核電企業實物檔案數字化初探

鮑琨

摘 要：“華龍一號”是我國擁有自主知識產權的三代核電品牌，代表了我國核電的歷史沉淀、現實榮耀以及未來基石。數字化建設需要做到承前啟后，并作為“華龍一號”核心競爭力，助力“華龍一號”項目的騰飛。已經搭建的數字化設計、工程體系在“華龍一號”首堆建設過程中發揮了重大作用。核電全壽期內，會產生數量龐大的實物檔案，如何適應大數據時代要求，做好實物檔案的數字化管理，是需要重點研究的課題。文章結合大數據時代背景及核電自身特點，對實物檔案數字化管理策略進行了分析和探討。

關鍵詞：核電;實物檔案;數字化

在核電企業檔案管理工作中，雖然很多檔案都是以電子形式在進行管理，但是還是存在很多實物檔案。實物檔案是直觀反映企業經營業績、社會聲譽、商務誠信等的憑證載體，能直觀生動地再現企業發展的歷程和重要時刻，可以有效地激發起成員對企業的認同感，但是實物檔案在日常的管理過程中是非常煩瑣的，會影響到工作效率的有效提升，所以要找到適當的方式對其進數字化處理及存儲，這樣才能更好地促進核電檔案工作的進展。

1 實物檔案數字化基本概念

實物檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有型物品存在的，具有保存價值的實物，包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印模、產品、標本、工具設備等，能夠反映工作成績并能夠面向內外進行友好交流的特殊載體的檔案。一個單位的實物會有很多，但并不都是所有實物都能稱為檔案，只有那些能夠反映單位的重要活動，具有憑證或紀念價值，能夠作為其他檔案的參考與佐證的實物才能劃歸實物檔案的范疇。實物材料具有真實性、憑證性、歷史性、形象性的特點，能以直觀具體的姿態展現在人們面前，活靈活現，感染力強，更能說明問題。它們可以用來彌補某些檔案的不足。有些實物蘊含著多方面的信息，具有較高的研究和憑證價值，有時是文字材料無法替代的，需要同文字材料一起保存下來，以供利用。作為激發企業文化認同、傳承歷史連續性的重要載體，實物檔案應該被賦予新的時代內涵，以煥發新的活力。隨著企業檔案管理的不斷改革，對實物檔案的存儲與管理越來越被重視。在實施檔案數字化的同時，很多企業也開始嘗試對實物檔案進行數字化。但在現有的實物檔案數字化工作中， 經過數字化處理之后的實物檔案仍然是一個被動記錄和反映歷史事件的工具，并不具有鮮活的生命力。

2 當前核電企業實物檔案管理存在的問題

2.1 核電企業實物檔案種類多樣、外觀復雜

核電企業實物檔案既有獎章、獎杯、錦旗、證書等，也有建設過程中產生的巖芯、見證件等。這些實物檔案種類極為豐富，形狀也較為復雜，與傳統的紙質檔案進行數字化有著較大區別。實物檔案在進行數字化時，既要考慮數字化存儲標準格式等問題，同時還需要考慮核電企業實物檔案的特點情況，選擇合適的數字化設備，滿足核電企業的具體需求。

2.2 核電企業實物檔案的數字化缺乏案例經驗

當期，盡管國內關于核電企業檔案管理及其數字化研究較多，但對于實物數字化依然缺乏案例經驗。同時，每一個核電工程在實際建設運營過程中所遇到的實際情況和所需解決的問題都不盡相同，因此，實物檔案的數字化既要盡量學習其他企業的先進經驗，又也應盡可能根據自身的實際情況，積極開展數字化方面的探索并形成符合自身要求的規范標準，以此實現核電實物檔案的數字化管理工作能夠長遠發展。

2.3 實物檔案收集歸檔不規范

企業的實物檔案在收集歸檔之前往往分散在各個部門中，目前這些檔案的收集、登記、歸檔、保管等過程的無序管理問題較為突出。例如，大量實物檔案歸入檔案管理部門后直接堆積在實物檔案庫房里，未能及時對這些實物檔案按照相關標準進行嚴格分類管，未按照標準和要求保存在指定地方進行保護。這些實物檔案的收集和歸檔過程較不規范，使得這些實物檔案易出現丟失、毀壞、自然侵蝕等問題。對實物檔案的收集和歸檔需進行規范化管理，是核電企業當前需要解決的問題之一。

