新形勢下檔案管理工作面臨的困境與對策探討

池建英?張慧敏

摘 要：檔案管理作為事業單位管理中的重要任務之一，與事業單位的發展有著密切的聯系。然而檔案管理不能直接反映在單位的直接性效益上，因此，不少事業單位對檔案管理認識不足，未充分意識到檔案管理的重要性與必要性，導致檔案管理工作面臨不少問題。為此，本文就新形勢下事業單位檔案管理工作面臨的困境進行分析，并提出相關解決對策，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;困境;對策

檔案資料是單位在發展進程中所形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，有利于再現工作場景，也為今后的決策實施提供了有效參考[1]。檔案是事業單位的重要資源，加強檔案管理對單位的發展有著積極的促進作用。然而從現實來看不少事業單位檔案管理面臨著不少困境亟待解決。為此，本文就如何跳出這些困境進行探討。

1 當前事業單位檔案管理面臨的困境

1.1 得不到重視

目前，很多事業單位檔案管理水平普遍不高，在一定程度上制約了事業單位的發展。長此以往必將阻礙檔案事業的發展。究其原因就是檔案工作得不到重視，不少單位領導認為檔案工作屬于一項基礎性的簡單工作，不是單位的主業，也很難獲得直接的經濟效益，因此，沒必要投入過多的精力。他們簡單地將檔案管理等同于對文件的收集、分類、保管等工作，只要檔案沒被損壞，用時可拿出即可。在此背景下很多檔案工作人員對本職工作也不重視，工作比較被動，導致檔案管理效率低下，檔案管理行為規范性不夠。檔案管理這項工作具有復雜、繁瑣、工作量大的特點，由于不受重視經常存在歸檔不及時、收集歸檔工作被動、執行不嚴格等問題。

1.2 缺乏完善的檔案管理制度

隨著時代的發展檔案管理工作呈現出很多新特點與新要求，而事業單位檔案管理制度更新速度遲緩，略顯滯后。在日常檔案管理過程中經常存在無據可依、低效管理的問題，有時會導致部分投機取巧的行為發生，極大阻礙了單位的發展與革新。檔案管理這項工作比較復雜、細致，若對應的規章制度缺乏針對性與實用性，則難以讓檔案管理的服務優勢得到發揮。究其原因在于事業單位現行檔案管理制度更新速度遲緩，現行管理制度滯后，不夠細化，使得檔案管理工作無據可依[2]。在此背景下應對檔案管理制度加以創新，不然將不利于檔案管理工作的有序展開。此外，檔案收集、保管、調用、銷毀等工作的難度會明顯增大，導致檔案管理工作難以有實質性進展，往往會停留在表面。

1.3 檔案人員專業素養有待提升

目前，大多數事業單位已實現檔案信息化管理，在一定程度上提高了檔案管理效率。但檔案從業者的專業素養普遍不高，安排的非專業人才從事這項工作，有的單位甚至讓其他人員兼職負責。這使得檔案管理工作過于松懈、隨意，極大降低了檔案管理質量，也不利于單位的長遠發展。即便有的事業單位安排了專業人員負責檔案工作，但由于缺乏培訓、考核、考察等方面的配套管理機制，導致檔案人員的職業素養得不得提升，極大制約了檔案管理工作質量的提升。由于檔案人員職業素養不高，可能導致檔案管理不當、丟失、損毀，更有甚者利用檔案資料干一些違法犯罪事情謀取私利，極大影響到單位與國家的利益。

2 提高檔案管理水平的對策

2.1 轉變觀念，增強檔案管理意識

作為一項基礎性工作，檔案管理工作的工作質量直接影響到單位管理水平與發展效果。在工作實踐中單位領導應充分認識到檔案管理的意義，通過創新管理理念，增強管理意識來推動檔案管理的規范化建設，提升檔案管理效率。同時，單位領導應采取相關措施向員工宣傳檔案創新式管理的必要性，糾正基層管理人員的錯誤認知，使其建立正確的檔案管理理念，推動檔案工作的有序化、標準化發展。待檔案管理工作得到重視后，單位內部員工就能較好地處理本職工作與檔案工作間的關系，檔案人員也能根據需要調整檔案管理計劃，提高檔案資源的有效利用率，使檔案資源得到更好的利用。

