浙江檔案服務網建設現狀與發展思考

陳星

摘要? 文章介紹了浙江檔案服務網的建設歷程，深入分析了當前該平臺的建設現狀，肯定了平臺在管理規范性、功能性、安全性等方面的成效，提出了在平臺對接、信息資源建設方面的不足，并從優化館際協調及監管機制、資源建設和技術支撐力等方面進行了長遠性思考。

關鍵詞? 浙江檔案服務網 民生檔案 平臺建設 檔案網站

2019年4月，李明華在全國檔案局長館長會議上，肯定了上海、江蘇、浙江、安徽等地推進長三角地區的民生檔案“異地查檔、跨館服務”，并指出2019年將啟動全國檔案查詢利用服務平臺建設，最終實現全國范圍內的一網查檔，讓利用者足不出戶即可實現查檔需求[1]。目前，全國多地已開展民生檔案跨館查詢工作。作為民生檔案跨館服務的先行者之一，浙江省檔案局創建并在全省范圍內成功推行了浙江檔案服務網，使浙江省檔案公共服務向高水平、高效率的目標邁進一步。筆者以浙江檔案服務網為研究對象，分析了平臺建設取得的可喜成績，也對目前其存在的不足進行了優化思考，以期對浙江檔案服務網的長遠發展和全國檔案查詢利用服務平臺的建設有所裨益。

一、浙江檔案服務網建設歷程

1.平臺籌備階段。自2013年9月以來，浙江率先在全國推出省、市、縣三級聯動的“異地查檔、跨館出證”服務，積極推進浙江省域檔案工作網絡的構建，為后期平臺的推出奠定了良好基礎。該項服務的推出，減少了傳統查檔模式下檔案利用者需兩地奔波之苦，檔案利用者可以在全省范圍內到就近檔案館，由館內工作人員協助向省內任何一家國家綜合檔案館申請查檔，民生檔案查檔服務變得便捷、高效，提升了綜合檔案館的公共服務能力。

2.平臺投入使用階段。浙江省依托政務服務平臺，打造了集省內各綜合檔案館的查檔咨詢、檔案行政審批或事項辦理、互聯網開放檔案信息發布等服務于一體的浙江檔案服務網，并于2017年11月在全省范圍內正式啟用，真正實現了省、市、縣三級國家綜合檔案館跨館查檔的平臺一體化，是浙江省各綜合檔案館開展檔案信息服務的窗口。通過該平臺，檔案利用者在實名認證后，可在線申請查詢本人的婚姻登記檔案、移民檔案、知青檔案和企業職工檔案等民生檔案。

3.平臺優化階段。隨著社會經濟的不斷發展，人員流動性增強，群眾跨省查檔的需求越來越大。為了提高檔案服務效能，2017年12月18日，浙江省檔案局與貴州省檔案局簽訂合作開展民生檔案“異地查檔、跨館服務”工作協議，檔案利用者將能通過浙江檔案服務網實現浙江、貴州兩地的檔案便捷查閱。這是浙江省第一個跨省合作檔案服務協議，是浙江與其他省在民生檔案遠程服務聯動合作上的一次成功嘗試，是檔案管理現代化進程中的產物，也是今后檔案服務的一個發展方向。同時，這也意味著浙江檔案服務網走出了浙江，開啟浙江檔案服務網縱橫發展的新格局。

二、浙江檔案服務網建設現狀

1.主要成效。

（1）平臺管理規范性增強。

一是平臺管理制度規范化。浙江省檔案局出臺了《“浙江檔案服務網”查檔工作規則（試行）》《“浙江檔案服務網”工作平臺運行管理辦法（試行）》《“浙江檔案服務網”系統管理員規定（試行）》《“浙江檔案服務網”系統安全管理規定》《“浙江檔案服務網”系統運行應急預案》等制度規范，對全省檔案局、館的跨館服務方式、服務范圍、服務程序、工作人員的責任義務、平臺的安全防范措施和應急預案等方面進行了規范[2]，為浙江檔案服務網在全省范圍內的順利運行保駕護航。

二是人員培訓規范化。在平臺上線后，浙江省檔案局定期組織全省各市、縣（市、區）檔案局館的單位系統管理員和查檔業務人員開展檔案基本知識和業務知識培訓，提高了檔案部門工作人員的檔案知識素養和業務服務能力。同時，這也對浙江省檔案館樹立檔案部門服務品牌、提升檔案公共服務能力及檔案部門政務信息化水平起到了重要的助推作用。如2017年9月，浙江省檔案局在杭州舉辦“浙江檔案服務網”業務培訓班，并形成定期的培訓機制，保障跨館查檔工作的順利開展。

三是出證方式規范化。浙江省各檔案部門目前采取的出證方式主要有，在檔案數字化掃描件、電子文件上附加水印或檔案館印章圖片的電子出證方式，還有在政策文件支持下的協議檔案館間進行的協議蓋章出證方式，保證了檔案異地出證的真實性、有效性。

