文書檔案的收集、整理和利用探討

匡華

摘 要：文書檔案歷來是單位工作的關鍵，其能夠直接衡量一個單位的整體管理質量。在大力倡導文書檔案規范化建設的現階段，做好文書檔案管理工作刻不容緩。文章從文書檔案規范化的視角來探討文書檔案管理工作的現實意義，分析當前文書檔案在收集、整理和利用過程中存在的突出問題，提出相關建議，旨在進一步幫助相關人員理順文書檔案管理機制，正確、合理地處理各項文書檔案信息內容。

關鍵詞：信息化;收集;利用;文書檔案;整理

新的歷史起點下，要善于對文書檔案進行收集、整理和利用，提升管理的規范性和科學性，進而凸顯文書檔案的作用和效能。通過對現有不同類型的文書資料與信息進行統一規范化的收集、整理和利用，能夠進一步提升單位整體管理效率與質量，促進信息資源高效利用，解決信息管理短板和利用短板的問題。鑒于當前文書檔案管理實踐中仍然存有不少問題，因此，從理論層面探討文書檔案管理問題尤為必要。

1 文書檔案規范化收集、整理和利用的現實意義

1.1 實現科學檢索、高效檢索的必然要求

文書檔案檢索效率和質量直接影響文書檔案后期使用的便捷度。對于單位而言，只有充分做好文書檔案管理利用工作，細化收集、整理和利用的流程，理順管理機制，才能更好地實現科學檢索和高效檢索的目標[1]。收集工作的規范化能夠確保文書檔案的完整性，避免因內容缺失而發生無法檢索的狀況，確保文書檔案在后期可供使用。整理工作的規范化則能夠使文書檔案管理更為系統科學，減少工作差錯，提升后期檢索其他相關文件的效率。利用工作的規范化則能夠避免文書檔案在使用過程中被損毀，確保其可供反復使用，進而為下一次的檢索利用工作提供保障。可見，文書檔案規范化管理意義重大，其是實現科學、高效檢索的有力抓手。

1.2 確保文書檔案真實、準確的內在要求

文書檔案管理復雜且系統，不僅是單位決策的重要依據，也是各類信息資源的重要憑證，在單位各項工作中具有重要的價值與地位。如果不能確保文書檔案的真實性，不僅會降低文書檔案的價值，而且會影響單位相關決策工作。從這個視角來看，必須要從文書檔案收集、整理以及利用的角度入手，細化工作內容。一方面，通過規范各項流程，能夠避免文書檔案在記錄、運輸、交接、借閱過程中出現差錯，確保信息的真實性和準確性[2]。另一方面 ，從源頭對質量予以控制，能夠避免后期重復的處理和勞動，實現“一次處理，多次利用”的目標。

2 文書檔案收集、整理和利用過程中存在的主要問題

2.1 管理機制有待健全

管理機制不健全導致部分單位文書檔案管理工作處于一個分散化、低效化的狀態，既不利于文書檔案管理成本的節約，也不利于文書檔案管理人員的減負。一是管理流程不科學，文書檔案管理人員之間、文書檔案管理人員與其他工作人員之間工作不協同、溝通缺失。例如，部分文書檔案在交接過程中沒有仔細予以核對，存在后期補錄的情況[3]。二是責任落實機制不健全，部分工作人員沒有及時主動將應當歸檔的文書檔案交予文書檔案管理人員，導致歸檔不及時、檔案堆積等問題發生。三是規章制度不健全，沒有立足于單位實際狀況出臺《文書檔案歸檔范圍》《文書檔案收集規范》《文書檔案保密規定》《文書檔案保管期限》以及其他的規章制度，導致文書檔案管理工作缺乏剛性約束，難以實現規范化管理的目標。

