大數據背景下的高校人事檔案信息化建設研究

吳彧一

摘要? 在大數據時代，高校人事檔案管理信息化建設，能夠改變傳統檔案管理中存在的主觀性、非科學、信息應用不足等弱性，實現高校人力資源管理的可持續發展。本文基于大數據發展背景，對高校人事檔案信息化建設進行研究，探索了信息化建設過程中存在的主要問題，并構建對策建議，即：樹立大數據意識，提高數據素養，加強人事檔案信息數據庫建設，拓展人事檔案的數據和信息應用范圍，深化高校人力資源開發，建立健全高校人事檔案信息管理制度和機制。

關鍵詞? 大數據 高校人事檔案 信息化

一、前言

當前，在我國高校人力資源管理過程中存在著多種困境，表現為人才流失嚴重，教職工績效考核缺乏公正的、公平的客觀環境，教師積極性有待進一步發揮等。為了改變以上當前我國人力資源管理方面的困境，必須從多個角度對當前人力資源管理問題產生的原因進行分析，從而得出問題解決的關鍵措施。根據筆者調查發現，其中人事檔案管理作為高校人力資源管理的基礎性工作，在教師考評、激發教職工積極性、增強教師工作穩定性方面具有極為關鍵的作用，尤其是人事檔案信息化管理能有效提升人力資源管理績效。然而根據對當前我國高校人力資源管理信息化建設現狀進行的調查發現，我國絕大多數高校人事檔案管理信息化建設處于起步階段，75%以上的高校人事檔案信息化建設，僅僅停留于簡單的電子化模式上，學校僅僅付費從第三方引進人事檔案信息管理系統，并將其應用于人力資源管理中，這從真正意義上來講還不能稱之為一個真正的人事檔案信息化建設過程。針對當前我國高校人事檔案信息化管理的現狀，結合信息化管理體系進行落實，是大數據時代秉承大數據思維，提升人力資源管理的新路徑。

實踐經驗表明，我國高校人事檔案管理進行信息化建設是大數據時代人力資源管理科學化的重要表現，也是促進教職工管理由傳統經驗管理向科學、智能、便利管理模式轉變的重要模式[1]。將信息化建設應用于高校人事檔案管理的過程能夠有效提升人力資源配置的實施性和可操作性;增強人事管理的實時性、可操作性;提供有針對性、個性化的激勵和培訓措施，實現績效考核客觀公正;有利于增強人力管理績效，完善人力資源規劃，防止高級人力流失。

二、高校人事檔案信息化建設存在的主要困境

根據實踐調查，當前我國高校人事檔案信息化建設普遍存在參差不齊的現狀，大多數高校的人事檔案信息化建設存在諸多問題。

第一，檔案信息內容有限，信息來源渠道單一，涵蓋信息不全面。我國高校人事檔案管理之所以出現該種狀況，主要在于：一方面，檔案信息內容對教師的衡量維度較狹隘，僅僅局限于“十大類”， 但是這“十大類”很難對教師的整體情況進行一個全面的綜合把握，與教師密切相關的科研流程、調查實踐過程、教學實踐等均不包含在“十大類”內。尤其是，當前教育體制改革，要求重視理論結合實踐，教師深層次地進入企事業單位和服務社會調查的實踐材料等都不在歸檔范圍內。這與“大人事檔案資料”的要求相差甚遠[2]。另一方面，歸檔材料涵蓋的信息內容也十分有限，教師工作業績考核的年度考核表總結內容有三分之二，信息數據十分少。

第二，人事檔案信息利用不充分，沒有發揮出信息數據的重要作用。根據調查發現，當前高校的人事檔案信息基本是被動使用，“應申請而查”，信息數據僅用于日常管理的信息統計和管理。只有在相關部門考察某個人或者組織部門要核對某個信息時才會到檔案室查看檔案。并且，由于人事檔案材料歸檔不完整，造成人事檔案價值降低，加之人事檔案的保密性，從而導致了人事檔案的利用率低，不能充分發揮其利用價值。

第三，高校人事檔案信息化建設資金支撐有限。人事檔案管理信息化的核心基礎是現代科技水平，而現代科技手段的應用，則以學校經費投入為根本。當前高校競爭越來越激烈，生源競爭是學校領導層著重考慮的焦點問題，將學校競爭力提升到更高的水平，已成為高校各級決策者的一個關鍵問題。因此，高校決策層的關注主要集中在師資、招生、專業建設、科研等方面，人事檔案管理作為教學管理的輔助工作往往受到領導層的忽視。尤其是經濟發展相對落后的地方性高校，有限的教育經費，重點投入在教研、教職工等領域，對人事檔案管理信息化建設幾乎不設計經費投入計劃。高校管理層對高校人事檔案信息化建設的投入不足以及主觀意識上的忽視，限制了當前高校人事檔案信息化建設。另外，還有一些學校利用信息管理系統進行歸檔，配置服務器，但沒有與其他子系統和Internet的數據接口，大數據下的信息難以傳遞，云存儲、云計算、數據挖掘技術根本難以實現。

