規范單位財務檔案管理提高財務管理水平

張銘

摘 要：現今的企事業單位的職能劃分中，財務部門的檔案管理工作內容大多是內部會計相關財務數據、信息的記錄，所以財務檔案管理工作，可以反映企事業單位內部財務信息相關情況和其發展情況。面對經濟高速發展的國家形勢，為了實現企事業各單位財務部門管理層次快速進階的目標，國家一定要出臺相關規范，實現財務檔案管理的標準化，強化企事業單位的財務檔案管理能力。目前形勢來看各單位在財務檔案管理上仍存在許多亟待解決的問題，這些問題已然成為企事業單位在財務管理方面水平提升道路上的絆腳石。本文分析探究了企事業單位在財務檔案管理相關工作中根深蒂固的問題，并以此為基礎提出相應對策。

關鍵詞：財務檔案管理;檔案管理問題;對策

財務檔案管理在企事業單位財務部門的整體管理事項中占據不可或缺的關鍵地位，財務檔案管理為企事業單位在承辦開展各項活動中留存了重要憑據，站在企事業各單位的角度出發，財務檔案管理是保障其持續發展的關鍵作用因子。面對經濟高速發展的國家形勢，各企事業單位財務部門的檔案管理制度也發展快速，進入新階段，所以財務檔案管理在整個企事業單位全面發展過程中的關鍵作用顯得愈發突出，財務錄入檔案的準確性、及時性、真實性以及完整性直接作用于企事業單位未來的發展。這就要求各單位及企業規范財務檔案管理模式，提高財務檔案管理素養，將企事業單位的財務檔案管理工作向標準化模式進行引導，切實將財務檔案管理相關工作開展的更好。

1 財務檔案管理的必要性

目前，企事業單位的財務檔案管理相關工作于企業的必要意義主要有五方面，總結如下：

1）財務檔案管理工作的開展有助于企事業單位負責人及時有效的掌握體制內部經濟運轉情況。

2）財務檔案管理資料中不可或缺的一部分為企業-客戶之間經濟往來賬目的詳細記錄，由此看來企事業單位建立完善財務檔案管理流程可以為合作的雙方留存下完整詳細的財務信息等數據資料，可有效避免工作中因財務信息無法準確提供從而導致的商業糾紛。

3）財務檔案管理工作在企事業單位的實施開展可以監督企業以及單位在賬目、報表等方面的信息提供，保證數據準確、科學，同時保障企事業單位在參與社會經濟活動時，有資料可追溯，合理安排資金投入配比，對企業及單位自身經濟持久良好發展產生一定規范效應。

4）企事業單位為社會提供的財務檔案管理相關資料能夠充分詳盡的反映企業及事業單位整體發展趨勢，也能直觀展示經濟情況，國家政府借由此份資料可以預測企業及事業單位未來發展趨勢走向，切合實際的制定符合企業及單位目前發展趨勢的扶持政策。

5）財務檔案同步詳盡的將企業及單位的業務拓展情況、經濟活動情況等記錄在案，回顧這些資料可以為企業及事業單位總結實踐經驗，出現類似案件時可以進行有效指導，幫助企業及事業單位在發展浪潮中調整內部結構，適應變化多端的社會形勢。

2 財務檔案管理問題探究

2.1 財務檔案管理人員的能力有限

多數情況，企業及事業單位的財務檔案并沒有聘請受過專業培訓的專人進行管理，更多的是由會計員兼任此部分工作內容，但是會計員普遍對于財務檔案管理相關系統知識了解甚少。所以在落實檔案管理工作時，只是簡單的將相關票據、報告進行收集整理，忽略了對不同的財務檔案進行分類的過程，從而導致企業、事業單位在開展財務檔案管理工作時無法形成有序化、系統化的管理模式。沒有分類的財務檔案管理雖看上去完成了整理任務，實則當員工在后續工作中查閱指定檔案內容時，尋找檔案就需投入大量的人力和時間，檔案被利用效率大打折扣。此外，各單位并未形成規范的崗位工作制度，在人員工作編排方面同樣存在許多問題，檔案管理人員年齡小，相關知識儲備量小，種種因素協同作用下財務檔案管理的效果一直表現不理想。