（2）平臺功能性提升。傳統的檔案查詢方式有到館現場查詢、電話異地查檔，到館的利用者需攜帶必要的證件進行現場出證或者郵寄出證，操作上費時費力。在浙江檔案服務網的在線聯動查檔模式下，檔案服務方式變得靈活便捷。檔案利用者可到就近檔案館由工作人員協助向浙江省內或協議省市的任何一家國家綜合檔案館申請查檔，接受申請的檔案館通過檔案異地查檔機制，對申請給予及時回復，免去利用者兩地奔波之苦。此外，檔案利用者亦可通過浙江檔案服務網在線填寫查檔申請單，選擇到館自取、快遞送達或電子郵件發送這三種利用方式中的其中一種。如果是利用要求比較高的檔案，檔案館也可通過平臺告知用戶準備好相應手續和材料到館自取，實現查閱開放檔案“最多跑一次”的服務目標[2]。

除此之外，浙江省檔案局充分重視平臺的用戶使用友好性，平臺為用戶提供了詳細、脈絡清晰的查檔指南，用戶可根據自己的需求，快速、便捷地在線查閱浙江省各綜合檔案館所開放的民生檔案目錄。為深入推進浙江省檔案信息服務的網絡化，平臺還積極推廣微信“掌上查檔”小程序和“浙里辦”APP檔案查閱服務，實現了浙江檔案服務網和官方社交媒體的無縫對接。

（3）平臺安全性加固。在線實名認證程序加固了平臺入口的安全性。根據《中華人民共和國檔案法》的相關規定，查檔時需要對利用者進行實名制登記，除了到館登記外，利用者也可登錄浙江省政府統一的政務辦理平臺——浙江政務服務網，進行實名認證。然后，通過訪問浙江檔案服務網提交查檔申請，平臺系統管理員會根據利用者申請查檔的內容分發覆蓋范圍內的目標檔案局、館，再由各級檔案局、館系統管理員將本館館藏系統或檔案庫房中的查詢結果反饋給利用者。這種基于政務內網建設的省域檔案服務集成平臺，成功構建了高效的檔案資源利用體系，也大幅提升了平臺的防御能力。

同時，這種訪問界面與檔案資源庫分離的方式，有力地阻隔了黑客和網絡病毒的潛在攻擊。在整個查檔過程中，采取的是線上線下結合，政府內網和政府外網物理隔離的方式進行的，在滿足公眾查檔需求的同時，有效降低了檔案數據資源連入互聯網可能帶來的信息安全風險。

2.主要問題。

（1）平臺與各網站對接情況不佳。作為一個功能服務型平臺，浙江檔案服務網是省內各綜合檔案館的聯合服務大廳，集結了省內各市、縣（區）檔案館的官方門戶網站。為盡可能保證研究結果的全面性，筆者對浙江檔案服務網及“浙江省綜合檔案館分布圖”中所列舉的浙江省轄11個地級市和89個縣級行政區劃單位的綜合檔案館門戶網站進行訪問、分析。結果表明，浙江檔案服務網的構架清晰，各欄目的設置合理、層次分明。但平臺首頁“浙江省綜合檔案館分布圖”中各檔案館的覆蓋率、門戶網站的可訪問率和鏈接功能卻有待提升，網站對接情況不容樂觀。市級綜合檔案館的可訪問率僅為81.82%，仍有嘉興市、臺州市檔案館的門戶網站無法訪問。區縣綜合檔案館門戶網站的維護情況更不理想，仍有杭州、紹興、金華等5個市轄管的區縣綜合檔案館覆蓋率未達到100%;在配置了綜合檔案館的區縣中也存在6個區縣綜合檔案館開設門戶網站占比未達到100%;根據平臺提供的檔案館網站鏈接，各網站的可訪問率也差強人意，都存在網站鏈接無法訪問或鏈接的網址為其他網站的情況。部分檔案館的門戶網站介紹也是寥寥幾語，浙江省內各市、縣（區）檔案館對網站信息的日常維護還是遠遠不夠的。

