、日志審計(jì)系統(tǒng)、入侵防護(hù)系統(tǒng)、防病毒網(wǎng)關(guān)、運(yùn)維審計(jì)系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫審計(jì)系統(tǒng)、單向光閘等，并且向市公安局網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)支隊(duì)申請(qǐng)?jiān)擁?xiàng)目安全保護(hù)等級(jí)為三級(jí)，通過技術(shù)手段切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

2.4 整合信息檔案查詢模塊

不動(dòng)產(chǎn)登記類型復(fù)雜且數(shù)量眾多，將不可避免地會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力、時(shí)間，并且影響檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理效率。因此，在相關(guān)部門對(duì)公民不動(dòng)產(chǎn)登記查詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一后，可以形成相應(yīng)的檔案模塊，以便集中管理所有的不動(dòng)產(chǎn)登記資料。然后，將檔案模塊在相關(guān)海洋、林業(yè)、房地產(chǎn)檔案等類別中，建立相應(yīng)的檔案類型。最后，基于注冊(cè)表管理中采用的文件管理模型，將相關(guān)服務(wù)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，整合信息處理過程和方法，并提供一致的文件查詢使用服務(wù)。此模塊管理的開展和實(shí)施在推動(dòng)檔案設(shè)備、人員集中設(shè)備方面同樣發(fā)揮著重要作用，更有效提升了檔案管理水平，為后續(xù)登記和查詢工作的有序發(fā)展打下了堅(jiān)不可摧的基礎(chǔ)。

2.5 加強(qiáng)檔案查詢管理培訓(xùn)

無論是登記部門所采用的管理方式還是其本身所處的管理水平，或者在此接管工作期間出現(xiàn)一些意外，都會(huì)對(duì)后期存檔質(zhì)量造成非常嚴(yán)重的影響。此外，由于文件本身存儲(chǔ)是一項(xiàng)系統(tǒng)而細(xì)致的任務(wù)，因此在移交相關(guān)文件之前，工作人員必須對(duì)文件檔案進(jìn)行規(guī)范的排序。在接受存檔后，還應(yīng)注意集成到倉庫中的過程，每一步都必須嚴(yán)格按照相應(yīng)的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行。由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢動(dòng)態(tài)管理實(shí)施與檔案的重要性密不可分，要保證檔案查詢管理工作高質(zhì)量、快進(jìn)程地完成，就必須培養(yǎng)一批熟悉檔案業(yè)務(wù)和查詢登記的工作人員。在檔案管理人員規(guī)范化管理整合的初期階段，適當(dāng)考慮原檔案管理人員的參與，加強(qiáng)相關(guān)教育和培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)潛移默化的遞進(jìn)式管理。

3 結(jié)束語

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中的收集和整理是不動(dòng)產(chǎn)檔案整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)，要保證檔案材料的完整、系統(tǒng)、齊全，使檔案真實(shí)地記錄和反映物權(quán)狀態(tài)，就必須不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的工作，只有提高收集和整理工作的質(zhì)量才能保證檔案的有效利用，才能體現(xiàn)檔案管理工作的水平和質(zhì)量;不斷增強(qiáng)服務(wù)功能，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，才能更好地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用。

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