2.2 進一步完善檔案管理制度

要想開展好檔案管理工作單靠提高單位人員的認知是遠遠不夠的，更關鍵的是要有一套切實科學的健全制度去加以約束。只有科學合理安排規章制度，并明確工作目標，待出現問題時可依據給予懲處。在制定與完善規章制度的過程中要特別留意檔案管理人員離職或調離后可能引發的相關問題，保留檔案人員的聯系方式，便于及時處理后續出現的諸多問題。定期檢查檔案內容，以便及時查出受損、毀壞的檔案資料，實行責任追究制，并要求檔案人員就那些已經受損的檔案內容及時進行補救處理。此外，采取監管措施，成立監管小組，便于對檔案管理工作的監督管理，就發現的問題應盡快制止。若檔案違規管理行為多次出現，應按規定對監管人員進行批評教育，嚴重者開除，達到警示的目的[3]。

2.3 重視對檔案隊伍的建設，提高檔案人員的專業素質

隨著事業單位的發展，檔案數量與種類也明顯增多，檔案管理的工作量也隨之增加。從業人員的專業素養直接關系到工作效率。針對當前單位檔案從業者專業素養不高的現狀，應重視對檔案隊伍的建設，著力提高檔案管理的整體水平。首先，事業單位應從高校、社會上招聘一些檔案專業的優秀人才，為檔案隊伍輸注新的活力。在篩選人才時不僅要求其具備良好的專業水平，更要看重其職業道德素養，一名合格的檔案管理員要具備嚴謹、認真的工作態度與飽滿的工作熱情[4]。其次，事業單位應重視對檔案人員的業務培訓，形成長效的培訓教育機制，采用形式多樣的教育培訓方式，不斷提高檔案人員的綜合職業素養。比如，可邀請檔案專家擔任講師，為檔案人員進行培訓，或者為檔案骨干人員提供外出學習的機會。在開展教育培訓活動時還應抓好職業道德教育，讓檔案人員明白自己工作的重要性，增強服務意識與責任意識，更主動積極地投入到本職工作中。

2.4 加強檔案信息化建設，提高檔案利用價值

近年來檔案信息化建設已取得一定的成效，很多單位都實現了檔案管理的信息化與自動化。不過檔案信息化工作才剛剛興起不久，還有很多值得完善的地方。首先，要加深對檔案信息的挖掘程度。檔案人員通過對檔案信息的研究，可了解單位過往決策執行效果，然后及時統計出檔案管理的相關數據。通過深度分析這些數據信息為單位的戰略決策提供有效依據，從而充分發揮出檔案資源的作用。為充分發揮檔案資源的應有價值，某些對外的事業單位還可利用網絡搭建檔案資源的共享平臺，除了滿足單位內部對檔案資源的使用需求，也可對外向公眾開發部分檔案資源，便于檔案資源得到更好的利用。另外，在檔案信息化建設過程中還應重視對檔案資源安全性的管理，通過權限控制、加密處理等措施確保單位電子檔案信息的安全性[5]。

3 結語

總之，檔案管理作為事業單位一項基礎性工作，對單位的長遠發展有著積極的作用。對此，事業單位應從思想觀念、規章制度、人才建設、信息化建設等角度去加強檔案管理建設，不斷提高檔案管理水平。同時，要充分發揮檔案資源的作用，更好地為單位發展服好務。

參考文獻

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[2]佚名.淺議事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].現代農業研究，2018，27（3）：120-121.

[3]孟東梅.國有企業檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2010，19（4）：52-52.

[4]孫可.事業單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析[J].黑龍江科學，2017，24（9）：114-115.

[5]武月慶.事業單位檔案管理工作存在的問題與對策[J].中外企業家，2019，24（15）：104-105.