2.2 信息化利用滯后

信息技術作為文書檔案管理的一種必要載體，是實現高效利用目標的有力抓手。當前，部分單位存在信息化建設滯后、信息化工作推進緩慢等問題，難以依托信息技術提升工作實效，無法實現文書檔案管理轉型的目標。一是文書檔案管理系統功能單一，難以滿足檔案管理實際需求。部分單位文書檔案管理系統采購前沒有做好調研工作，使用中沒有做好需求反饋工作，無法貼合單位工作實際，影響管理效率和質量。二是信息安全建設滯后，存在一定的安全隱患。信息化環境下，雖然文書檔案傳輸的載體、途徑愈發多元，但也要看到其背后所蘊含的風險。實踐中，部分單位忽視對區塊鏈技術、數字水印技術、云加密技術的應用，仍然習慣于通過殺毒軟件對管理環境進行優化。

2.3 現代化隊伍建設緩慢

文書檔案管理人員是文書手工管理與信息化管理的基礎，其專業能力會影響管理的成效。隨著文書檔案管理事業不斷發展，文書檔案管理人員急需更新知識結構，改進工作方式。然而，部分單位現代化隊伍建設緩慢，沒有將培訓內容收集、整理和利用的全過程。除此之外，對于信息技術實操、手工管理等專業技能的培訓工作滯后，難以適應新時期文書檔案管理的需求。

3 文書檔案的收集、整理和利用的基本路徑

3.1 完善機制，實現規范管理

破解文書檔案管理機制藩籬，打通文書檔案管理的“隔離墻”，才能進一步激發文書檔案管理活力。一是要明確管理流程，細化文書檔案收集、整理和利用環節的分工，強化文書檔案管理人員之間、文書檔案管理人員與其他工作人員之間工作協同與溝通，提升工作效能，減少管理成本。尤其要強化源頭控制，要求相關人員填寫文書檔案內容清單，及時發現未歸檔的重要內容，提升文書檔案的完整性。二是強化歸檔責任，確保文書檔案歸檔時效，提升各崗位的責任意識。三是健全規章制度，形成剛性約束，規范員工行為。要結合單位具體的工作實際以及工作重點，分別出臺不同的規章制度，做到有據可依。

3.2 強化信息技術應用，打通技術壁壘

信息化時代，單位要善于借信息技術“東風”，跑出文書檔案管理的“加速度”，真正實現文書管理減負的目標。尤其是在文書檔案管理量、管理難度不斷增加的現階段，做好信息技術融合工作勢在必行。一是要優化文書檔案管理系統，完善各項功能。為此，要做好需求調研與需求反饋工作，及時將自身的管理需求反饋給軟件供應商，實現線上管理與線下管理的無縫對接，避免出現管理模式相沖突的問題，做到文書檔案管理工作人性化。二是要強化信息安全管理，結合自身實際，選擇區塊鏈技術、數字水印技術、云加密技術等新型技術，優化安全環境。

3.3 聚焦人才隊伍建設，夯實管理基礎

單位要抓好文書檔案隊伍建設，強化其服務能力和服務意識。一是要細化培訓內容，實現文書檔案收集、整理和利用的全覆蓋，避免出現培訓死角。在這一過程中，要注重培訓效果的評價，了解文書檔案管理人員的真實需求，提升培訓工作的針對性。二是要強化信息技術實操、手工管理等專業技能的培訓，培育一批復合型人才。

4 結束語

在新時代深入發展過程中，單位文書檔案的價值逐步增加，領導對于文書檔案的重視程度也不斷提高。著力建設文書檔案管理工作，讓文書檔案資源成為單位決策的重要工具，是每一位文書檔案管理人員努力的目標。要實現這一目標，必須要抓住主要矛盾，立足于常見問題開展工作，提升工作的科學性和針對性。具體而言，一是要完善機制，實現規范管理;二是要強化信息技術應用，打通技術壁壘;三是要聚焦人才隊伍建設，夯實管理基礎。相信在文書檔案管理人員切實努力之下，文書檔案這一資源會被盤活，單位文書當納管理工作也會由量變轉為質變。

參考文獻

[1]陳少慶.文書檔案的收集、整理和利用[J].辦公室業務，2019（17）：87+89.

[2]韓芳.文書檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018（08）：48-49.

[3]張茜.淺析文書檔案的收集與整理[J].辦公室業務，2017（04）：95.