2.2 財務檔案管理相關組織機構配置不完備

建立并完善財務檔案管理相關組織機構，不僅是國家制度法規的基本要求，也是企業、單位財務檔案管理人員順利開展工作的必要保障。然而，企事業中財務檔案管理相關組織機構資源配置不完備，無法實現檔案管理工作的專人專職，部門人員組織架構安排不清晰，兼職人員職責不明確，整體組織機構配置缺乏合理性，易出現人員工作分配分散的情況，從而導致財務檔案管理效果不理想。

2.3 財務檔案管理標準不統一

中國的《檔案法》自1987年頒布至今貫徹落實已有30余年，然而在檔案管理的實際工作中，因財務人員對《檔案法》的普及度不夠，《檔案法》在執行中并未應用到位。其中最主要原因是部分單位負責人對于財務檔案管理等方面的認知嚴重匱乏，沒有重點關注此方面為題，致使實際工作中財務人員對《檔案法》的執行過于形式化而未深入落實。集中表現為缺乏管理標準、相關政策法律執行力差等現象，導致企業、事業各單位財務管理工作無法穩步開展。

3 提升財務檔案管理對策

3.1 持續提升財務檔案管理技能

企業、事業各單位應持續提升財務檔案管理相關技能，可定期對相關財務人員進行財務管理技能的培訓，以培訓手段持續提升企業、單位內部財務人員對于檔案管理方面的綜合素質。為充分調動職工參與內部技能培訓的積極性鼓勵企業、事業各單位出臺系列獎勵措施，對出色完成培訓任務的職工給與物質、情緒雙方面的激勵，以點帶線，點燃整體學習團隊對于自我技能學習的熱情。此外，還應建立必要的監督管理機制，旨在減少人員在進行財務檔案管理工作時因大意出現的疏忽、遺漏等情況，以此科學手段保證財務檔案管理的合理性，促使企業、事業各單位財務檔案獲得整體價值的大幅提升。

3.2 完備財務檔案管理相關組織機構配置

完備財務檔案管理相關組織機構配置最重要的元素為財務檔案管理人員，個體是公司組織架構形成的基礎。各企業將財務檔案管理工作編寫至財務部內部職工每年制定一次的年度工作目標中，并將檔案管理最終效果展示與質量評估定義為績效考核項目。同時重新梳理規劃企業財務檔案管理機構的人員組織框架，設立專人專案，必要時可通過人才引進等方式打破固有框架，切實完備機構人才配置。

3.3 構建統一的財務檔案管理標準

構建統一的財務檔案管理標準，此過程要求企業嚴格遵守國內法律法規（如《檔案法》等）制定行業明確的標準，以此方式促進單位財務檔案管理由無規矩可循的混亂模式轉變為有法可依的標準化模式。在制定企業管理標準內容時，必須有相應條文保護財務信息的保密性，整理人對文檔的立卷、管理，經手人對文檔的使用、歸檔均應保密。規章制度需將整個財務檔案管理流程進行細化，使每個流程均能實現有法可依。而在財務檔案管理工作的硬件配置方面，提前分配檔案管理室，并對文件做好防護工作，人員安排方面，堅持專人專管方案，共同實現企業財務檔案管理最終目標。

4 結束語

綜上，面對經濟高速發展的國家形勢，對財務檔案管理既是挑戰更是突破性發展機遇，企業、事業各單位負責人與財務專員需擺正態度，高度重視，應對形勢，快速調整工作模式，強化企業、事業各單位財務檔案管理能力。加大相關人才專業技能與素質的培養，科學完善組織架構，統一管理標準，切實提高各單位的財務管理水平。

參考文獻

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