（2）各網站信息資源建設不平衡。雖然浙江省檔案信息資源建設已經走在全國前面，但浙江檔案服務網在信息資源建設過程中還存在一些問題，主要表現在：第一，平臺上各綜合檔案館檔案信息資源建設情況不一，可供查詢的檔案在內容上、開放程度上不盡相同。根據“查檔指南”中的目錄，剔除無效數據后，平臺共提供3643項內容備查，但可供在線申請查檔的內容僅為3260項，在線查檔的比率為89.49%，仍有部分檔案只能通過到館查詢的方式來獲取。目前可供利用的檔案資源主要集中在婚姻、移民、知青等民生檔案，仍有部分公眾關注度高的公證、契稅、醫保等檔案還不能實現跨館查閱，需要通過立檔單位進行查詢利用。第二，平臺上省際檔案館間的檔案信息資源互聯互查暫未實現。由于各檔案館的信息化和服務水平不一，浙江檔案服務網雖基本實現了全省范圍內開放檔案的聯動查檔，但是協議省市間的跨館在線查檔工作仍待推進，如貴州省早在2017年就已與浙江省檔案局簽訂合作協議，但貴州省各綜合檔案館至今仍未連入浙江檔案服務網，省際檔案館間的互聯互通還有很長一段路要走。

三、推進浙江檔案服務網建設的思考

1.完善館際協調監管機制。完善館際協調機制，提升檔案的館際聯動水平。加強各省市檔案館間的合作，以點帶面，推動更大區域或全國性檔案跨館服務體系的建立。當前浙江省已基本實現全省范圍內檔案跨館服務全覆蓋，并在管理體制、規范和技術研發等方面形成了一系列便民、利民的新機制，在檔案信息資源建設、平臺安全防護、人才培養等方面形成一定的實踐和理論積累。可以在此基礎上開展更大范圍、更深層次的檔案跨館服務合作，進一步擴大服務的區域范圍、受眾人群，打通檔案服務的“最后一公里”，真正實現“讓數據多跑腿，讓群眾少走路”。

完善平臺監管機制，減少平臺建設過程中因職責不明導致的各檔案館間相互推諉或履職過程中不作為的情況。針對平臺對接不暢、信息維護難的問題，建立統一的館際協調聯動工作規范，進一步明確各個綜合檔案館在浙江檔案服務網運行過程中的職責，落實各個主管部門的權利和義務。在強調各館之間協作查檔的同時，強化制度的監管作用，對在平臺運行過程中可能存在的不作為、不主動的工作態度進行糾正，督促相關部門定期更新、維護各綜合檔案館在平臺的相關信息。

2.加快檔案信息資源建設。

一是加速民生檔案數字化建設。平臺檔案信息資源建設需以檔案資源數字化為支撐，而當前檔案跨館服務的利用范圍主要集中在民生檔案，民生檔案數字化是檔案信息資源建設的重要內容，是檔案跨館服務的基礎。因此，加強浙江省各綜合檔案館的民生檔案數字化建設是當務之急。現階段，浙江省很多館藏民生檔案中只有部分檔案進行了全文數字化，民生檔案也還需依靠電子目錄查詢。應堅持統籌兼顧的原則，解決省內各綜合檔案館民生檔案數字化程度不平衡、不統一的問題，強化民生檔案全文數字化建設，提升平臺的辦事效率。

二是拓展平臺開放檔案的內容。浙江省各綜合檔案館應不斷豐富館藏，加大民生檔案接收力度，多渠道、多種類收集，尤其是公眾利用頻率較高的契稅、醫保、學籍等檔案，進一步推進檔案資源的異地實時利用。在有效整合各方面檔案資源的前提下，提升檔案館的公共服務效能及社會影響力。同時，檔案館還應重視對個性化民生檔案信息資源的收集與整合，對部分因歷史原因而不完善的檔案信息進行修復，方便群眾查詢利用。

三是加強平臺互聯互通功能。長期來看，當未來檔案資源的數字化程度和開放鑒定程度發展到較高水平時，檔案信息資源在線利用平臺將取代如“浙江檔案服務網”之類的交互型檔案服務平臺，為檔案利用者提供實時的檔案資源查詢、出證等服務[3]。浙江省應立足長遠，力爭構建一個集應用系統平臺、基礎設施平臺、信息資源平臺以及技術支撐平臺等為一體的檔案跨館服務平臺，實現系統管理、數據交換及檢索等一系列功能的集成管理。如深圳市南山區“e事通”政府平臺服務系統，實現了檔案管理服務的零距離、零材料和零跑腿[4]。

3.強化網絡平臺技術支撐。運用區塊鏈技術支撐平臺網絡體系。浙江檔案服務網是采用相對隔離的政務網來確保檔案信息傳輸的安全性，但用戶的個人信息安全問題仍不容輕視。檔案服務平臺搭建過程需在考慮便捷性的同時，注重檔案信息及用戶個人信息安全問題，可結合區塊鏈的去中心化、自主對等、難以更改的技術特征，構建基于區塊鏈的檔案數據安全共享網絡體系[5]。

運用大數據技術提高服務水平。在平臺中嵌入大數據分析軟件，對檔案利用者在平臺的使用信息進行捕捉和分析，對用戶在平臺的訪問軌跡進行跟蹤測量，提取和分析各地區、各層次用戶的需求曲線，對用戶的需求進行深度分析，有針對性地開展檔案工作，提升用戶的服務體驗。