三、大數據時代高校人事檔案信息化建設的對策

1.增強大數據技術應用思維，提高員工數據素養。為了避免被大數據浪潮所淘汰，高校檔案管理有關人員都應該努力提高人事檔案數據意識，重視人事檔案數據質量差帶來的潛在風險和損失，使大數據思維成為自我的基本素養[3]。首先，作為人事檔案管理工作人員，直接參與人事檔案信息化建設實踐，與信息化建設最為密切，因此要樹立大數據意識，增強數據價值性的認知，重視大數據技術對高校人事檔案管理的影響。其次，鼓勵檔案管理人員參與培訓和工作實踐。在傳統的人事檔案管理模式下，檔案人員往往重視收集和保管，輕視對檔案信息的開發與研究。因此在大數據時代構建人事檔案信息化管理中，首先要對檔案管理人員進行數據價值管理意識的培訓，培育員工數字管理技能，熟練運用人力檔案信息管理系統，完成數據信息的篩選、組織和存儲等，利用大數據思維去解決檔案信息化管理過程中存在的各種問題。作為高校的管理層，則要意識到高校人大信息化管理的重要性，增強信息化建設的經費投入，加強電子文檔的集成，增強檔案信息對提高高校人事決策、人才規劃和改革科學性和可預見性等方面的作用，避免決策失誤，實現規范高校人事檔案資源管理，完善人力資源管理流程和效果[4]。

2.加強人事檔案信息數據庫建設。在大數據時代，高校需要進一步強化人事檔案信息管理系統的應用，在傳統的高校人力資源管理中，僅基于人力資源的特點進行主觀管理的模式是不正確的。大數據時代為科學、客觀管理提供了可能。在高校人力資源管理工作中，要將各要素數字化，使之具有可比性，將數據信息與人力管理相互結合，發揮數據價值。例如，利用人事檔案信息管理系統對員工進行績效考核，加強薪酬設計等。

一是整合人事檔案信息資源，在管理系統中設置檔案號、模板設置與應用、分類、統計、檢索與利用、流程定制、元數據管理等功能模塊。對于非機密的人事檔案信息在數字化校園平臺上按照檔案管理的規定進行公開管理，但需要注意的是要強化控制各功能模塊的權限，避免因權限管理不當，造成信息泄露等問題，確保文件所有者個人信息的安全。二是對高校現有的數據庫功能，建議進一步開發與設計。例如，為了便于人員數據信息的快速查詢和統計，高校有必要建立一個基于數字校園平臺的通用人員信息數據庫和人事檔案目錄數據庫，健全身份管理、檢索、在線瀏覽、打印等功能。另外，由于高校人事管理體制的改革，人事檔案信息需要隨時更新。因此，應建立人事檔案信息更新功能，使人事檔案管理人員能夠根據高校人事變動情況，及時更新高校人事檔案數據信息庫，實現動態信息管理。優化管理流程，簡化管理環節，為高校組織人事部門提供數字化、信息化的“一站式”服務和實時服務[5]。

3.拓展人事檔案的數據和信息應用范圍，形成大人事檔案管理體系。針對檔案數據信息利用不充分的問題，我國高校需要利用大數據技術，實現對信息數據的有效分析，輔助高校人力資源管理工作，例如防止人才流失、穩定人才隊伍、提高高校管理效率等。這就要求要堅持“大人事檔案信息管理”理念，豐富高校人事檔案信息系統中的信息數據資料，拓展人事檔案信息渠道，形成大數據的檔案信息庫，拓展信息數據的應用范圍。

建立一個完善的“大人事檔案管理體系”，首先我國高校要在現有人事檔案分類標準的基礎上，對有關教職工基礎信息的履歷、職稱、姓名、性別等數據資料進行全部收錄，納入高校人事檔案信息管理系統。同時，還要重點對教職工的繼續培訓、實踐、業績成果等信息數據實時自動采集。再次，建立與辦公自動化系統、考勤系統的數據接口，對員工日常辦公數據信息，如考勤信息、競賽結果信息、任務量完成等數據信息進行錄入。最后，在互聯時代，很多個人信息可以在網絡環境中得到鏈接，例如教職工的社會關系網絡、旅行信息、手機網絡視頻發布信息、個人生活偏好等信息資源，這些均進行收錄。通過拓展該類數據信息，體現了大數據時代海量挖掘數據資源的特點，同時通過不斷拓展各類數據來源，增強人事檔案信息管理的“廣度與厚度”，從而最終可以為高校人力資源管理提供準確判斷。

4.建立高校人事檔案信息化管理體制或細則。人事檔案信息化建設是一個復雜的過程，必然需要一個完善的制度來保障落實。當前，我國高校領導班子普遍缺乏對人事檔案信息管理制度和機制的建設，無制度不成方圓，相關制度無法建立，在實施過程中，管理必然非規范化和非科學化。實際上，建立和健全高校人事檔案信息管理制度和機制也關系到高校自身的發展，要將高校人事檔案信息化建設納入學校黨政管理工作體系中，形成有效的制度保障。當然，“制度的生命在于落實，而落實不能脫離責任”，這就需要進一步落實責任規范，健全相關配套措施，例如制定和實施獎懲細則、人事信息報送制度和修訂等配套制度，為信息化建設提供相關保障。

綜上，做好基于大數據的高校人事檔案信息建設，能更好地實施高校教師發展戰略，滿足社會對人才培養、科學研究和社會服務的需要，服務于區域經濟和社會。