2.4 實物檔案的利用率較低

由于實物檔案的收集歸檔缺乏制度保障，使得實物檔案的利用率偏低，其自身的價值難以充分體現出來。實物檔案在收集及保管方面存在諸多不規范化問題，部分實物檔案被存入檔案庫房后，長期閑置。這些實物檔案的價值和意義也難以被充分挖掘。一些具有館藏價值的實物檔案進入檔案庫房后，大多實物檔案的價值主要在于陳列與展覽，更多實物檔案的價值未被充分體現，未能讓實物檔案的管理獲得更多軟硬件資源的支持，不利于實物檔案的管理水平與時俱進地獲得提升。

2.5 實物檔案保存難度較大

實物檔案作為記錄各項社會活動和工作歷史的重要載體，其真實地反映了單位在其發展歷史中所獲得的成績和沉淀的價值觀。因此，完好地保存實物檔案具有十分重大的意義。實物檔案不同于紙質化或電子化檔案，其是由各種不同的材質構成，形式復雜多樣，形狀、規格、大小各異，不同的實物檔案所需的儲存濕度、溫外部度、光線不同。另分實物檔案的形狀較大需要較大的保存空間，而部分實物檔案易損壞，備份難度也較大。這對組織保管實物檔案提出了較高的要求，使得實物檔案在實際的管理工作中存在諸多問題，對實物檔案的保護措施仍需要進一步完善。

2.6 實物檔案管理人員專業素質不足

長期以來，實物檔案的管理主要以儲存在相關檔案庫房為主，工作相對簡單，因此實物檔案的管理工作主要由其他崗位的人兼職，檔案工作者自身對實物檔案的專業知識不足，管理意識也較為薄弱。隨著實物檔案的價值不斷被挖掘和提升，實物檔案的管理工作也需要更為專業的人士擔任。當前，實物檔案管理工作存在工作環節重復性問題，實物檔案的管理載體眾多，且其分類也日趨細化，個性化和針對性管理工作均需要大量的重復勞動，這種大量的重復性勞動需要更為專業的復合型人才才能勝任。同時，為了不斷提高實物檔案的管理效率，實物檔案管理工作需要不斷滿足業務需求、模塊化設計、網絡技術等要求，這也需要實物檔案管理人員的專業素質不斷提升，以適應新時代實物檔案的管理要求。

3 核電企業開展實物檔案數字化工作的基本思想原則

數字化（digitization）是利用信息技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。核電企業開展實物檔案數字化工作應遵循以下四個原則：

1）專業性。實物檔案數字化是一項專業程度較高的工作，既需要檔案管理人員有專業的檔案管理知識基礎，同時也要求管理人員能夠熟練運用數字化加工和管理工具，能夠借助自身的專業知識為實物檔案數字化制定合理的操作流程規范。2）科學性。實物檔案數字化應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素統籌規劃、科學開展實物檔案數字化工作。實物檔案數字化工作的開展應遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530-2006提出的要求和建議。避免因為盲目的數字化出現成果不實用，信息不準確，內容不規范等情況。3）時效性。實物檔案也應該與常規的紙質檔案、聲像檔案等保存一致的專業規范標準，同時實物檔案的數字化要緊跟時代發展的技術趨勢，根據自身的實際需求合理選擇較為先進的數字化方案，避免落后的數字化技術在新的數字化平臺中出現不通用，不匹配的情況。4）操作性。核電企業應根據自身的實物檔案情況，制定能夠現實操作的方案。避免應技術方案和實際應用場景出現矛盾而導致實物檔案的數字化工作開展出現難以克服的困難，為實物檔案的采集與保存帶來麻煩。

4 核電企業實物檔案數字化應用研究

實物檔案數字化（digitization of physical records）采用拍攝、掃描等設備對實物檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字文件，并按照實物檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字文件關聯關系的處理過程。實物檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、數字化采集、影像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。

4.1 目錄數據庫建立

應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫選擇時，應考慮通用數據格式轉換問題，以便于數據交換。數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于實物檔案數字化成果的管理和利用。將實物檔案數字化前處理工作中對實物檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。目錄數據中應至少包括檔號、保管期限、年度、責任者、題名、材質、型制、參見號，以及數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等信息。可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改。

