人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析

高敏杰

摘 要：新時期經濟的快速發展，對人事管理工作也提出了新的要求。傳統的人事檔案管理形式不僅模式陳舊，難以發揮檔案信息價值，也需耗費大量的人力、物力。推進人事檔案數字化發展進程，有助于為人事管理工作提供有力依據，使人才管理、績效考核、崗位設置等更具科學性。故此，本文展開人事檔案數字化在人事管理中的重要性探究。

關鍵詞：人事檔案;人事管理;重要性

1 簡析促進人事檔案數字化建設的必要性

新時代經濟與科技的迅猛發展，為人事管理工作開展注入了新的活力。在人資工作中，人事檔案的重要性不言而喻。只有做好人事檔案的收錄、存檔、應用，才能實現人盡其才、人崗相適。傳統的人事檔案管理工作耗時低效、易于丟失，運用大數據、云平臺、人工智能等高新技術構建數字化管理系統，有助于提升對檔案信息的應用效率，使人事管理更具體系性、科學性及實效性。

2 淺議人事管理的現狀及存在的主要問題

2.1 崗位設置問題

在人事結構設置、崗位人員匹配中，由于工作內容與職責的差異，原則上應是“專人專崗”。基于崗位需求，人員的專業結構、工作能力等，使員工在自身的崗位工作中發揮最大潛能。但因人事管理推進緩慢，存在人崗匹配不精準的問題，造成員工間有的工作過于飽和，有的雖身兼數職但卻多為閑職。同時目前單位招聘的人才不一定與應聘崗位精準匹配，只能憑借經驗判斷。現有的人事檔案信息還沒有建立符合崗位條件的人才模型，無法全面了解應聘者的綜合能力、崗位匹配度指數等，這種片面、經驗主義可能會導致招聘工作的誤差，無法判斷應聘者是否能夠勝任求職崗位[1]。

2.2 關于人才流失

新時代人才是發展的內驅力。因人事管理工作存在漏洞，導致人事工作開展不力，高層次人才流失嚴重。特別是在互聯網+時代背景下，行業間的競爭加劇，薪資的透明度提高。忽視人事檔案數字化管理工作的開展與平臺建設，人資工作全憑主觀判斷，不僅使其具有盲目性，也會導致人才的流失。

2.3 績效考核問題

在人資工作開展過程中，建立績效考核制度，是檢驗員工個人能力、部門協作能力與領導工作水平等重要方式。很多單位績效考核體系過于籠統，部門間的交叉工作、連續性工作、跨度較大的工作等因存在一定的復雜性、特殊性，導致難以量化，其全憑大致估測、對員工工作態度的考評等進行績效考核。難以發揮激勵作用與約束力，更無法激發員工的工作熱情，基本等于形同虛設。

3 人事檔案數字化在人事管理中的重要性

3.1 依靠人事數字化平臺，為人資工作開展提供支撐

促進人事檔案的數字化，廣泛進行數據抓取、分析，通過多個渠道進行信息搜集，有助于人事管理的系統化。首先，通過人事檔案管理系統與采集終端等數據接口，自動收集職工薪酬、績效、社會服務等方面的相關權威信息。其次，現代人事管理趨勢下，傳統的人事檔案管理模式已經難以滿足工作開展所需，可將員工紙質檔案進行信息掃描，進行數字化存檔，如：基本信息、政治面貌等。在數字化管理系統中，職工個人自行填報本人的其他信息將被采集，如：社會關系、性格、愛好等。對于外部環境數據來說，通過人事檔案信息管理系統與互聯網的數據接口，也將被全部采集，如：社會行為、個人信用等。這些數據能夠為人力資源的量化管理、科學管理夯實數據基礎，能夠全方位、立體地反映出員工的工作能力與精神面貌。

3.2 通過數字化工作方式，構建可量化績效考核機制

在工作過程中，員工會產生大量的數據，如：考勤、任務完成情況等，這些數據真實地反映出員工的日常工作軌跡，記錄著各種實時數據通過與單位內部管理的各子系統對接，自動收集職工日常工作數據，實現績效考核的全面量化，能夠使考核結果公正、客觀、準確，充分地體現了考核的公正性和客觀性[2]。并且，通過人事檔案數字化，可以分門別類地采取多元化的激勵手段進行激勵，了解員工事業發展的不同階段及個性化需求，如：對有物質需求的可以考慮提升員工待遇;對于需要自我實現的，要通過高度定制化的激勵措施切實發揮人才激勵作用，適當考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對其進行激勵等等。讓數據為人事工作服務，提升績效考核的有效性。

3.3 憑借數字化工作優勢，實現人員、崗位精準匹配

首先，結合各崗位工作內容與職責差異，根據各崗位優秀人才模型，挑選各方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工，如：工作能力、性格特點、團隊意識等，實現精準匹配，發揮個人潛力。其次，應用相應算法，通過收集在崗工作績效優秀的職工在各個方面的各項信息及個體的特征要素，建立該崗位的優秀人才模型。此外，在獲取應聘者的簡歷信息基礎上，對于擬招聘崗位的人員可以通過互聯網的大數據，出具適配人才的立體信息，獲取應聘者諸如生活狀況、學習能力等多種信息。為避免面試官由于信息不對稱對招聘帶來的影響，應使用該崗位的優秀人才模型與應聘者的匹配程度來進行篩選，實現人崗精準匹配。

3.4 借助數字化工作便利，打造高素質、專業化團隊

通過對離職員工的信息分析，在日常管理工作中，檔案管理部門可以提出有針對性的對策，找出其離職的影響因素。同時為確保人事管理的先進性，借助大數據，盡可能消除管理缺陷、人資問題導致的人才流失。要保證高層次人才及團隊的穩定，為其多爭取更多工作經費，推動技術創新和進步。從中長期視角來看，為符合市場經濟發展規律、順應產業結構調整，利用數字化進行分析，結合行業數據，對未來的人力發展趨勢做出前瞻性預測[3]，依托現有人才結構，制定合理的人才引進計劃，以便更好地用人、實施管理、建立獎懲機制。基于企業/單位文化，立足于戰略發展階段性目標，完善人資管理體系。

4 結語

總之，在推進人事管理工作朝著現代化方向發展的過程中，應重視人事檔案的數字化。這樣以來，一方面將提升人事檔案管理工作的效率，使其更具公正性、便捷性;另一方面有助于對人事檔案的數據分析、應用，完善人資管理體系的建設，提高人事管理水平。

參考文獻

[1]王延梅.論人事檔案數字化管理的重要性[J].現代企業，2019（8）：15.

[2]林俏瑾.人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業務，2019（8）：166-167.

[3]孫青.淺談數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].經濟研究導刊，2019（4）：5.