關于榮譽檔案管理工作的探究

摘 要：榮譽檔案作為單位檔案的重要構成部分之一，它代表著單位在工作中取得的優異成績。鑒于單位榮譽檔案多為獎杯、獎章、錦旗、證書等實物狀態存在，在對其進行管理時也存在較多困難，本文將深入分析現階段榮譽檔案管理工作存在的問題，并探究相應的加強措施，希望能夠幫助企業更好的開展榮譽檔案管理工作。

關鍵詞：榮譽檔案;加強管理;管理質量

1 現階段榮譽檔案管理工作面臨的難題

1.1 榮譽檔案形式多樣難以全面收集

就榮譽檔案的載體材料而言，它有玻璃材質、金屬材質、木制、紙質、光盤、布料等多種材質;就記錄形式而言，它采取的有印刷形式、錄像形式、拍攝形式、印刻形式等等;這也意味著榮譽檔案的呈現形式多種多樣，基于此種情況，單位在進行榮譽檔案的搜集歸檔時，存在較大難度。據相關調查顯示，現階段各單位在檔案搜集規整方面均存在不同程度的搜集不全面現象。

1.2 榮譽檔案歸檔管理意識薄弱

目前，許多單位往往比較注重報獎結果，至于報獎之后的榮譽檔案交接歸檔、申請榮譽表彰的相關文件資料的集中保存等工作，單位則不太重視。許多單位中的部門負責人都認為各部門獲得的榮譽成就應該由部門內部自行保存管理，沒有上交相關檔案資料的意識。此現象反映出單位人員對榮譽檔案本身存在的社會價值認知不足，不了解榮譽檔案對于單位管理工作前后銜接而言的重要性，間接削弱了榮譽檔案的管理有效性。

2 加強榮譽檔案管理的有效措施

2.1 強化單位人員的檔案管理意識

第一，必須增強單位人員關于榮譽檔案的移交歸檔意識，幫助其養成主動移交榮譽檔案的習慣，做到檔案法實施辦法的切實貫徹落實。第二，采取有效措施保障榮譽檔案的全面完整搜集，扭轉檔案管理工作人員的傳統被動歸檔觀念，鼓勵其積極主動進行榮譽檔案的搜集整理歸檔，在歸檔過程中應該盡量保障相關文件資料的完整性，避免出現應歸檔資料殘缺的現象，確保歸檔檔案的質量，保持檔案之間的有序銜接，針對資料文件不全面的檔案，相關管理人員應該嚴格依據檔案接收標準要求相關人員將檔案資料補全，將完整榮譽檔案妥善歸檔管理。第三，應該培養單位檔案管理工作人員的服務意識，將資源共享理念引入榮譽檔案管理工作中，建立相應的榮譽檔案共享平臺，使榮譽檔案管理方式更加靈活，讓單位全體員工都能獲知各個部門獲得的榮譽成果，增強員工企業榮譽感，發揮榮譽檔案的積極作用。

2.2 建立標準化檔案管理機制

榮譽檔案管理工作的有效開展離不開完善的制度保障，首先，單位檔案管理人員應該主動學習檔案管理的相關規定及法律法規，為單位檔案管理機制的建立奠定基礎，并積極推進檔案搜集、歸檔管理、借閱等機制的建立，實現各部門榮譽檔案的完整及時歸檔，以及后續的靈活有效運用。其次，單位應該實行標準化的檔案管理機制，檔案管理的各個環節都必須嚴格遵守國家規定進行，明確檔案管理目的，實現檔案的有序管理，做好榮譽檔案管理的流程質量把控。最后，榮譽檔案管理應該緊跟時代步伐，積極推進現代化管理進程，將計算機及信息科技引入其中，為榮譽檔案建立網絡管理平臺，為榮譽檔案的借閱利用提供便利，實現榮譽檔案的網上共享。

2.3 豐富榮譽檔案內容

榮譽檔案的歸檔管理涉及文件資料眾多，首先就是單位各個部門在工作中以及在各種競賽中獲得的獎項及表彰，這些獎項表彰的載體需要經過搜集整理妥善歸檔，持續豐富單位榮譽檔案內涵。該流程應該從榮譽檔案資料的形成環節開始，確保最終歸檔案的全面性、完整性、系統性。此外，還應對榮譽檔案資料的補充及完善環節加以完善細化，尤其是需要重視榮譽申請時期、表彰時期相關資料的完整搜集，榮譽檔案管理人員還應積極與各部門取得聯系，獲取最為完整的有效的榮譽信息，為其今后的使用及持續開發奠定基礎。

3 榮譽檔案管理利用創新舉措

3.1 更新管理理念

隨著互聯網和信息科技的迅速發展，無紙化辦公模式也在各個行業領域內推廣，單位榮譽檔案管理也應順應時代大勢，積極轉變管理理念，將榮譽檔案管理由傳統的實體保管模式逐漸轉變為信息管理模式。若要實現模式的轉變，單位需要開發構建榮譽檔案信息資源平臺，對榮譽檔案進行分門別類編碼管理，并為其建立目錄，以便于今后查閱利用，實現榮譽檔案資源的線上共享利用。

3.2 創新管理方法

基于計算機網絡平臺興起的無紙化辦公模式在近年來得到廣泛推廣，將信息技術引入管理工作中也取得明顯成效，榮譽檔案管理也應積極引進現代信息科技，進行線上智能數字化管理，為檔案使用者提供更為方便、快捷的服務。具體創新方法可以采用以下模式：建立單位局域網內的線上榮譽檔案信息庫，為實體榮譽檔案構建相應的網上檔案信息，可以依照檔案載體的區別為檔案編制相應目錄，并在確保線上榮譽檔案信息庫安全的基礎上進一步推進資源共享，讓使用者通過平臺檢索便可以線上查閱所需檔案信息，提高榮譽檔案利用率。

3.3 創新服務模式

若要實現榮譽檔案服務模式的創新，就必須樹立檔案服務觀念，將工作重心由以往的重管理轉變到中服務中去，對單位的榮譽檔案資源進行統一搜集整理，全方位擴大其服務范圍，為單位各項工作的開展提供服務。其次是要轉變服務模式，變被動為主動，榮譽檔案管理人員要主動前往各部門搜集榮譽檔案資料，并實時更新線上榮譽檔案資源，為使用者提供更為豐富便捷的榮譽檔案信息服務。再者，檔案管理服務人員可以自行設計調查問卷，并將其分發至各個部門，全面搜集各個部門的榮譽檔案信息需求，為其提供針對性服務。

3.4 提升檔案管理人員整體素質

榮譽檔案管理工作的創新，離不開檔案管理人員的整體素質提升。單位應該組織檔案管理人員學習檔案管理專業知識及法律法規，提高自身業務技能水平，培養檔案管理意識。單位還可以對檔案管理人員進行崗位實訓培訓，培養其運用理論知識解決工作難題的能力。此外，檔案管理人員還應與時俱進，主動學習使用多媒體工具，信息系統平臺等現代信息技術，提升自身信息搜集、分辨以及靈活運用水平，為榮譽檔案更多資源的開發奠定基礎，促進榮譽檔案管理向開放共享模式轉變，使單位榮譽檔案成為推動單位工作進步的有效資源。

參考文獻

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作者簡介

劉燕（1980-），女，漢族，山西太原人，本科，館員，研究方向：榮譽檔案方面，從事檔案、圖書管理工作。