4.2 數字化采集

目前對實物檔案進行數字化處理最普遍的手段是通過相機對實物檔案以規范的流程和標準進行拍攝留存并歸檔。其中，成本最低，操作最快的莫過于這種平面的影像資料記錄。但隨著信息技術的發展，基于三維影像（3-D scan）技術的實物檔案數字化也開始被接受和使用。三維影像技術是將物體的空間外形、結構及色彩進行數字化掃描，重構出高分辨率的虛擬物體。能夠更加完整、全面的記錄和展現實物檔案的具體結構和更多細節，更加便于對實物信息的記錄和傳達。基于影像技術的實物檔案數字化基本流程如下：核電企業在進行實物檔案數字化過程中，應根據實物檔案的具體情況采用不同的數字化方案。如錦旗、證書等形狀較為規則，無三維信息展示需求的實物檔案，可以采用普通的平面掃描，在能夠真實還原實物檔案基本情況的同時，盡可能做到成像效果達到最佳狀態。而對于那些有一定厚度或者異形，但也無三維信息展示需求的實物檔案，也可以采用相機拍照的形式進行采集并歸檔。對于那些體積較小，同時也有三維信息展示要求的實物檔案，可以采用三維數字化建模方式進行信息采集。但對于大型的實物檔案，由于尺寸較大，不易移動旋轉等操作，因此可以采用環物拍攝的方式盡可能全面的采集這類實物檔案的更多細節。

4.3 數字化成果驗收與移交

與傳統紙質檔案的數字化一樣，實物檔案的數字化成果也需要對其進行驗收和移交，包括數字影像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等內容。其中，在對目錄數據進行驗收工作中，主要涉及數據庫中的各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否完整填寫等;在進行元數據驗收工作時，主要包括元數據元素的完整性、賦值規范性等內容;在進行數字化影像進行驗收時，主要包括了數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、影像的完整性、排列順序的準確性、影像質量等;在進行數據掛接驗收操作時，主要涉及目錄數據與其對應的數字影像的掛接是否準確等;同時，在進行工作文件驗收時，主要涉及了工作文件的完整性、規范性等;應對存儲載體進行驗收，主要涉及載體的可用性、有無病毒等問題。

5 核電企業實物檔案數字化未來的發展思路

提高核電企業實物檔案管理數字化意識。實現實物檔案數字化管理，是實現人工到計算機管理的轉變，不僅提高了工作效率，減輕了工作人員的工作壓力更提升了核電企業檔案管理水平。核電企業檔案管理部門應轉變觀念，變被動轉變為主動，盡快實現實物檔案的數字化管理模式;完善實物檔案管理細則;提高檔案管理人員數字化專業水平;強化實物檔案數字化管理安全意識;多渠道多角度為實物檔案提供展示平臺;積極引入人工智能技術提升實物檔案的數字化自動管理應用，提升核電企業自動化管理程度，充分挖掘實物檔案獨有的價值。

物聯網的概念最早在1999年提出，它是指通過RFID射頻識別技術、GPS、激光掃描器等信息傳感設備，按約定的協議，把任何物品與互聯網連接起來，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理的一種網絡。物聯網環境下，沒有生命的物體植入各種微型感應芯片后，借助網絡就能實現互相通信，人與物體可以“對話”，物體與物體之間也能“交流”，從而構成一個比互聯網更加智能的“物聯網”。物聯網RFID技術具有識別距離遠、讀寫速度快、使用壽命長、數據安全性高、適應環境能力高、體積小，易封裝等優點，RFID技術正以其獨特的優勢，已逐漸廣泛應用于社會多個領域。核電企業在進行實物檔案數字化管理過程中，由于很多實物并不易于挪動管理，因此，可以借助物聯網RFID技術，在每一件實物檔案上貼射頻識別標簽，并將該實物的基本信息，包括品名、材質、價值、所處位置、來源、影像資料等具體信息錄入到統一的檔案數字化管理平臺。

6 結語

核電企業開展實物檔案數字化順應了時代潮流，有利于檔案信息的管理，有利于面向內外進行交流，有利于更加直觀的保存和管理。紙質檔案與實物檔案的互為補充，能夠極大的提升檔案管理在核電工程建設和運營管理中的實用價值，也能為未來人們翻閱歷史檔案時，通過實物及其更加豐富的數字化信息直觀了解核電事業發展的輝煌歷程。

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